●公文作者的身份是行政主体且无瑕疵；

    ●公文受文者的身份是行政相对人且无瑕疵；

    ●公文有明确的行政目的且正当、合法，行文适用法律、法规正确；

    ●公文的程序合法；

    ●公文的信息内容真实；

    ●公文的形式合法。

    本质上，电子公文与纸质公文一样，都是国家行政机关在行政管理活动中形成的原始记录，但因电子公文自身的技术特点，使其在上述某些要件上呈现出一些差异性。笔者认为，如不正视这些差异，仍然因袭传统的法律法规，将会使电子公文陷入合法有效性的困境。

    1.电子公文与纸质公文作者身份的确认方式不同

    电子公文作者的表示方式与纸质公文不同，这将影响对作为公文作者的行政主体的确认。如果行政主体不明确，则该行政行为自始至终无效，行政相对人可在任何时候请求有关国家机关宣布其无效⑧。

    纸质公文标识公文作者有两种形式：一是作为文头或版头，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成，标识于公文首页上端；二是作为署名，在落款处标识发文机关名称或签上机关领导人职务及姓名。为证实公文作者的合法性、权威性，须用印章或签署，凡以机关名义制发的公文除会议纪要外均需加盖印章，凡以领导人名义制发的公文均须签署⑨。印章与签署有两个功能，一是确定签署者身份，二是签署者确认对文件内容已认可。因此，纸质公文的作者很容易确认，行政主体明确，从而可以进一步审查其合法性。

    在电子环境中，尽管可以设计出与纸质公文格式相同的电子公文模板，有发文机关标识、落款等，却无法为电子公文盖上传统的印章和亲笔签署。如果缺乏对电子文件操作权限的控制，公文作者的标识很容易被改动且不留痕迹，或者作者本人抵赖而无法证明；即使是由电子系统自动记录文件发送者的信息，这个发送者可能是文件的作者，也可能是任何建立、转换或传输数据的人、设备或程序.可见，电子公文作者的真实身份难以确认，这将构成其生效的障碍。

    目前，在我国一些行政机关、司法机关已开始采用电子印章。如北京市园林局的远程办公网络，专门有一个机要人员负责对电子公文进行最终审核，然后输入密码，系统确认其权限后自动调出后台存储的电子印模，在相应位置盖上“印章”。北京市高级人民法院为提高办案效率，网上对判决书盖章，只需要输入审判员或书记员的法徽号，并在指纹采集器上“摁下手印”，电脑自动在数据库中查找相关指纹信息，一旦确认这枚指纹确有权限，即从法院本部终端服务器里调出印模，在判决书上盖上“印章”，同时附上盖章时间。有些机关实现了领导的电子签署，领导在审核完电子公文后，输入密码，系统确认权限后，在发文稿纸的相应位置自动添加后台存储的领导亲笔签名的图像。可见，通过电子签章可以实现与传统的用印、签署类似的功能。据悉，我国《电子签章条例》已提上议事日程.随着我国电子签章法的出台，电子签章的效力将得到认可，对电子公文作者身份的确认问题将迎刃而解。

    2.电子公文与纸质公文的形成程序不同

    电子公文应当既遵循与该行政行为性质相适应的行政程序，又遵循公文的一般处理程序，才符合程序合法的要求。

    从公文的一般处理程序看，《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定了发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，并对公文的拟制、审核、签发、复核环节作了严格规范。遵照该《办法》，政府机关都制定了本单位的公文管理制度，以确保纸质公文严格按程序流转。机关制发电子公文是否应该遵循与纸质公文相同的处理程序呢？答案是否定的。由于电子公文的易变性和网络空间的信息共享性，电子公文管理系统的设计应考虑电子公文的整个生命周期，对传统的公文及其归档管理进行“业务流程重构”，将某些业务环节提前，某些业务环节合并，以有效地减少重复作业和滞后作业，最大限度地提高行政效率，并保证电子公文在其整个生命周期中受到严格的控制。然而，目前许多政府机关的办公自动化系统中，电子公文的管理流程基本上是模拟纸质公文的处理程序来设计，并没有考虑到电子公文自身的特点，这主要是因为我国已颁布的《办法》并不完全适用于电子公文，同时又没有出台“国家行政机关电子公文处理办法”。我国即将颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》虽然对电子文件的管理作了一定的规范，但主要是从档案管理的要求出发，对电子文件进行全程控制，较少考虑行政机关提高行政效率的要求，并且其约束力不如行政法律、法规。笔者以为，电子公文管理规范上的缺失，是电子公文程序合法的障碍之一。