发布文号: 署秘公字第0930015100号
行政院海岸巡防署(以下简称本署)为增加新闻处理能量，强化对外发言纪律，并建立与媒体有效沟通机制，使各项施政作为能获得社会大众之肯定与支持，特设发言人室(以下简称本室)。
二、本室职掌如下：
(一)宣布本署主管法律、法规命令、行政规则之制(订)定、修正、废止。
(二)宣导本署重要政策或办理重要活动等事项。
(三)处理本署重大灾害防救、突发敏感性议题、公众关注之重大事件、响应或澄清媒体报导本署等相关新闻议题。
(四)针对舆情搜集及议题发展，研提新闻处理基调及因应措施，并就相关处室提供之新闻背景资料研拟新闻稿或相关文宣作为，确立本署立场及统一对外发言口径。
三、置发言人一人，由政务副署长兼任，置第二发言人一人，由本署适当人员兼任，承署长之命代表本署对外发言。
四、针对特定事项得由署长或发言人指定本署适当人员发言。
五、本室设新闻研议小组，由秘书室主任担任组长，成员由企划处、巡防处、情报处、秘书室、勤指中心及行政院海洋事务推动委员会等主要业务承办人组成，并得视实际需要邀请相关单位人员，襄助发言人研提新闻处理基调及因应措施等事宜。
六、本室作业规定：
(一)新闻搜集：
1、指导秘书室公关科搜集每日平面、电子与网络媒体有关本署之相关报导及资料，并于当日上午八时前汇整成册分送各单位及陈报各级长官参考。
2、导本署各单位对于本身业管之新闻报导、可能遭披露报导之潜在性新闻议题、业务之推展及活动的办理有发布新闻之必要者，应主动于每日十六时前填报舆情分析报告表(如附件)及提供相关数据传送秘书室公关科，再由秘书室统一汇整后陈报副署长以上长官。
(二)新闻处理：
1、就本署主管法律、法规命令、行政规则之制(订)定、修正、废止及办理重要活动等较无争议性之新闻议题，直接由发言人指导秘书室公关科适时联系媒体发布，以提高见报率。
2、对潜在性新闻议题、本署重大政策、各级长官及民意代表关切重视之事项、响应或澄清媒体报导本署相关新闻议题等，由发言人适时召集新闻研议小组，针对议题的发展深入分析，确定危机应变讯息主轴及目标群众，预拟相关文宣作为与因应措施。
3、生重大灾害防救、突发敏感性议题及公众关注之重大事件，勤指中心接获通报后，应立即通知发言人及新闻研议小组成员，尽速就相关议题研提本署立场、因应措施及新闻处理基调，并就相关处室提供之新闻背景资料研拟新闻稿、拟答资料或相关文宣作为。藉由提供媒体快速、正确、最新的信息，控管议题的发展趋势，建立负面报导之停损点，全力维护本署形象。
(三)新闻发布：
1、指导秘书室公关科提供记者采访所需之各项支持及相关信息，包括背景数据、最新发展情势、图片及新闻稿等。发送前应以电话及简讯方式向媒体记者通知，并以传真及电子邮件方式传送，发送后再以电话做确认，并追踪事后媒体的反应，随时陈报。
2、召开记者会时，应事先以电话或简讯方式向媒体记者通知时间、地点、主持人、议题等，并整理场地及检查音控设备。记者会开始时，应协助接待记者，控制会场秩序，并发送新闻稿及相关背景资料。
3、本署新闻稿及记者会内容，应实时以传真及电话方式通报行政院秘书长室、发言人室、一组办公室及新闻局，并登载本署实时新闻网站。
七、本室处理新闻原则：
(一)主动掌握突发、重大事件之宣导时机，透过媒体管道以适时发布新闻。
(二)考量新闻先后、繁简、轻重、缓急等因素，指导所属分层发言，必要时得提升层级作更深入、广泛或更正之发言。
(三)面对媒体发言，文字内容及遣词应注意精确，避免因不当文字及无心发言而引发误解之状况。
(四)发言时，应主动发表本署的主张及立场，澄清个别事项，并就媒体关注的问题，作出适时的响应。
(五)遇专业性新闻议题，应协请相关单位先行提供正确信息后再行发言。
(六)发布本署重大决策及各项因应作为时，就相关议题制定完整的信息及考量本署的立场，统一口径，以供发表。
(七)新闻发布时，各业务单位相关人员亦应在场，适时就相关业务作说明，以争取主动、发布正确讯息。
(八)本署对外发言，一律由发言人统一对外说明，其它人员非经核准，不得以私人或代表机关名义，任意发表有关本署业务之言论。
八、本室开会地点视新闻议题发展状况，由发言人决定于政务副署长办公室或本署第一会议室举行。对外正式发布新闻或召开记者会于新闻发布室举行。
九、本室所需经费，由本署相关经费项下支应。
