发布文号: 银办发［1999］161号
人民银行各分行、营业管理部、省会(首府)城市中心支行：
为规范人民银行电子公文的管理，确保传输系统的安全、高效运行，现将《中国人民银行电子公文传输系统运行管理办法》(试行)印发各单位，望遵照执行。 ?
附件：中国人民银行电子公文传输系统运行管理办法(试行)
1999年10月
第一章 总 则
第一条 为进一步加快中国人民银行系统内公文运转效率，总行建成了与各分行、营业管理部及各省会(首府)城市中心支行(以下简称各单位)之间的电子公文传输系统。为切实保证该系统安全、高效、畅通，并规范电子公文的管理，特制定本办法。
第二条 人民银行电子公文传输系统是人民银行办公自动化系统的重要组成部分，人民银行内部上报、下发的各类公文编辑制作成电子公文并通过该系统进行传输。
第三条 中国人民银行电子公文与印制公文具有相同效力，对电子公文的收发、传阅、签批、归档等均按《中国人民银行机关公文处理实施细则》(银办发[1996]67号)执行。
第四条 总行办公厅统一负责电子公文传输系统的管理。办公厅文电中心和各单位办公室负责电子公文传输的日常操作和管理。
第五条 办公厅和支付科技司统一组织“电子公文传输系统”应用软件的开发版本升级工作，并负责网络加密系统的选型和采购，以及公文排版软件的选型工作。
支付科技司负责服务器、打印机的统一选型。各单位科技部门负责其他相关设备的选型并按总行的要求进行设备的配置、安装、调试及技术支持等工作，确保系统正常运行。
第二章 工作机制及职责分工
第六条 各单位均设立电子公文传输工作站，配备机要人员具体负责电子公文的接收、传送工作。该项操作人员实行AB制原则，并保持相对稳定，以确保此项工作的连续性。
第七条 各单位办公室会同科技部门定期或不定期对电子公文和传输系统的运转和管理情况、有关技术人员和操作人员的工作情况进行监督、检查。
第八条 各电子公文传输工作站要遵守保密制度，严格依照规定的操作程序进行电子公文传输。传输过程中，发现问题要及时向总行办公厅、支付科技司反映。
第三章 电子公文传输范围
第九条 总行机密级以下各类文件(含机密级、下同)，包括：党委发文、行发文、党办与办公厅发文、电报等；各单位上报总行的机密级以下各类文件。
第十条 绝密级公文原则上暂不传输，待配置好点对点的加密设施后再进行传输。遇特殊情况，传输带绝密级文件要经办公厅或各单位办公室领导同意后，才可进行。
第十一条 总行各司局、党委各部门的公文暂不传输。
第四章 电子印章管理
第十二条 总行负责制作、颁发各单位的电子印章(两张电子印章的磁盘，一套用作备份)。如电子印章磁盘损坏，需向总行办公厅文电中心报告，并由文电中心重新制作，收旧换新，严禁私自制作和复制电子印章软盘。
第十三条 电子印章应视同实物印章，指定专人进行管理，不用时要锁入保险柜。电子印章使用严格按照印章使用权限进行，严禁空发、打印红头印章。
第十四条 对电子印章的TIF文件要由制章人员妥善管理，发送人员加盖电子印章时只能使用电子印章的EPF文件，不得将两类文件混用。
第十五条 电子印章只适用人民银行电子传输的公文。其他地方不得使用电子印章。
第五章 安全和保密管理
第十六条 电子公文传输机房为机要重地，非有关工作人员不得随意进入。机房要有严密的防范措施。
第十七条 电子公文传输密码半年更换一次。密码由不少于6位的数字或大写英文字母组成，由总行办公厅文电中心统一规定，即时通过机要途径发往各单位办公室。遇特殊情况，将随时改变密码，以保证电子公文的安全。
第十八条 电子公文传输系统各环节的操作人员要严守秘密，不得向无关人员透露操作程序、公文密码或提供公章软盘。
第十九条 操作人员要按规定收、发电子公文，不得随意扩大收、发公文的范围或延误办文时间。所有文件应及时备份，专柜保存。带有发文机关标识和印章的作废公文要按规定收集销毁。
第二十条 电子公文传输只能传输打包加密后生成的GW文件，不得将小样文件直接传输。
第二十一条 各单位应建立电子公文收发登记制度。对所有收发的电子公文均进行认真登记，以备清理、查询。
第二十二条 为防止传输网络受到计算机病毒和网络黑客的攻击，应采取如下措施：
(一)严禁在电子公文传输工作站玩电子游戏和进行与该业务工作无关的操作；?
(二)严禁使用不明的外来软盘，对必须借助软盘进行传输时，应事先作杀毒处理。?
(三)严禁传输专用微机与因特网进行联接。?
(四)电子公文传输操作过程中遇到异常情况时，操作人员要及时与科技部门联系，发现隐患及时解决。
第六章 电子公文传输的基本流程
第二十三条 经传输的公文要采用方正软件进行编排。各电子公文传输工作站的录入人员负责编辑排版，并指定红头和公章在公文中的位置。对其他类型的电子文档要转换成方正文件类型后，转交发送人员。
第二十四条 发送人员要依据纸质公文或公文清样用本系统连接需传输的电子公文及附件，审核无误后进行盖章打包工作，选定发送的范围。传输时要定义打印份数，填写发送文件登记单，并区分是否加密发送。
第二十五条 接收人员要及时接收电子公文，并按规定的打印份数进行打印、装订后按有关规定进行处理。对所有接收到的电子公文都要按规定认真填写电子回执，以便发送方及时了解相关信息。
第七章 对电子公文具体处理方法
第二十六条 公文的正文一律用方正软件进行编辑排版，盖章打包输入文件密码后方可发送。
第二十七条 对带有附件的公文可根据不同情况相应处理：
(一)附件与正文同为方正类型文件，发送时只需填写相关的说明事项，即可发送；?
(二)转发附件为B5幅面的纸质原件时，要进行扫描，生成图形文件并插入公文正文后，经方正编排生成单一文件再进行传送；
(三)附件超出正文纸张类型时，需作特殊说明，以便接收；?
(四)附件为Office系列的文件时，特殊情况可直接链接嵌入，但需作相应说明。
第二十八条 以下公文仍采用传统的邮寄方式发送：
(一)公文与附件版数总计超过30版的；?
(二)公文与附件的文字或表格字号小于4号字的；?
(三)传输的图形文件清晰度较差的。
第二十九条 接收方打印后的公文，按要求解除密码后存入归档子系统，按权限供阅读和查询使用。
第三十条 传输标准用纸为B5纸型(182×257毫米)，纵向。对不符合此规范的附件，需作相应处理后方可传输。传输B4表格文件时，在发送表单内作相应的说明后，再进行传输。
第三十一条 电子公文接收后，应采取双面打印方式进行激光输出。
第八章 设备维护和管理
第三十二条 各电子公文传输工作站要指定专人进行设备维护，始终保证设备处于良好畅通状态。
第三十三条 涉及电子公文传输系统的相关技术资料、软件等要有专人妥善保管，不得遗失。
第三十四条 任何单位与个人不得擅自修改程序编码和改动机器设备的设置参数，以保证各传输工作站软件与硬件的统一。
第三十五条 用于电子公文传输系统的微机、激光打印机等专用设备，不得兼作它用。
第三十六条 搬、挪动机器时要先断开连接电源，每日下班前都要对设备进行仔细检查。
第九章 监督检查
第三十七条 总行办公厅与支付科技司将对各分支行电子公文传输运行情况进行监督、检查。
第三十八条 总行办公厅将对制度完善、管理严格的各传输分站给予通报表扬和奖励；对违反操作规程、违反保密规定造成严重事故的，要追究当事人和负责人的责任。
第十章 其他事项
第三十九条 电子公文传输系统在中国人民银行NOTES电子邮件系统平台上运行。网络及电子邮件系统平台由科技部门统一配置、维护和管理。
第四十条 电子公文传输系统客户端设备配置情况：
(一)电子公文传输系统(其中包括：书生公司发排卡、电子公文运转数据库、方正编辑、盖章打包、阅读浏览器软件)；
(二)网络通信加密系统；?
(三)激光打印机HP4500、HP5000；?
(四)扫描仪；?
(五)网卡；
(六)中文WIN98或WIN95、NOTES4.6及相关系统软件。
第四十一条 各单位要设置电子公文传输系统的专用房间，并单独配置微机进行接、传电子公文。
第四十二条 附件扫描时，为保证适当的清晰度，扫描仪统一采用180DPI的密度设置。
第四十三条 为保证传输的公文不发生失真，对激光机需作如下设置：
激光机的驱动程序，采用书生公司专用驱动程序，激光机版面设置参数使用统一的标准参数。
第四十四条 本办法由总行办公厅负责解释，并根据试行情况进行修改。
第四十五条 各单位可依据本办法，结合自己的实际情况，制定具体的实施细则。
第四十六条 本办法自下发之日起施行。
