发布文号: 鲁国税发[2005]176号
各市国家税务局（不发青岛）、山东省税务学校：
现将《山东省国家税务局系统财务档案管理办法（试行）》印发给你们,请认真贯彻执行。
考虑到各市已印制了一定数量的会计凭证封面等财务档案用品,为了避免造成浪费,如果库存档案用品数量超过半年的使用量,可以从2006年7月1日起使用本办法规定的档案用品格式,存量不足半年的,从2006年1月1日起使用本办法规定的档案用品格式。
二○○五年十二月二十八日
山东省国家税务局系统财务档案管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为了加强和规范全省国税系统财务档案管理工作,促进财务档案管理规范化、制度化,依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》和《会计档案管理办法》等有关规定，制定本办法。
关联法规：
第二条 本办法适用于山东省国税系统各级行政、事业单位。
第三条 各单位要加强对财务档案管理工作的领导，严格执行本单位的档案管理规定，自觉接受本单位档案管理人员的指导，建立、健全财务档案的收集、整理、保管、查阅、移交和销毁等管理制度。财务档案在财务部门保管期间应指定专人、专柜进行管理，并保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第四条 本办法所称的财务档案是指财务会计档案和财务文书档案，应按照纸质档案、电子档案进行分类管理。
财务会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他财务会计资料类。
财务文书档案是指财务工作计划（要点）、总结、签报、请示、批复、预（决）算管理、基本建设管理、资产管理和政府采购管理等文件资料。分为预（决）算管理类、基本建设管理类、资产管理类、政府采购管理类及其他财务文书类。
第二章 收集
第五条 会计凭证类。主要包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。
第六条 会计账簿类。主要包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。
第七条 财务报告类。是指月度、季度、年度财务报告，主要包括会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告。
第八条 其他财务会计资料类。主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、各种票据存根、移交清册、保管清册、销毁清册等文件资料。
第九条 预（决）算管理类。主要包括本单位及汇总的年度部门预算报表及说明、预算批复文件、预算分配方案及说明、预算执行报告、年度汇总决算报表、决算说明、财务分析等资料。
第十条 基本建设管理类。主要包括项目建议书、评审报告、项目立项及开工的申请报告、有关资料和批复文件、基建项目管理责任状、工程竣工结算审核报告及财务决算审计报告、竣工财务决算批复、拨款通知、项目库管理等资料。
第十一条 资产管理类。主要包括验收单、各类申报表、审批表、资产评估文件、技术鉴定报告、有关部门文件、批复书等。
第十二条 政府采购管理类。主要包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明、付款签报、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
第十三条 其他财务文书类。主要包括财务工作计划（要点）、签报、总结及银行账户开户、批复、备案和年检等文件资料。
第十四条 对会计核算数据、报表等财务资料应建立电子档案，包括会计电算化核算软件及电子数据、财务报表软件及电子数据，并尽量以保存时间较长的光盘进行存储。
第三章 整理
第十五条 会计凭证的整理
（一）财务部门应于每月15日前对上月的会计凭证进行整理，装订成册；
（二）在会计凭证封面（附件1）注明单位名称、所属时期、册数、起止顺序号，并加盖单位负责人、财务负责人（会计主管）、装订人的印章；
（三）每册厚薄基本均匀，并装入财务档案（会计凭证）盒（附件2），做到整齐美观。
第十六条 会计账簿的整理
（一）会计年度终了，整理检查当年总分类账、明细分类（户）账、日记账等是否齐全，账页是否完整，然后按账户及页码顺序标注页号；
（二）填写账户目录（附件3）中的科目名称及所在页数；
（三）填写经管人员一览表（附件4）、账簿封面（附件5）中的相关内容；
（四）将账页分类并连同相关的会计账簿封面、经管账簿人员一览表、账户目录分别装订成账本，并装入财务档案（会计账簿）盒（附件6）。
第十七条 财务报告的整理
（一）将本单位全年会计报表等财务报告类资料按类别和时间先后顺序分别整理装订，单位年度会计财务报告要附报表说明、财务分析等；
（二）将装订成册的报表按照顺序填写财务报告目录（附件7）后装入财务档案（财务报告）盒内（附件8），财务报告目录放置首页。
第十八条 其他财务资料的整理
其他财务会计资料和财务文书资料可以按照类别、项目、时间、保管期限等顺序认真筛选，按照"财务档案〔年度〕-问题-保管期限"进行整理。
资产管理资料由财务部门和资产实物管理部门根据职责分工分别整理。
第十九条 财务文书档案应按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；请示在前，批复在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
第二十条 归档文件目录（附件9）
以"件"为单位按排列顺序录入目录，目录按照本单位档案管理部门统一格式录入，目录统一使用A4幅面的纸张，用小四号字。复文和来文为一件的，只录入本单位制发的文件目录，并在"备注"中填写"附来（复）文"。归档文件目录一式两份，一份备查，一份放至案卷盒首页。
（一）件号：按文件排列顺序从"1"开始标注；
（二）责任者：填写对该文件负责的单位名称（使用全称或规范化的简称）或者人名；
（三）文号：文件的发文字号或者期刊编号，没有的可以不填；
（四）题名：填写文件标题，除联合发文外，标题中的单位名称可以省略，没有标题的，可以填写事由，外加"［］"号；
（五）日期：正式发文填写签发日期，其他材料填写形成日期，用8位阿拉伯数字填写，如"20051231"；
（六）页数：按该件有字的页面计算，用阿拉伯数字填写；
（七）备注：填写需说明的情况。
备查归档文件目录应按年度、类别装订成册并编制封面（附件10）。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目（其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称）。
第二十一条 备考表（附件11）
在档案盒内文件资料之后置放备考表，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，统一使用A4幅面的纸张。
（一）盒内文件情况说明：要注明本卷中须重点提示的情况或问题，也可标明一些特殊的事项；
（二）整理人：负责整理归档文件的人员姓名；
（三）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；
（四）日期：归档文件整理和检查完毕的日期。
第四章 保管
第二十二条 各单位每年形成的财务档案，应当由财务机构按照归档要求负责整理，编制财务档案保管清册（附件12、12-1）。
第二十三条 当年形成的财务会计档案可暂由财务部门保管一年，财务文书档案可暂由财务部门保管五年。
第二十四条 移交档案机构保管的财务档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第二十五条 电子档案应妥善保管，贴好封条签封，由专人、专柜保管，并注意防热、防潮、防磁，定期进行转储（建议每年转储一次）。
第二十六条 财务档案的保管期限（附件13）分为永久、定期两类。定期保管分为短期和长期，短期有3年、5年、10年、15年四类，长期是25年。
财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第二十七条 永久保管的财务档案不得随意变更期限。本办法规定的财务档案保管期限为最低保管期限，各类财务档案的保管应参照本办法所列期限执行。
各单位财务档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
第二十八条 单位分立后原单位存续的，其财务档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的财务档案；单位分立后原单位解散的，其财务档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案机构代管，各方可查阅、复制与其业务相关的财务档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
第二十九条 单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的财务档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
第三十条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的财务档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其财务档案仍应由原各单位保管。
第五章 查阅
第三十一条 各单位应当建立健全财务档案查阅（复制）登记制度，查阅（复制）时要按规定登记财务档案查阅（复制）清册（附件14、14-1）。内部人员查阅由本单位财务部门保管的财务档案，需经单位分管财务工作的领导审批同意，外单位人员查阅由本单位财务部门保管的财务档案，需有正式介绍信，经本单位负责人审批同意方可查阅，并做好登记。查阅或者复制财务档案的人员严禁在财务档案上涂画、拆封和抽换。财务档案原件不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，只可以提供复制件。
第六章 移交
第三十二条 移交财务档案，应当编制移交清册（附件15），填写财务档案交接文据（附件15-1），列明应当移交的财务档案类别、案卷号、规定保管期限、已保管期限等内容。档案交接文据应一式二份分别由移交单位（部门）和接收单位（部门）保存。
交接财务档案时，交接双方应按照移交内容逐项交接，并由交接双方的单位（部门）负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在档案交接文据上签名并加盖单位（部门）章戳。
第七章 销毁
第三十三条 保管期满的财务档案，除本办法第 三十四条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
(一)由单位档案机构会同财务部门提出销毁意见，编制财务档案销毁清册，列明销毁财务档案的类别、文件名、案卷号、规定保管期限、实际保管期限、销毁时间等内容；
(二)单位负责人在财务档案销毁清册上签署意见；
(三)销毁财务档案时，应当由档案机构和财务部门共同派员监销，并应由同级财政部门、审计部门派员参加监销；
(四)监销人在销毁财务档案前，应当按照销毁所列内容认真清点核对，销毁后，应当签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。
第三十四条 保管期满但未结清的债权、债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的财务档案，应当在销毁清册和保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的基本建设档案不得销毁。
第八章 附则
第三十五条 纸质财务档案的规格尺寸，另行制定。
第三十六条 本办法由山东省国家税务局负责解释。
第三十七条 本办法自2006年1月1日起执行。
