发布文号: 台总(四)字第0930160562号
中华民国九十三年十二月八日教育部台总(四)字第0930160562号函订定发布全文13点；并自九十四年一月一日施行
一、申请应用档案，应详阅本须知，并至全国档案目录查询网(//near.archives.gov.tw/)，查询文件名称及文件号后，依作业程序详填申请书(附件一)，并签署切结书(附件二)，亲自送持或书面通讯方式送达本部。
二、申请阅览、抄录或复制本部档案者，应填具「教育部档案阅览抄录复制申请书」，以书面载明下列事项：
(一)申请人之姓名、出生年月日、电话、住(居)所、身分证明文件字号。如系法人或其它设有管理人或代表人之团体，其名称、事务所或营业所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、电话、住(居)所。
(二)有代理人者，其姓名、出生年月日、电话、住(居)所、身分证明文件字号；如系意定代理者，并应提出委任书(附件三)；如系法定代理者，应叙明其关系。
(三)申请项目。
(四)文件名称与内容要旨。
(五)档号或收发文字号。
(六)申请目的。
(七)申请日期。
(八)本部之档案应用，以提供复制品为原则，有使用档案原件之必要者，载明其事由。
三、本部受理申请阅览、抄录或复制档案，最迟自受理之日起三十日内，以书面通知申请人审核结果。申请应用程序不符或要件不备，经通知申请人补正者，应于七日内补正；届期不补正或不能补正者，得驳回其申请。如有补正数据者，自申请人补正之日起算。
四、申请人应于收受审核通知书(附件五)之日起三十日内至本部应用档案，并预先与档案管理单位承办人员联络，以资准备；应用档案时，应出示审核通知书及备有本人照片之身分证明文件，至指定处所为之。经档案管理人员收验审核通知书及身分证明文件或委任书，并填妥切结书及阅览室使用登记表(附件六)，始得进入阅览处所，并于档案应用签收单(附件七)确认件数后签收。
五、申请人身分证明文件，于阅览、抄录或复制档案期间，由本部暂时保管，俟应用完毕缴费后归还。
六、申请人进入阅览处所，除笔记本外，个人物品及背包应置于寄物柜，并应注意下列事项：
(一)禁止饮食、吸烟、大声喧哗。
(二)不得破坏环境整洁。
(三)经申请人于档案应用签收单签名后，将档案交付申请人使用。
(四)抄写档案时以使用铅笔或可携式计算机为限。
(五)禁止携带私人物品，私人物品请交由服务台保管。
(六)未经服务人员允许禁止擅自接用电源；未经申请核准，不得擅自录影(音)、摄影。
(七)本部提供之应用器材应妥慎维护，不得破坏，违反者，依法应负损害赔偿责任。
(八)如有必要离开阅览处所者，应将档案交由服务柜台保管，应用影像系统者应完成注销作业。
七、申请人阅览、抄录或复制档案，应保持档案数据之完整，不得有下列行为：
(一)添注、涂改、更换、抽取、圈点或污损档案。
(二)拆散已装订完成之档案。
(三)以其它方法破坏档案或变更档案内容。
八、申请人有前二点所列情形，本部得停止其应用及记录之，并依有关法令规定处理；若其涉及刑事责任者，移送该管检察机关侦办。
九、申请应用之档案，不得携出指定阅览处所，并应当日归还，如未能于当日应用完毕者，档案管理单位承办人应先于档案应用签收单上注记应用情形后，先办理还卷并与申请人约定日期，另日再行调阅应用。
十、申请人于档案应用完毕归还后，应依本部所定档案阅览抄录复制收费标准(附件八)向档案管理单位缴纳费用，其另需提供邮寄服务者，邮递费用以实支数额计算，每次并加收处理费用新台币五十元。
前项之收费，档案管理人员应开立收据并同档案复制品及身分证明文件交与申请人。
十一、本部开放应用档案时间为星期一至星期五，上午九时至下午十七时。不包括例假日及国定假日，有其它特殊原因停止开放时，另行公告周知。
十二、如有使用自备之手提电脑、辅助阅读器材或其它器材之必要者，应于申请时载明，经许可后始得为之。
十三、本注意事项如有未尽事宜，得随时修订之。
