企业在承租写字楼中常见法律风险及其防范措施

企业在承租写字楼中常见法律风险及其防范措施
    

近年来，随着中国经济的发展，写字楼产品开发在不断的发展进步。最新的写字楼特别重视生态、节能、环保及舒适性办公环境的创造。在全球范围内，建筑生态智能化有两大发展趋势：一是调动现有的先进技术构造手段，达到低能耗、减少污染并可持续性发展的目标;二是在深入研究室内热功环境(光、声、热、气流等)和人体工程学的基础上，创造健康舒适而高效的居住空间。高档的写字楼也日益成为企业身份和地位的象征。
因此，本律师在此提醒各企业在承租写字楼时应注意在租赁合同中注意如下事项：
1、出租方出租房屋的合法性，例如产权证明（或经营权证明），出租许可证明，出租方的营业执照和法人或法人授权证明。如系转租，出租方应提供其租赁合同和权利人同意转租的书面证明。
2、租金、物业费、水电等相关费用的支付标准及付款方式，应在合同中明确承租房屋所产生的所有费用，并确定承担方。
3、写字楼报价常常以“元/平方米/日”为单位的，由于写字楼往往是一个大产证，没有进行产权分割，租户租赁的面积是可以与出租方进行协商的，必须按照实际租赁的面积来计算租金。首次租赁写字楼的客户一定要注意按照该报价方式来计算自己真实的租金成本，从而做出合理的判断。
4、应当事先明确物业管理费用、内容以及支付方式。物业管理费是除租金之外最重要的一项费用，一座写字楼办公环境、服务品质的好坏，与物业管理公司的管理水平直接相关，而各个物业管理公司的收费往往有高有低。另外，还需要明确物业管理费所包含的服务内容，一般情况下，包含公共部位和外墙的保洁、公共设施（如电梯）维护保修、公共部位水和电、工作时间的中央空调费、保安管理费等。特别注意的是，物业管理费中包含的中央空调服务一般仅在工作时间提供，即工作日的9：00—18：00，而非工作时间，如需提供中央空调的话，需要与物业公司另行协商、另行付费，这对于IT公司等工作时间与惯常工作时间不同的公司而言显得尤为重要。
5、注意约定免租期。交付的写字楼一般是毛坯，也有一些会有简单装修，但绝大多数租户会重新装修，出租方往往会给租户一个免租期，作为租户的装修时间。但是这只是实践中的通常做法，并非出租方的法定义务，是否有免租期及免租期的长短由双方自行约定，只有写入合同才能得到法律的保护。
6、租户如果要将承租的写字楼作为公司注册地，应在合同中明确出租人能够提供相关材料供承租人办理营业执照。
7、合同应明确出租人是否提供车位供租户使用，是否收费。
8、有些比较老的写字楼会有电话容量的限制，租户如果对于电话容量要求较高应事先了解清楚，并在合同中作出约定。
9、租赁税费的承担应约定清楚，合同中的租金价格是否含税。
10、合同终止的情形及单方解约权的约定。
11、违约条款的约定。违约条款一般双方都会作出简单的约定，但是由于现实中各种情形千变万化，针对不同的合同需要有不同的违约条款，由于缺乏专业律师应对各种情况的经验，合同双方自行制作的合同难免会挂一漏万。如果仅仅是简单的约定出现何种情况赔偿违约金多少钱，一旦发生纠纷，会面临违约金被法院调整的风险。最好的方法是双方约定损失的计算方法，如果处理得当，发生纠纷，对守约方会比较有利。
12、双方争议的解决方式，包括诉讼和仲裁，两者各有优势，可根据不同情况约定。
以上只是写字楼租赁中较为常见的法律问题。实践中，写字楼租赁涉及的情况纷繁复杂，建议各企业在承租写字楼时，尽量委托专业的房产律师全程介入，避免产生不必要的法律纠纷！
 
（本文作者为北京盈科（上海）律师事务所资深房产律师李煜琰律师  李仁正律师，转载请注明作者及出处，否则将依法追究法律责任）