发布文号: 铁政办发[2005]78号
各县(市)、区人民政府，市政府各部门、各直属机构：
经市政府同意，现将《铁岭市国家行政机关公文处理办法实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。
二OO五年九月二十三日
铁岭市国家行政机关公文处理办法实施细则
第一章 总 则
第一条 为认真做好铁岭市各级国家行政机关(以下简称行政机关)公文处理工作，实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和省政府有关规定，制定本实施细则。
关联法规：
第二条 行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本实施细则并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条 各级行政机关的办公室是公文处理的管理机构，负责本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 各级行政机关的办公室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。公文处理工作要由热爱公文处理工作，忠于职守，廉洁正派，具有较高的政治素质、较强的文字综合能力和掌握有关专业知识的同志担任。
第九条 各级行政机关行文应坚持统一领导、分级负责、精简文件、注重效用的原则，凡是可发可不发的公文，坚决不发；凡能分级办理的，不要由领导机关行文，不搞文件升格。
第十条 公文处理必须做到及时、准确、安全，维护公文的严肃性、权威性、时效性。公文由文秘部门负责统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁，科学管理。
第二章 公文种类
第十一条 行政机关的公文种类主要有：
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十二条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。本实施细则将公文各要素划分为眉首、主体、版记3部分。
第十三条 公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。公文眉首包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人。
(一)涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。涉密公文分为“绝密”、“机密”和“秘密”3个等级，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。“绝密”、“机密”级公文必须在公文版心左上角第1行，用阿拉伯数字顶格标明份数序号。
(二)需要紧急办理的公文、电报，应当标明紧急程度。紧急公文分“特急”、“急件”2个等级；电报分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4个等级。公文紧急程度应当顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；电报按格式要求标识。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
(三)发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
眉首红色反线长度与正文宽度相等。国家行政机关公文眉首红色反线处不套五角星。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm×15mm(高×宽)。
联合行文，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首
页显示正文。
(四)发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。在发文机关标识下空2行，眉首红色反线上4mm处居中排布；发文机关代字应准确、简练，一般以2至4字为宜；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应使用全称，用六角号“[]”括入；序号前不用“O”占位，不加“第”字。联合行文，只标识主办机关发文字号。
(五)上报的公文必须标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。联合上报的公文，应分别注明联合机关签发人姓名。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字体，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
第十四条 置于公文首页红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称公文主体。公文主体包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章和附注。
(一)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文文种，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；转发公文的标题不能省去原公文的标题内容，只援引发文字号；公文标题在红色反线之下空2行，可分l行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
(二)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、同类型机构的统称。主送机关在标题下空1行，左侧顶格标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。“命令(令)”不分主送、抄送，可用“发送”，标识在抄送的位置上。主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。“会议纪要'只标识发送机关。
(三)正文在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格，回行时不得将年份、数字分开；结构层次序数分级应当为“一、”，“(一)”，“1．”，“(1)”，结构层次序数可越级使用，但不能逆用。规范性公文的结构层次序数，视需要可分为章、条、款、项、目。
(四)公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。在正文下空1行、左空2字标识“附件”，后标全熊冒号和附件名称。附件如有序号应当使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。附件名称长需要回行时应当与附件名称的文字对齐；正文中已注明附件(表)的，不再标明附件名称。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称应与公文中附件说明标识一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”(或带序号)。
(五)成文日期是公文生效的时间。成文日期，以发文机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准。电报以发出日期为准。成文日期应用汉字标明年、月、日，“零'写为“0”。
(六)公文除会议纪要外，应当加盖印章。单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。联合行文发文机关印章排列顺序应当与公文眉首发文机关排序一致；联合行文需加盖2个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，2个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm；联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并将印章加盖其上，每排最多3个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切，最后一排如余一个印章或两个印章，均居中排列，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。电报应在成文日期之上落发文机关名称，并在首页电报头右侧适当位置空白处(不得超出版心边距)加盖发电专用章。印章用红色。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(七)附注即公文需要说明的其他事项，包括公文的发放范围、请示性公文的联系人及联系电话等。附注应用圆括号括入，左空2字标识在成文日期下1行。
第十五条 置于主题词以下的各要素统称版记，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
(一)公文应当标注主题词；主题词最多不超过5个词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词位置在公文末页下端居左顶格标识，后标全角冒号；词目之间空1字。
(二)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词反线下1行，左右各空1字标识，“抄送”后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后1个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
(三)印发机关指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。印发日期一般为公文的送印日期，应用阿拉伯数字标识。印发机关和印发日期位于抄送机关反线之下(无抄送机关的在主题词反线之下)占1行位置。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关和印发日期下加一条反线。翻印上级机关公文，应当注明翻印机关和翻印日期。
第十六条 公文用纸、排版规格与印制。
(一)公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
(二)文字从左至右横写、横排。
(三)公文印制中字号的选用一般按大标题、小标题、公文主体等顺序依次从大到小选用。公文标题用2号小标宋体字，文中小标题用3号宋体字或黑体字；公文主体及未标明字体的用3号仿宋体字；秘密等级、紧急程度、“主题词'用3号黑体字，主题词词目用3号小标宋体字。
(四)公文每一页排22行，每行排28个字。
(五)页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
第四章 行文规则
第十七条 行文应当确有必要，注重效用。
第十八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十九条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。
第二十条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。
第二十一条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
第二十二条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第二十三条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十四条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十六条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十七条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章 发文办理
第二十八条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十九条 草拟。草拟公文应当做到：
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引公文标题用书名号“《》”，引发文字号用小括号“()”。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
关联法规：
第三十条 拟制公文，文中内容涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致时，主办部门应当列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第三十一条 审核。公文送负责人签发前，应当由办公室(文秘部门)进行审核；承办部门代政府起草的公文，应当经承办部门负责人审签后送政府办公室(文秘部门)审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施细则的规定等。
第三十二条 签发。
(一)公文制发应当由本机关负责人本人签字。
(二)以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。承办部门代政府起草的公文，应当经承办部门负责人审签后送政府办公室(文秘部门)审核，由政府办公室(文秘部门)送政府领导签发。
第三十三条 复核。公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第三十四条 缮印。
(一)经机关负责人签发的公文定稿，统由办公室(文秘部门)复核无误后印制公文正本。
(二)公文印刷时必须认真校对无误。印发后发现有错，应立即更正或重新印发。一般公文文字差错率应控制在十万分之一以下。
第六章 收文办理
第三十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十六条 签收。收到上级机关下发或下级机关上报的公文，文秘部门工作人员应当按照要求予以签字。
第三十七条 登记。机关收文可按来文机关分类登记。登记内容主要包括：收文编号、收文日期、来文机关、来文文号、文件标题、份数、秘密等级、处理情况、收者签名等。
第三十八条 审核。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘都门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十九条 拟办。经审核，对符合本实施细则规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见，送负责人批示或者交有关部门办理，不得积压或自行转发处理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本实施细则规定的公文，经办公室(文秘部门)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第四十条 批办。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。签批公文，字迹应清晰、工整。
第四十一条 承办。
(一)承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。一般公文应当在3日内办理完毕。
对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
(二)公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
第四十二条 催办。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第四十三条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。
(一)公文阅完后应当退给办公室(文秘部门)文书管理人员统一处理。个人不得保存应当归档的公文。
(二)发文机关应当对绝密文件和必须收回的机密、秘密文件按时清退，进行统一处理。
关联法规：
第四十四条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十五条 联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十六条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第四十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十八条 拟制、修改和签批公文，书写和所用纸张及字迹材料必须符合存档要求，应使用签字笔、钢笔或毛笔(均为蓝黑色或黑色墨水)。
第八章 公文管理
第四十九条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第五十条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第五十一条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第五十二条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第五十三条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第五十四条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十五条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
第五十六条 销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第五十七条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十八条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第九章 附 则
第五十九条 公文的特定格式(信函式格式、命令格式、会议纪要格式等)，依照《国家行政机关公文格式》有关规定处理。公文处理中涉及电子文件，按照上级有关规定执行。
第六十条 各级行政机关的办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第六十一条 本实施细则由铁岭市人民政府办公室负责解释。
