关于去建设局求证工程竣工验收时间不一致的问题

你好，我们有个工程在从化市，竣工验收时间是在2014年十月，当时建设局部门去工地组织验收时都已盖章，但有些问题需要整改，最后到十二月解决完，建设局记录的竣工验收时间是十二月，但我们的验收单日期是十月份。前阵子我们有个工程在宿迁，用的我们这个从化工程当做业绩去投标，宿迁当地招标办就调查业绩真假问题，给从化建设局发了一个函调查从化工程这个业绩的竣工验收时间，最后从化建设局给宿迁招标办回复的从化工程是十二月竣工验收，宿迁就怀疑我们的业绩验收单是假的。现在总公司想委托我去从化建设局处理这个事情，去从化建设局求证到底按哪个时间竣工验收的，有两种解决方案，一个是建设局电脑系统记录的验收时间改成验收单上的十月竣工验收，一个是我们的验收单改成十二月，就看怎么处理这个事情。这个文件该怎么写，标题叫什么，内容格式该怎么写。谢谢，没遇到这样的事情，不知道这个文件怎么写，然后拿着去建设局处理。