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单位发出通知,员工拒收怎么办?

发布日期:2019-05-10    作者:王凡律师
    案情简介:
    刘钦系XX文化传媒有限公司(下称“XX公司”)的员工;因加班费和报销等问题,刘钦和XX公司发生争议。
    在矛盾产生后,除基本工作安排之外,刘钦不愿接受公司的任何通知。
    刘钦对于公司口头的通知均不置可否,对于公司发出的书面规章制度等,也都不愿意签收。
    在管理层多次当面沟通完全无效的前提下,公司无奈只能通过快递邮寄到刘钦家中,而刘钦对于公司寄来的快递全部拒收。
    在这样的情况下,XX公司以刘钦不遵守《员工手册》中“服从公司安排”等相关规定为理由,认定其严重违纪,遂同刘钦解除劳动合同且不支付任何的经济补偿。
    后刘钦就此申请了劳动仲裁,要求公司支付违法解除劳动合同的赔偿金。经过仲裁、一审和二审,刘钦的诉请并未得到支持。
    律师解读:
    本案的主要争议在于,员工拒不签收的行为,是否属于严重违纪?用人单位要求员工签收书面文件,是否属于其自主管理权?该案的结果,基本划定了公司的自主管理权限的范围:即员工可以不同意单位的决定、规章制度等;但应当履行正常的签收义务。
    但我们今天想讨论的问题是,假如遇到刘钦这样拒收一切通知的员工,单位应当如何完成有效送达?
    1、  向员工释明“收到”和“同意”的区别
    在实际操作中,如果员工对相关通知存有异议的,完全可以在签收的同时,向公司提出,而不是以拒绝签收任何来自公司的文件的消极态度来应对。
    为了避免进一步激化矛盾,建议公司主动向员工解释,要求其签收,但是可以注明类似“已收到,但对内容有异议”等意见,以明确员工不同意其中内容的态度。
    2通过邮寄EMS等方式进行送达
    如果在单位解释后,员工仍旧拒绝签收的,单位一般只能通过邮寄等方式进行送达。在邮寄送达过程中,单位需要注意下列细节(以EMS为例):
    1)确定地址
    有效地址一般包括:员工入职时自行填写的地址和身份证上的地址。
    故此,建议单位在劳动合同或规章制度上,事先约定或规定:“单位依照员工填写的地址寄送书面文件的,寄出即视为送达。假如地址变更的,应及时通知单位;如未及时通知变更的,单位仍依照原地址邮寄的,仍视为送达。”
    如单位对“有效地址”无法判断的,建议同时向多个地址发送快递。
    2)注明邮寄物品名称
    为防止对方辩称“虽然收到快递,但收到是其他文件”,建议在快递单的“托寄物”或“内件品名”一栏,简要填写邮寄文件的内容。例如“劳动合同(XX公司与刘钦)”,“解除劳动合同通知书(刘钦)”等。
    3)固定查询结果
    目前的快递服务非常发达,只要取得快递单号,可以在网络上查询该单快递的收发流程。如对方对快递的收发情况有异议的,完全可以通过单号的查询来核实。
    但是,网上查询的期限一般为六个月,而劳动争议案件的仲裁时效为一年,特殊仲裁时效甚至超过一年。故在仲裁或诉讼中,单位很可能因超过查询时间,而无法向裁审机关举证曾邮寄过某份重要文件。
    在实务操作中,建议单位在发出快递后,根据快递单号进行实时的跟踪查询,将查询页面截屏打印,并提请邮政局或快递公司加盖证明章。该份加盖证明章的查询页面截屏,就是单位曾发出某文件的最佳证据。
    4)保存退件
    如果员工拒收并将快递退回的,单位应当保留该退件;同时注意,请勿拆开退件。如果将来发生争议,可以在仲裁庭或法庭上,由仲裁员或法官现场拆检,核实其中的文件;并将文件名称、内容等,当庭记录在案。
    3短信送达
    如需要发送文件内容较少的,还可以编辑短信,通过发送手机短信方式送达。
    发送短信后,请勿删除该短信,同时尽快打印相关电话详单(显示收发短信手机号码)保存。由于目前手机基本是实名制,如收信人与手机机主系同一人的,该送达一般也有效。
    4电子邮件通知
    在员工入职时,单位分配其专用工作邮箱(有公司后缀名)的;单位可以通过发送邮件的方式进行有效送达。
    需要注意的是:
    因为保存至OUTLOOK等本地硬盘的邮件,一般被认为是复制件;故发送后的邮件请勿从服务器删除,以便发生争议时当庭演示或进行邮件公证。
    5录音录像
    这里的“录音录像”包含两层含义:
    1)通过“录音录像”记录现场送达以及员工拒收的过程,以证明单位完成送达;
    2)通过“录音录像”记录现场送达以及员工拒收的过程,以证明单位通过邮件、短信、快递等方式送达的必要性。
    综上,我们看到,单位的上述行为,均在证明其已通过送达完成了告知义务,至于员工是否收到,或收到后是否同意,则是另一回事。
 
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