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壹、总则
一、行政院国军退除役官兵辅导委员会(以下简称本会)，为使退除役官兵个人基本(静态)及异动(动态)资料之管理作业有所依循，特订定本规定。
二、本规定未规范者，概依计算机处理个人数据保护法及其它相关规定办理。
三、本规定所称退除役官兵，系指国军退除役官兵辅导条例施行细则第二、条所列之人员。
四、本规定所称荣眷，系指退除役官兵之(养)父母、配偶及(养)子女。
五、凡退除役官兵自退除役生效日起，其资料即由本会建立管理并永久保存。本会所属各机构则分别建立并管理各该机构及服务地区之退除役官兵及荣眷资料。
六、本会业务上所需退除役官兵资料，概以依本规定登录于计算机者为准。
七、数据管理作业项目区分为基本资料建立、异动资料登键与搜集、资料维护与绩效考评、资料查询与提供、资料安全与管制、网络帐号使用管理等六类。
八、退除役官兵及荣眷相关资料之搜集、利用，应尊重当事人权益，不得逾越本会保有之特定目的及法令职掌之必要范围。
贰、基本资料建立
一、退除役官兵基本资料依资料来源可分为计算机资料及册籍资料二类：
(一)计算机资料：指在计算机中建立之退除役官兵数据文件。
(二)册籍资料：包括国防部印发之军官退伍除役名簿、无职军官退伍名簿、退伍除役官士兵名册及军方与本会发布之有关退除役人员基本资料更补、地址、安置调配等异动有关文件。
二、本会各机构登键退除役官兵基本数据文件时，应以册籍资料、国防部函发公文或退除役官兵个人所持之正式退除役证件为依据。
三、退除役官兵册籍资料应扫瞄并保存成计算机媒体档案，俾能长久保存。
四、退除役官兵基本资料登键事项如次：
(一)学历：一般学校与军事学校各择其最高者及军事学校之基础教育予以登键。
(二)所属单位：系指退除役时隶属单位及职务。
(三)退伍军阶：指自军中退除役时之阶级。(备役进阶则于备注资料文件中予以区分注记)
(四)退除给与：即支领退除给与之种类。例如：退伍金、退休俸、生补费、赡养金、资助金、大陆半俸、固定金额给与、无给退除等。
(五)入伍日期/年资：士官登键其入伍日期，军官登键其服役年资。
(六)后备司令部：系指退除役时户籍所在地之后备司令部。
(七)地址：系指依照户政主管机关所登载之户籍地址资料，并另外登键其通讯地址。
(八)会核文号：系指第二处确认退除役官兵身分后，所赋予核准登键新进退除役官兵基本资料之文号。
五、新进退除役官兵资料登键作业程序：
(一)军方所发布退除役官兵资料，经送本会第二处审核确认具有荣民身分后，由统计处据以键入计算机，并将资料依地区划分至所属荣民服务处(以下称荣服处)，纳入该荣服处之荣民资料文件。
(二)本会直接将「国军退除役人员资料校补表(荣民证申请表)」(如附件一)邮寄予新进退除役官兵。退除役官兵于退除役生效日后，携带填妥之荣民证申请表、国民身分证正反面与退伍令影本各一份及最近三个月内半身正面一吋照片，至就近之荣服处申办荣民证。
(三)荣服处于核对退除役官兵个人资料，并键入其荣眷资料后，径行核发荣民证。
(四)荣服处发现申请人之荣民身分有疑义时，应向本会第二处查证。若荣民证申请表所载资料与本会计算机资料不符时，荣服处应将资料传真至统计处，统计处确认后更正本会荣民数据库内容，再由荣服处印发荣民证。
(五)将级退除役人员之荣民证申请表，由本会邮寄至其所属荣服处，并由荣服处派员持表亲访，请其填写及申办荣民证。
六、凡经本会第一次辅导安置之退除役官兵，安置机构应参照本章有关规定建立其基本资料。
参、异动资料登键与搜集
一、退除役官兵(荣眷)异动资料系指因状态改变而有所更动之资料，包括下列各项：
(一)各类安置(就业、就医、就养、就学)资料。
(二)会属机构之服务照顾资料。
(三)个人异动资料(如电话、地址、婚姻、死亡等资料)。
(四)向会外相关业务机关搜集之资料。
(五)各类调查资料。
二、本会发布之退除役官兵(荣眷)异动资料，由业管单位视需要委由统计处键入计算机，而其它由各业务处室、会属机构自行键入之动态资料，各机构应力求资料之正确性，以免影响退除役官兵(荣眷)权益。
三、各机构登键动态资料时，除依资料异动相关规定自行办理外，其余需由本会登键部分，则于传真证明文件空白处加盖「传真异动资料专用章」，并详实填注需异动之项目，传真至统计处办理。会属机构可藉由画面重整，了解最新资料异动情形。
四、各类安置(就业、就医、就养、就学)资料登键作业：
(一)本会各业务单位及会属机构，凡发布或陈报人事文件(含间接安置)时，必须注明退除役官兵本人之国民身分证统一编号、出生日期、退除役时军阶。另本会各业务单位发布各类安置(含间接安置)文件时，亦应按其户籍地址副知其有关服务机构。
(二)动态资料登键时应特别注意安置机构(全衔名称)、日期、文号、通讯地址、电话等资料，不可缺漏
(三)因应退除役官兵就养业务下授会属机构审核，本会就养资料初建及异动作业，责成会属机构自行登键，并俟统计处复核后，其资料始纳入本会荣民基本数据库。
(四)统计处将视登键错误率较高之机构，移请业管处督导改进。
五、会属机构之服务照顾资料登键作业：
本会荣民数据库整合建置之「荣家荣民居住状况及床位运用系统」、「就养管理信息系统」、「服务照顾管理信息系统」、「就学奖助学金管理信息系统」中，有关荣誉国民之家(以下称荣家)床位设(核)定、就养退除役官兵验证、就养退除役官兵给与发放、急难救助金、三节慰问金、退除役官兵遗眷证发放、退除役官兵进住私立安养机构、退除役官兵暨其子女就学奖助学金、退除役官兵参加推广教育及学分班补助金等，此有别于退除役官兵基本资料而由会属机构自行键入之各项服务照顾动态资料，均由各会属机构负责确实登键，以备本会各相关业管处室运用及查验。
六、个人异动资料(如电话、地址、婚姻、死亡等)登键作业：
(一)本会各医疗机构对住院期间亡故之退除役官兵，除陈报本会外，并应副知其所属安置单位及户籍所在地之服务机构。
(二)各荣服处于获悉退除役官兵各项动态资料后，负责将其异动情形详实登载于计算机数据库中。对于退除役官兵之死亡资料，尤应审慎确认，须有可据以左证之书面文件(如死亡除户户籍誊本、户口簿、死亡证明书、火葬证明书、经海基会认证之死亡公证书等)始予列登。
(三)本会各荣家对于内住荣家之就养退除役官兵亡故资料，除依规定陈报处理外，并负责于退除役官兵亡故日起三个工作天内，将相关资料登录于计算机数据库。
(四)会属机构于进行各项服务工作时，需检视申办案件中退除役官兵或荣眷之计算机电话资料及通讯地址，若发现内容有异动或错误时，应负责将资料予以异动。
(五)通讯地址资料之登键，巷、弄、号、荣家堂队、房、室等均使用阿拉伯数字，路、街、段、村、楼则使用国字，不可以「F」代替「楼」及不可以「─」代替「之」。正确范例(即如户政机关登键格式)：台北县永和市保福路二段23巷18弄42号十二楼之4。其中地址字段文字间不得有空格，并勿使用()，亦不可任意登键其它资料或电话号码、手机号码等。
七、向会外相关业务机关所搜集之资料：由会外机关所搜集之资料，需经检误与整理并纳入本会荣民数据库后始得作为业务参据。会外资料不得径予引用为业管之依据，以免因时差因素导致业务执行结果之歧异。
八、各类调查资料由调查单位径行规划，其可由本会荣民数据库直接产生或衍生之资料由统计处提供；需由会外取得之资料由调查单位负责搜集或登键。
肆、资料维护与绩效考评
一、退除役官兵基本资料之更正，除依国防部、所属各军种(总)司令部或后备司令部核定之文件办理外，概以各级户政主管机关所制发之文件或证明为办理依据。
二、户政主管机关记载与军方资料有差异者，其属一般国民通用之资料项目，如国民身分证统一编号、姓名、出生年月日、婚姻状况、户籍地址等，以户政主管机关之资料内容为准，余与军籍有关之项目则以军方发布者为准。
三、本会数据管理人员于查询或更校时，如发现计算机所载资料不全，得根据政府机关相关资料文件，随时补充、更正之。
四、大陆来台退除役官兵因冒名顶替，以认袓归宗为由申请更正姓名者，依内政部77年2月6日台(77)内3421号函办理，其作业规定如附件二。
五、为确保资料完整及正确，本会及会属机构均应对其登管退除役官兵之异动资料加强搜集，详实记载并主动清查，以供服务与辅导业务之参用。
六、为维持本会会属机构及投资民营事业员工具荣民、荣眷身分者通讯暨安置资料之正确，本会每年三月、九月实施会属机构及投资之民营事业员工具荣民、荣眷身分者之通讯暨安置资料校补作业。
七、本会为辅导与了解各会属机构之退除役官兵资料运用及管理绩效，得由统计处实施定期检查或无预警之抽查，并依会属机构日常登键之动态资料，查核统计其登键错误情形，据以办理奖惩，进而加强资料管理作业，提升资料正确性。
伍、资料查询与提供
一、各机关、单位或个人向本会及所属各机构查询及要求提供退除役官兵资料，均适用本章之规定。
二、数据项：
(一)退除役官兵(荣眷)计算机媒体档案、名册表报。
(二)统计数据。
(三)退除役官兵个人资料。
三、适用对象：
(一)政府各机关及其所属机构、人员。
(二)本会各处室及会属机构。
(三)人民(含大陆人民、退除役官兵或其亲友)。
四、本会及会属机构之总收发人员，应依来函要求提供之资料性质，参照业务权责予以分文办理。
五、会外机关、人员申请提供资料，除须详述申请原因及用途外，对于本会资料之利用，应于法令规定职掌之必要范围内为之。
六、本会各处室及各会属机构资料之申请提供：本会各处室因业务需要或会属机构申请提供资料时，统由本会各业管处室负责审查索取资料之原因及目的，检附申请单，经单位主管核准后，送统计处产生资料后交付各处室签收。
七、非大量查询案件(五十人以下)，且资料申请人已申请网络帐号代码者，应自行经由网络个人帐号查询退除役官兵资料，以节省资料申请往返作业时间。八、会外机关、人员所需之统计数据提供：
(一)本会由统计处负责审查索取资料原因及目的，签陈副秘书长(含)以上长官核准后提供。
(二)会属机构由信息部门负责审查索取资料原因及目的，签陈机构副首长(含)以上长官核准后提供。
九、本会各处室及会属机构业务所需数据：经各单位主管核准后，检送申请单，由统计处办理。
十、人民团体及个人(含大陆人民、退除役官兵或其亲友)基于寻人目的所需资料之申请提供：
(一)申请人应将被查询之退除役官兵姓名、籍贯、年龄、军种、军阶或其它可为左证之资料以电子邮件、信函或填具「寻人申请单」(如附件三)邮寄至统计处俾凭办理，以电话或传真查询者概不受理。
(二)寻人来函者需注明本人姓名、国民身分证统一编号、通讯地址、联络电话，并说明与被寻退除役官兵之关系，经本会审视确为被寻退除役官兵之亲友，且经判断为有利于当事人权益，始予提供寻人服务。以电子邮件查询者，本会将以公函邮寄方式回复。
(三)统计处接获查询案件时，除函告有无其人或是否亡故外，其它一律不予答复。若被查询者尚未亡故，统计处则将查询者之通讯地址、电话、来信影本，以书面通知被查询之退除役官兵或其眷属，交由自行决定是否与寻找人连络。
(四)若为退除役官兵二亲等以内亲属查询亡故退除役官兵资料时，除填具申请书外，并应检附关系证明文件或被查询者之亲属所开立之委托书；若系大陆文书，则尚须经由海峡交流基金会之文书验证手续后，本会始予受理。
(五)本会不提供以开同学会或各类相关名义，申请查询同期全部或部分同学联络电话、地址等相关资料。
十一、会外机关、人员基于法定公务、人民团体基于寻人目的以外所需电脑媒体档案、名册表报资料之申请提供：
(一)本会由各业管处室负责审查索取资料原因及目的，签奉副秘书长以上(含)长官核准提供后，检附申请单(如附件四)，移由统计处据以产生资料后交付各处室签收。
(二)会属机构由业务承办人员审核索取资料原因及目的，签奉机构副首长以上(含)长官核准提供后，检附申请单，移由信息管理员产生相关资料，交付业管部门签收。
十二、立法委员或其办公室所需求之资料，统由国会联络组为对口联系单位，依业务性质交由业管处室负责审查索取资料原因及目的，经判断为有利于退除役官兵(荣眷)权益者，检附申请单，签奉副秘书长以上(含)长官核准提供后，送统计处据以产生资料。
十三、审计部需求之资料，统由会计处为对口联系单位，依业务性质交由业管处室负责审查索取资料原因及目的，检附申请单，签奉副秘书长以上(含)长官核准提供后，送统计处据以产生资料。
陆、资料安全与管制
一、数据管理人员对经管之退除役官兵资料有依法保密之责任，除与本会业务相涉之政府机关、退除役官兵本人或其委托人、退除役官兵亡故后其二亲等以内亲属或委托人外，不得泄漏任何所经管资料内容予公务无关之单位或个人。
二、各单位数据管理人员或计算机操作员，严禁藉职务之便擅自查询打印退除役官兵(荣眷)资料提供非前点允许之单位或个人。
三、计算机操作完毕或离开座位时，应将计算机关闭或激活屏幕保护功能，十分钟未有操作动作，需重新输入帐号及密码始得再行操作，以避免不具权限之人员趁机窃取资料。
四、为保障退除役官兵(荣眷)之隐私及维护其权益，凡进行资料查询及打印时应严防资料外泄。对于使用完毕之书面或计算机媒体资料应予销毁、消磁，属于项目性质之名条及清册亦应比照办理。
五、退除役官兵(荣眷)资料之使用均须经由网络连结，向伺服主机端之数据库进行读取、修改等运用，无论是否基于公务，皆严禁复制所经管之退除役官兵(荣眷)资料至个人计算机内。
六、本会各处室及附属机构已与本会统计处主机联机者，因业务需要运用退除役官兵相关资料时，均由业务承办人自行操作查询或打印输出。
若需打印退除役官兵资料供查询人参用时，应设资料签收簿，包含提供日期、索取资料单位、资料摘要、笔数等，交由查询人亲自签收。
七、为避免资料因天灾或人为事故造成损毁，计算机资料应予以定期备份并异地存放，以保障计算机资料之安全。
八、各单位承办人员对于资料之运用及保管，如有违反计算机处理个人资料保护法及相关规定者，悉依该法第五章之相关罚则处理。未依本作业规定造成资料之外泄者，并以违反公务员服务法及相关规定议处之。
柒、网络帐号使用管理一、网络帐号管理作业，系指本会计算机主机与各会属机构经由专线或网际网络联机，及本会各处室暨会属机构内部所建构使用之局域网络，凡此经由网络查询荣民数据库之行为均由本章规范之。
二、本会各处室暨会属机构欲申请使用荣民数据库之各项操作系统者，须上网登录个人基本资料并打印申请表(如附件五)，签陈科室主管暨机构副首长(含)以上长官，俟各级长官审核同意使用后，径寄本会统计处据以开启用户识别码。
三、各机构核准申请使用代码时，应详细评估任务分工及业务需求，对分派涉及使用荣民数据库业务者，需谨慎为之，以免衍生资料外泄或登键错误情事。
四、为加强退除役官兵(荣眷)资料管制并使权责相符，本会将依业务权责律定各应用系统帐号使用管理，经本会汇综统合应用之基本资料部分，本会各处室暨各会属机构之工友、技工、驾驶及替代役男等四类人员不得申请使用。另有关执行服务照顾业务之应用系统部分，则由业管单位考量登键需用，径行审核后，配赋帐号。
五、用户识别码连续三十日无使用纪录者，视为业务上无需求，该用户识别码由统计处径行删除。
六、为防止用户识别码申请浮滥，经前述原因删除，如再需使用荣民资料库系统者，除仍依程序重新申请外，应详述再申请原因及使用目的，会属机构则另函陈本会审核。
七、具通行密码者对其用户识别码及通行密码有保密之责任，严禁泄漏与职务无关之机关或个人，且不得与他人共享。若用户识别码及通行密码之使用造成资料不当利用，且可归责于原申请者，亦受计算机处理个人数据保护法及公务员服务法之相关规定规范。
八、用户识别码及通行密码与他人共享，同一时间内同一帐号及密码仅能单机联机使用，无法于不同之计算机重复开启作业。
九、各荣服处及荣家之系统管理员在一人以上者，须赋予不同之使用者识别码，以明责任。
十、人员离职或职务调动时，各机构信息负责人须于帐号使用人职务异动后三日内，向统计处提出停止用户识别码使用之申请(停用申请表如附件六)。
十一、计算机系统管理者应在机密性程序或档案中另加入通行密码，以防止非法或错误之存取。
十二、各单位应指派专人保管及维护网络联机设备，发生故障时应立即维修，以确保设备功能之正常。
十三、本会业管处室及各会属机构得视业务需求，对网络资料之查询及资料传输提出申请，由本会统计处负责规划并设计所需之应用系统。
十四、会属机构数据管理作业，由各机构信息部门或由首长指定专责单位(人员)集中办理之。本会统计处负责规划与督导。
