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各市（地）质量技术监督局，省农垦、森工总局质量技术监督局，哈尔滨铁路局：
加强特种设备安全监察内业管理工作，对夯实监察工作基础，提高依法行政水平都具有十分重要的意义。为了规范全省特种设备安全监察机构内业管理工作，现提出以下要求，请严格执行。
一、印章管理。一是制定印章管理规章制度，明确印章的制作、启用、保管、使用、作废和销毁等方面的具体要求并严格落实。二是对印章实行专人保管制度，原则上由负责综合工作的人员统一保管各类印章。印章保管人员公出或请假，应由领导指定其他人员临时代管，不得随意交接。三是实行用印审批制度。要制作用印审批表格，每次用印都要在审批表上填写用印人姓名、用印时间、印章名称、用印次数、用印事由等内容，并经领导签字同意后方可用印。未经领导签字同意，印章保管人员不得私自用印。
二、证书管理。对市地局（行业系统）负责颁发的使用登记证、作业人员证等证书要严格管理。首先，加强空白证书管理。所有空白证书要由专人进行保管，入库、出库必须履行交接签字手续，明确交接人、交接时间和交接证书数量。二要规范证书制作管理。证书制作人与空白证书保管人履行交接签字手续后，领取空白证书进行打印。打印完好的证书和作废的证书分别交给证书发放人和空白证书保管人，并履行交接签字手续。打印作废的证书在有人监督的情况下，定期集中销毁。三要严格发证管理。证书发放人履行用印手续后在打印好的证书上盖章，并及时发放给取证单位或人员。发证时，必须要求领证人员签字确认，对领证签字表要妥善保管。
三、文件资料管理。首先，严格收文管理。一要建立收文登记薄，对收到的各类文件进行分类登记，详细记录收文时间、收文号、来文单位、来文字号、来文标题、密级、份数、办理记录、归档情况等内容；二要制定收文办理卡。主管领导、科（处）长在办理卡上签批收文办理意见，承办人办理完毕后在办理卡上填写承办结果；三要保证收文及时运转。收到文件后要及时登记并加贴办理卡后送给相关领导签批，依据签批意见再交给具体承办人承办，同时在收文登记薄上记录文件运转去向，并指定专人定期检查办理进展情况。其次，加强发文管理。一要建立发文登记薄，记录发文时间、文号、标题、主（抄）送单位、起草人等内容；二要将发文送给相关领导及监察科（处）全体人员各一份，保证领导和工作人员掌握工作动态。第三，加强各类材料管理。对领导讲话、会议纪要、工作信息、宣传资料等材料要按照收文模式进行传阅、办理，办结后要归档。
四、档案管理。首先，规范在用设备档案管理。对于一般在用设备力争做到一台设备一个档案，档案中原则上应有施工告知手续、使用登记审批表、变更及报停报废手续等材料；对于重点监控设备必须做到一台设备一个档案，并有汇总表，档案中至少应有以下材料：重点监控设备登记表（由市地级监察机构自行设计）、使用登记证书复印件、检验报告复印件、设备现场平面图、五级监控责任及具体责任人、作业人员证书复印件、企业安全管理制度、企业应急救援预案及演练记录、现场监察记录、问题整改记录、变更及报停报废手续。其次，加强生产单位档案管理。对国家总局和省局颁发许可证书的特种设备生产单位（含设计、制造、安装、改造、维修和气瓶充装、检验），要在证书下发后1个月内建立档案，档案内至少应包含以下材料：许可申请书（有受理机关受理印章）复印件、许可证书复印件、证后监察记录、问题整改记录。对立案查处的，要按照法规部门要求单独建立案卷。第三，加强各类文档的档案管理。对收文、发文和领导讲话、会议纪要等资料，要在办结后分类建立档案，妥善保管，借阅要履行手续，防止丢失。第四，加强使用单位现场监察档案管理。对于立案查处的，要按照法规部门的要求建立案卷并归档保存；对责令整改的，要按照设备类别和时间段建立档案，档案中至少应有以下材料：现场检查记录表、指令书、整改结果；对没有问题的，也应按照设备类别和时间段，将现场检查记录表分类归档保存。第五，完善事故档案。一是按照设备类别分类建立外省、市（地）典型事故案例档案，便于在宣传的时候使用；二是建立当地事故的档案，应以每起事故为单位单独建立档案。档案中至少要有以下材料：事故现场勘察记录、调查笔录、事故调查报告、批复意见等文字材料和有关音像资料。第六，加强作业人员培训考核档案管理。要以培训考核批次为单位建立作业人员培训考核档案，档案中至少应有以下材料：“一批三报”材料；参加培训考核人员汇总表；每个人的报名申请表、考核试卷、作业证书复印件；培训出勤抽查记录表。第七，建立专项工作档案。对普查整治、隐患排查等专项工作，应根据实际情况，建立专项工作档案。第八，建立影像资料档案。在法规宣传、现场监察、行政执法和服务企业等工作过程，要注意制作、收集、整理影像资料，并分类归档保存。 二○○八年七月十八日
