单位发出通知，员工拒收怎么办？

发布日期：2019-05-10 作者：张梅律师

  案情简介：
    刘钦系XX文化传媒有限公司（下称“XX公司”）的员工；因加班费和报销等问题，刘钦和XX公司发生争议。
    在矛盾产生后，除基本工作安排之外，刘钦不愿接受公司的任何通知。
    刘钦对于公司口头的通知均不置可否，对于公司发出的书面规章制度等，也都不愿意签收。
    在管理层多次当面沟通完全无效的前提下，公司无奈只能通过快递邮寄到刘钦家中，而刘钦对于公司寄来的快递全部拒收。
    在这样的情况下，XX公司以刘钦不遵守《员工手册》中“服从公司安排”等相关规定为理由，认定其严重违纪，遂同刘钦解除劳动合同且不支付任何的经济补偿。
    后刘钦就此申请了劳动仲裁，要求公司支付违法解除劳动合同的赔偿金。经过仲裁、一审和二审，刘钦的诉请并未得到支持。
    律师解读：
    本案的主要争议在于，员工拒不签收的行为，是否属于严重违纪？用人单位要求员工签收书面文件，是否属于其自主管理权？该案的结果，基本划定了公司的自主管理权限的范围：即员工可以不同意单位的决定、规章制度等；但应当履行正常的签收义务。
    但我们今天想讨论的问题是，假如遇到刘钦这样拒收一切通知的员工，单位应当如何完成有效送达？
    1、　　向员工释明“收到”和“同意”的区别
    在实际操作中，如果员工对相关通知存有异议的，完全可以在签收的同时，向公司提出，而不是以拒绝签收任何来自公司的文件的消极态度来应对。
    为了避免进一步激化矛盾，建议公司主动向员工解释，要求其签收，但是可以注明类似“已收到，但对内容有异议”等意见，以明确员工不同意其中内容的态度。
    2、通过邮寄EMS等方式进行送达
    如果在单位解释后，员工仍旧拒绝签收的，单位一般只能通过邮寄等方式进行送达。在邮寄送达过程中，单位需要注意下列细节（以EMS为例）：
    （1）确定地址
    有效地址一般包括：员工入职时自行填写的地址和身份证上的地址。
    故此，建议单位在劳动合同或规章制度上，事先约定或规定：“单位依照员工填写的地址寄送书面文件的，寄出即视为送达。假如地址变更的，应及时通知单位；如未及时通知变更的，单位仍依照原地址邮寄的，仍视为送达。”
    如单位对“有效地址”无法判断的，建议同时向多个地址发送快递。
    （2）注明邮寄物品名称
    为防止对方辩称“虽然收到快递，但收到是其他文件”，建议在快递单的“托寄物”或“内件品名”一栏，简要填写邮寄文件的内容。例如“劳动合同（XX公司与刘钦）”，“解除劳动合同通知书（刘钦）”等。
    （3）固定查询结果
    目前的快递服务非常发达，只要取得快递单号，可以在网络上查询该单快递的收发流程。如对方对快递的收发情况有异议的，完全可以通过单号的查询来核实。
    但是，网上查询的期限一般为六个月，而劳动争议案件的仲裁时效为一年，特殊仲裁时效甚至超过一年。故在仲裁或诉讼中，单位很可能因超过查询时间，而无法向裁审机关举证曾邮寄过某份重要文件。
    在实务操作中，建议单位在发出快递后，根据快递单号进行实时的跟踪查询，将查询页面截屏打印，并提请邮政局或快递公司加盖证明章。该份加盖证明章的查询页面截屏，就是单位曾发出某文件的最佳证据。
    （4）保存退件
    如果员工拒收并将快递退回的，单位应当保留该退件；同时注意，请勿拆开退件。如果将来发生争议，可以在仲裁庭或法庭上，由仲裁员或法官现场拆检，核实其中的文件；并将文件名称、内容等，当庭记录在案。
    3、短信送达
    如需要发送文件内容较少的，还可以编辑短信，通过发送手机短信方式送达。
    发送短信后，请勿删除该短信，同时尽快打印相关电话详单（显示收发短信手机号码）保存。由于目前手机基本是实名制，如收信人与手机机主系同一人的，该送达一般也有效。
    4、电子邮件通知
    在员工入职时，单位分配其专用工作邮箱（有公司后缀名）的；单位可以通过发送邮件的方式进行有效送达。
    需要注意的是：
    因为保存至OUTLOOK等本地硬盘的邮件，一般被认为是复制件；故发送后的邮件请勿从服务器删除，以便发生争议时当庭演示或进行邮件公证。
    5、录音录像
    这里的“录音录像”包含两层含义：
    （1）通过“录音录像”记录现场送达以及员工拒收的过程，以证明单位完成送达；
    （2）通过“录音录像”记录现场送达以及员工拒收的过程，以证明单位通过邮件、短信、快递等方式送达的必要性。
    综上，我们看到，单位的上述行为，均在证明其已通过送达完成了告知义务，至于员工是否收到，或收到后是否同意，则是另一回事。

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