发布文号: 科办［２０００］０３６号
院机关各部门：
为做好院机关公文处理工作，现将《中国科学院机关公文处理规则》印发给你们，本规则自2001年2月I日起施行。l994年1月l0日印发的《中国科学院文件补充规定》、l998年8月3l日印发的《中国科学院机关公文处理规则》同时废止。
附件： 1．中国科学院机关公文格式
2．中国科学院机关公文批办单使用规范
3．中国科学院发文稿纸使用规范
4．中国科学院机关各部门代字
中国科学院办公厅
二○○○年十二月二十五日
中国科学院机关公文处理规则
一、总 则
(一)为做好院机关公文处理工作，使之规范化、制度化，结合院机关实际情况，制定本规则。
(二)中国科学院机关公文主要包括．中国科学院文件、中共中国科学院党组文件、中国科学院学部文件、中国科学院任免通知、中国科学院基建批复、中国科学院办公厅文件、中国科学院厅局文件。
(三)院机关各部门必须依照《中国科学院公文处理办法》和本规则，及时、准确、安全地做好公文处理工作。
(四)院机关各部门要进一步转变管理职能，减少审批事项，从源头上解决发文过多、过滥问题，大力精简文件。除重要工作、重要规章和重要会议必须以院名义或办公厅名义行文外，印发一般会议通知和会议纪要、商洽工作、询问答复问题等应当使用便函形式。讲话、资料等可用办公厅及各部门主办的简报、刊物印发。凡无保密内容、可以通过网络或电话进行信息传递的，各部门不要再发纸质文件。
二、收文办理规则
(一)收文办理指对收到的公文进行签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
(二)办文部门将收到的公文按阅件和办件分类处理。
(三)阅件处理主要包括：
1．阅件系指院属各单位或院外单位主送院机关参阅、知照性质的公文以及其他不需要拟办环节即可处理的公文。
2．经办人员应首先确定阅件传阅范围，－般情况下，从需要传阅的最高领导开始，逐级往下传递。在送阅过程中如领导修改传阅范围或顺序，或有重要批示，经办人员应及时了解并予以执行；阅件经几位院领导阅批，如后面阅批人对前面阅批人的意见作了重要补充或提出不同意见，经办人员应将后面阅批人的意见回传或复印给前面阅批人阅知。
3．重要文件(如中共中央文件、国务院文件)在传阅时应附“中国科学院文件送阅单”，阅件人在阅批时不要直接在文件上批示。
4．对附件较多或两件以上一并送阅的公文，应使用文件夹夹好传递，保持正文和附件的完整，防止其他文件混杂等情况发生。
5．阅件传递必须严格履行文件登记签收手续，
(四)办件处理主要包括：
l．办件系指中共中央、国务院及其各部门要求贯彻执行的公文、各省市机关要求办理的公文、院属各单位报院机关审批的公文以及院机关各部门报院领导批办的公文。
2．各部门报送院领导的办件，首页必须使用《中国科学院机关公文批办单》，并按照用纸各栏要求如实填写。报文部门主要领导或主管领导应签署“拟办意见”，重要事项必须经过部门主要领导同意后才能报院领导审批。
3．各单位报送院的(文件抬头写“中国科学院”)“请示”主管部门明确的，由办公厅直接转主管部门办理；涉及部门较多的，由办公厅确定主办部门后，由主办部门商有关部门办理。重要事项的办理结果应报主管院领导阅知。
4．办件如涉及多个部门，部门之间对有关问题经协商不一致，主办部门请院领导出面协调或裁决时，应列出各方理据，或提出几种可供选择的意见并注明本部门的倾向性意见后，再报院领导审批。
5．各单位报送院机关有关部门的“请示”，由部门自行办理。
三、拟稿规则
(一)拟制正式发文，首页必须使用《中国科学院发文稿纸》；院主办的联合发文(包括院机关各部门之间的联合发文)首页必须使用《中国科学院联合发文稿纸》。发文底稿一律使用A4型纸打印。
(二)拟稿应按照《中国科学院公文处理办法》的有关规定正确使用决定、通知、通报、意见、请示、报告、批复、函、会议纪要等文种，公文格式应规范。
(三)文稿内容应符合法律、法规、规章，党和国家的方针、政策以及院的有关规定，所提措施和办法切实可行，做到情况属实、观点明确、直述不曲、层次清楚、前后照应、文字精炼，篇幅力求简短。
(四)拟稿内容如涉及其他部门的职权范围，应送有关部门会签；内容涉及政策规章应送政策局会签。
四、审核规则
(一)文件送领导签发之前应当先进行核稿。
1．以院或院党组名义发文，由主办部门办公室(综合处)核稿，部门负责人审核后，送办公厅文书处核稿，经办公厅或党组办领导复核后按审批权限和领导分工，报请院领导审核签发。
2．各部门发文的核稿工作，由各部门办公室(综合处)主任(处长)负责并指定一名核稿员(该核稿员由办公厅备案，并经过培训)负责具体核稿工作。
(二)核稿人应当从以下几个方面对文稿进行审核．
l．有无必要发文，行文关系是否恰当。
2．是否符合公文的审批程序，需要与有关部门会签的，是否经过会签。
3．文稿内容是否符合法律、法规、规章，党和国家的方针、政策以及院的有关规定，所提措施和办法是否切实可行。
4．文种使用是否正确，公文格式是否规范。
5．层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表述是否简洁、通顺、确切。
核稿中发现问题或存疑，应及时向拟稿人进行了解，也可直接约请拟稿人共同修改，必要时可作退文处理。
(三)核稿人对改动较大的文稿应退回拟稿部门重新打印，卷面不清楚的稿件不能送领导阅批。
五、审批签发规则
(一)政策性强、涉及面广的重要公文，包括院的重要规章和重要的请示、报告等，由院长或主持工作的副院长审签；党务事项由党组书记、副书记审签。
(二)内容属于院领导分管范围的公文，由分管院领导审签；如涉及其他院领导分管范围的，须由有关院领导会审。
(三)有关经费、人事教育、外事出访、干部任免、基建项目、监察审计等方面的公文，按照院领导分工，实行主管领导“一支笔”审签。若院领导出差不能及时审签，应提前授权其他院领导代签。
(四)内容已经院长办公会议决定的和属于履行手续的公文，经院长或副院长授权，可由秘书长或副秘书长审签。
(五)院属各单位主办小型国际会议需以院名义上报的请示，经院长或副院长一次性授权，可由办公厅主任、副主任审签。
(六)以院名义办理赴港澳台的请示，经院长或副院长一次性授权可分别由国际合作局局长、副局长，人事教育局局长、副局长，院港澳台办主任审签。
(七)－般例行公事性公文以及以院名义联系日常业务事项的便函、介绍信等，经院长或副院长一次性授权可由办公厅主任、副主任审签。
(八)以办公厅名义发文，由办公厅主任、副主任审签，重要事项，由办公厅主任核报有关院领导核阅同意后签发。
(九)院机关各部门的公文，由各部门的局长、副局长审签。
六、时效规则
(一)办件承办部门(除政策、规章外)一般应在3日内提出拟办意见，在l5日内办结。超过3日未提出拟办意见或超过l5日未办结的应向分管厅局长报告；超过30日未办结，应写出专题报告向厅局主要领导报告并送主管院领导阅知。
(二)对下列公文应附有紧急标志：必须在3日内办结的或必须在一周内办结但审批环节较多的公文，应作为特急件限时处理；必须在一周或l0日内办结但需转请有关部门提出意见的公文应作为急件处理。特急件和急件的办理，承办部门应直接跟踪、催批。
(三)各部门办公室(综合处)登记处理来文应在4小时内完成；厅局领导审核来文应在1日内完成；院领导审核来文应在2日内完成。
(四)核稿时限：500字以内，应在4小时内完成；l000字以内，应在1日内完成，依此类推。
七、督办规则
凡党中央、国务院部署的重要工作和交办的重要事项；院党组会议、院务会议、院长办公会议决定的重要事项；院领导的重要批示；国务院各部委、各省市来函联系、商洽的重要事项；院属各单位报院的重要请示所形成的公文都必须进行督办。督办工作必须严格按照办公厅制定的《关于督办工作的若干规定》办理。
八、其他规则
(五)加盖院章应严格控制。除院发文外，院自然科学奖、科技进步奖、科学发明奖获得者和院先进工作者、院级劳动模范奖状可加盖院章(或加盖钢印)，其他院级单项奖获得者的奖状一般应加盖主办部门的印章，不得加盖院章。聘书加盖院章必须得到院领导的批准。
(二)公文印出后应当进行复核。发文由拟稿人进行复核(或由分管处长指定的人员复核)，然后由印刷厂负责送收发室发出，
(三)属于归档的公文，有关人员在公文办结后3日内对文件进行整理，然后分门别类、整齐有序存放在文件预立卷夹里。每年6月底之前，由各部门办公室(综合处)负责将本部门上年的档案移交办公厅档案处。
九、附则
本规则自200l年2月l日起施行。1994年l月10日印发的《中国科学院文件补充规定》、l998年8月3l日印发的《中国科学院机关公文处理规则》同时废止。
附件一：中国科学院机关公文格式
一、公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。
二、秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字，如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，
三、紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空l字，如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级项格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
四、发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文如任免通知、基建批复，可根据需要标识“中国科学院任免通知”和“中国科学院基建批复”。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文.
五、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；序号不编虚位(即l不编为001)，发文字号之下印一条与版心等宽的红线。
六、签发人
上报的公文(请示或报告)需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空l字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后列全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，下移红线，应使发文字号与最后一个签发人处在同一行并使红线与之的距离为4mm。
七、公文标题
红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
八、主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
九、公文正文主
送机关名称下一行，每自然段空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。
＋、附 件
公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：l．××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行项格标识“附件”。有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
＋一、成文时间
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时间标识位置见“十二”，
十二、公文生效标识
(一)单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正居中，下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
(二)联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
(三)特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
十三、附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
十四、主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空l字。
十五、抄送
公文如有抄送，在主题词下一行，左空l字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
十六、印发机关和印发时间
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发时间右空l字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
十七、校对和打字
位于印发机关和印发时间之下占1行位置，用3号仿宋体字。校对左空1字，打字右空l字。
十八、版记中的反线
主题词、抄送、印发机关和印发时间、校对和打字作为版记各要素，前3个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
十九、版记的位置
版记应置于公文最后一页(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。
二十、－些特定公文如任免通知和基建批复，可以使用公文的特定格式：“中国科学院任免通知”和“中国科学院基建批复”。
附件二
中国科学院机关公文批办单使用规范
一、中国科学院机关公文“办件”应当使用“中国科学院公文批办单”。
二、来文单位栏用于填写来文单位名称，如来文单位为本部门，应当标注本部门职能处(室)名称。
三、文件编号栏用于标注来文编号。
四、文件标题栏用于填写来文标题；如来文无标题，可根据来文内容，拟制标题。
五、收文日期栏用于填写来文签收日期。
六、拟办日期栏用于办件开始办理的日期。
七、密级用于标注涉密办件的秘密等级。
八、领导批示用于对拟办意见的批示；如批示内容过长，可加页批示附后。
九、拟办意见用于办件承办部门提出来文要点和拟办意见或建议。拟办意见要列出理据和几个操作方案供领导决策参考。对内容较复杂、说明性文字较长的办件，拟办部门要另页写出“提要或说明”附后并在拟办意见栏中注明。拟办意见需经本部门领导签署意见后报出。
十、承办部门栏用于填写承办部门或承办处室名称。
十一、送文时间栏用于填写办件送审的时间。
十二、承办人及电话栏用于标注办件拟办人姓名及联系电话。
附件三；
中国科学院发文稿纸使用规范
一、紧急程度用于标明紧急公文的不同程度。一般视紧急情况标明“特急”和“急件”。
二、密级用于标明秘密等级和保密期限。秘密等级分绝密、机密、秘密三个等级。保密期限根据有关规定确定。
三、发文字号用于标注所发公文的机关代字、年份、顺序号。年份用六角括号括起来。
四、签发栏用于签发人签署是否同意发文的意见。签发人签署意见包括“意见、姓名和签署日期”。
五、主办厅局领导审核和办公厅主任审核栏用于按签发程序送请有关领导审签的意见。－般写“请××同志审签”，“请××同志审核”。由主办厅局领导和办公厅主任签署姓名、日期。
六、核稿栏用于核稿人签署姓名、日期。
七、拟稿栏用于拟稿人签署姓名、日期，处室名称，处室负责人姓名、日期。
八、标题栏用于填写公文标题。公文标题包括发文机关名称、主要内容概括、文种3个要素。
九、会签栏系发文内容涉及其他部门职责范围时，有关部门负责人签署意见。联合发文使用《中国科学院联合发文稿纸》，其会签栏由会签单位或部门负责人签署是否同意发文的意见。
十、主送单位栏用于填写主送单位名称。(主送单位名称应使用全称或规范化简称)
十一、抄送单位栏用于填写抄送单位的名称。(抄送单位可以使用规范化简称)
十二、主题词栏用于填写该公文的主题词。(主题词依照《中国科学院公文主题词表》标引)
十三、附件名称栏用于填写附件名称。(如写不下时，可用括号注明“见正文所列”)
十四、校对栏用于文件发出前复核人签名。
十五、打印栏用于标明打印份数。
附件四：
中国科学院机关各部门代字
办公厅 (办字)
学部联合办公室 (学部字)
基础科学局 (基字)
生命科学与生物技术局 (生字)
资源环境科学与技术局 (资字)
高技术研究与发展局 (技字)
高技术产业发展局 (产字)
科技政策局 (政字)
综合计划局 (计字)
人事教育局 (人教字)
基本建设局 (建字)
国际合作局 (际字)
京区党委 (京党字)
监察审计局 (纪监审字)
离退休干部工作局 (离退字)
