学术研讨－建立企业的信用管理政策

□□绝大多数企业都有过客户欠款不还的经历，究其原因很大程度上是由于企业自身的信用管理体系存在问题。然而其中总免不了少数客户惨淡经营，拒绝付款，追讨起来大费周折。因此建立一套信用管理政策，并持之以恒可以大大减少企业的欠帐和坏帐，避免不必要的损失。
□□企业的信用管理始于销售，直至完全付款为止，这是顺利完成销售不可缺少的重要部分。其主要作用在于减少追讨欠款所花费的时间和精力，并使信用管理资源得到最有效地利用。

那么如何建立使用于本企业的信用政策呢？可以从以下几点入手：
□□考察客户的信用水平
□□切忌盲目销售。在为新客户授信前，务必首先了解客户的付款能力。考察客户的信用水平有许多方法可循。银行信息和交易记录虽然可以提供一些参考信息，但最有效的方法是向信用中介机构购买信用报告。从中可以详知客户的财务成果，付款历史、法律裁决等有价值的信息。另外，不断重新评价现有客户的信用水平也是也颇有益处。环境不断发生变化，因此不要误认为，信用水平良好的企业会长久如此。例如，当如果企业付款越来越晚时，则表明企业可能碰到了财务危机。
□□如果发现客户的信用历史欠佳，这并不意味着不能和该客户有交易往来，但是却可以让企业在与之交易之前依据充分的信息进行决策，做到谋划在先。例如可以要求客户预先偿付部分帐款；授予较短的付款期限；更早或更严厉地进行专款追收。
□□如果考察所有客户信用状况费时过长或成本过高，可以采用通用的信用标准，只对大宗采购的客户进行全面的考察，在面对新客户，不清楚其是否是一次性采购，或是值得进行时间和金钱投资以建立长期性关系时，这个方法尤其有用。
□□建立贸易条款
□□贸易条款可以保护卖方的权利。具体包括卖方所承担的义务，付款条件也可以包括所有权保留条款，这保证客户在完全付款前卖方拥有货物的完全所有权。
贸易条款是法律文件，需要由法律专家起草。也可以购买标准销售条款，并根据自己的需要加以修改。
买家同样也拥有详尽且具有法律效率的贸易条款，其中包括拒收达不到可接受标准的产品和服务的权利，以及自己的付款条款。那么究竟应该采用谁的付款条款呢？这需要在销售之前明确指出。
许多企业在发票后面打印出贸易条款，但是最好附于原始订单或报价单之后，以便在交易开始时便于查看。在文件首留出空位，言明客户若同意交易条款，便在此签字。□□确保拥有客户的详尽信息
□□要确保详尽地了解客户情况。但是很多企业却做不到这一点。在付款出现问题时，详细地了解客户信息会大有帮助。这包括联系地址，电话和传真号码，email地址，公司统编，登陆号码（如果有限制）。
□□同时还需要查明客户通常何时付款——例如他们是否通常在月底支付票款，这有助于企业设立弹性的货款到期日。
□□迅速准确地开立发票
□□发票必须在货物移交或服务提供24小时内开立，内容必须准确无误，包括所有必要的信息。发票必须包括以下的信息：
销售企业的名称和地址
联系人的姓名和电话
销售条款
发票号（必须是连号的）
订单号
订单描述
交货日期
单位价格
公司统编，数量和级别
总量
付款到期日
付款条款
折扣（如果有）
□□追踪未付发票
□□如果做好这些，并不意味着可以高枕无忧，坐等货款滚滚而来。随着付款期的逼近，要密切关注发票的偿付情况。例如可以打电话给供应商，查证他们是否能够在付款到期日之前顺利付款，提高及时付款的可能性。
□□要有效的完成上述工作，需要建立应收帐款帐龄分析表，追踪每一笔未付的发票，分析表可以借助会计电算化软件建立，也可以手工绘制。借此可以查看每一张发票，关注何时到期，并在到期日之前打电话至大客户，查询他们是否可以按时付款。利用分析表也易于查看发票何时过期，以及经过多久就要启动帐款追收程序。帐龄分析表需要每周查看一次，以确保时时更新，帐款收付情况无一遗漏。
□□现款追收
□□有些客户行事得体，完全并准时付款，但大部分并非如此。这有可能仅仅是因为对方无心疏漏，或管理上的迟延或他们自己也正等待付款等原因造成的。但无论何种原因，追款越积极，货款得到偿付的可能性越大。企业可以委婉告知客户，他们将严肃对待付款事宜，在付款之前，不会听之任之。
□□一旦发票超期过久——通常为一周，帐款追收程序就应该付诸实施。这通常包括电话、信件和传真追讨以及诉诸法律或寻求商帐追收机构的支持。最后一个步骤花费较大并有损企业良好形象，因此不到最后，小心慎用。如果不是存心使用，慎用法律威慑手段，因为客户可能仅仅是虚张声势，如果一次使用不当，以后客户就会对此威慑不以为然。
□□如果企业仍继续为这些欠帐不还者提供产品和服务，就要在欠帐达到一定期限后停止交易行为。同时企业也可以考虑是否运用《延迟付款法案》（latepaymentact），在基本利率基础上对过期帐款追加8％的利息。
□□企业信用管理政策并无定法，可以根据企业业务特点的需要和行业的差异灵活制定。即使建立了信用政策，企业偏倚和重要的客户也会出现例外情况。要记住企业的客户越大，对未付帐款的影响就越大，因此需要谨慎对待。
□□最后一个环节是将信用管理政策告知员工。企业需要明确告诉销售团队，他们的角色不仅仅是销售，而是销售给能够并且愿意付款的客户。这并不意味着要他们对每一笔坏帐负责，但是必须坚持，销售人员遵循既定的程序行事并在他们觉得有必要偏离既定的政策时及时向高层领导咨询。只有每一位与客户打交道的人对信用管理政策都慎重其事，信用管理政策才能有效的发挥作用。