发布文号: 国质检办[2006]175号
各直属检验检疫局，各省、自治区、直辖市质量技术监督局，认监委、标准委，各司(局)，各直属、挂靠单位：
为加强对声像档案的管理，丰富质检档案馆藏，特制定《国家质检总局声像档案管理规定》，现印发你们，请遵照执行。
2006年4月25日
国家质检总局声像档案管理规定
一、总 则
第一条 为加强国家质检总局声像档案的管理，更好地开发声像档案信息资源，依据《中华人民共和国档案法》和《国家质检总局机关档案管理办法》，结合工作实际，特制定本规定。
关联法规：
第二条 国家质检总局的声像档案是指总局机关各部门、系统各单位或个人在社会实践活动中直接形成的具有保存价值的录音、录像、照片、数码照片、影视片等以及文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影视片(母片)、照片(含底片)、数码照片(数码图像光盘)和文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是质检系统各单位档案的重要组成部分，必须由档案部门实行集中统一管理。
第四条 声像档案是特殊载体，它的记录形式及制作方法、保养条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律进行特殊整理和特殊管理。
二、声像档案的归档范围及要求
第五条 归档范围。
(一)反映国家质检总局主要职能活动的声像资料。
(二)党和国家领导人及著名人物参加的与国家质检总局有关的重大活动的声像资料。
(三)在检验检疫、质量技术监督等主要业务活动中形成的声像资料。
(四)在重要外事活动中形成的声像资料。
(五)记录质检系统重大事件的声像资料。
(六)其他单位形成的与国家质检总局有关的重要声像资料。
(七)其他具有保存价值的声像资料。
第六条 归档要求。
(一)声像档案是质检系统各单位档案的一个重要组成部分，必须收集齐全，规范整理，由档案部门实行集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。
(二)接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件。
(三)声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
(四)凡应归档的声像材料，由形成部门进行整理、编辑，并加以必要的文字说明，档案部门负责监督、检查和指导。
(五)归档的声像材料必须在有关的设备上演示或检测，档案部门认为运转正常、图像清晰、声音清楚、内容完整准确后方可办理移交手续。
第七条 声像档案的归档。声像档案资料应在形成后一个月内随立档单位其他载体形成的档案同时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间；档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第八条 声像档案资料的征集。质检系统各级档案部门有责任随时征集重要声像资料，在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国质检部门重大事件的，应向总局办公厅报送目录和相关的复制件。
第九条 声像档案费用的报销。国家质检总局机关各部门、系统各单位或个人凡属本办法第 五条的声像档案资料，其形成的合理费用，将在该档案资料按要求向档案部门归档后，经档案部门审核签字，由财务部门给予核报。
三、声像档案的分类与整理
第十条 分类原则。声像档案一般按年代、问题(内容、事由)进行分类。分类时必须遵循声像载体材料的自然形成规律，保持声像载体之间的有机联系，注意其成套性的特点，便于保管和利用。
第十一条 组卷方法。
(一)照片(含数码照片)一般按专题、内容组卷。同一专题、内容的照片(含数码照片)数量较多时可组成若干卷，数量少时可将若干专题、内容的照片组成一卷。底片或数码图像光盘的组卷要与纸质照片相对应，并注明参见号。
(二)录像带、电影胶片等档案原则一卷(盒)为一个保管单位。
(三)录音带、光盘等可由若干(盘)组成一个保管单位。
第十二条 整理方法。
(一)声像档案应编写文字说明，并与档案载体一同存放。
1．照片(含数码照片)档案应简要说明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。
2．完整的数码照片档案应包括数码图像文件、纸质数码照片和文字说明三部分。不得对归档的数码图像进行技术修改。归档的数码图像文件材料应是原件，剪切版和修改版不能作为档案归档。
3．纸质数码照片档案装具与各立档单位使用的照片档案装具可混合使用。
4．数码图像文件应按照以下的方法进行整理、保存：将数码图像文件刻录在光盘上保存。采取一式3套，即一套封存保管，一套提供利用，一套异地备份。
5．录像、录音材料以自然盒(盘)为单位注明责任者、地点、时间、内容、密级、带长(时间)、编号等。
6．光盘、软盘等应注明存储文件的内容、运行的软件、硬件环境、版本号等。
(二)一个保管单位内装有若干盒(盘)声像档案的，应填写卷内文件目录。
(三)声像档案应装入具有一定硬度的特制盒套内，其封面与一般档案卷、盒一样，分别填写档案号、题目、责任者(录制单位或个人)、录制时间、密级、保管期限。填写卷内备考表，说明卷内声像材料的整理、变动情况。
(四)应严格按照声像档案载体的分类、整理顺序编制案卷目录。
第十三条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十四条 声像档案的保管期限。应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素划定保管期限。
第十五条 文字说明的编写。文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。文字简洁、语言通顺。时间用阿拉伯数字表示。
声像档案的著录依照GB3792．5-85《档案、著录规则》进行。
四、声像档案的保管
第十六条 声像档案原则上由本单位档案部门集中统一保管。个别保管条件确有困难的单位，可在集中统一管理的前提下，实行集中保存的管理方式。
第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的载体，要进行必要的技术处理。
第十八条 保存声像档案的适宜温度为：温度14℃至24℃，相对湿度40％至60％。
第十九条 保存声像档案的库房应能防火、防光、防尘、防潮、防高温、防磁、防有害气体。录音带、录像带均应竖放在专用柜内。
第二十条 各立档单位应定期对声像档案进行检查，发现问题，及时解决。
第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，并登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
五、声像档案的开发利用
第二十三条 档案部门要根据需要，编制必要的声像档案检索工具，以便查找利用。要严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十四条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借；利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案部门负责办理。如在借用中造成损坏的，由借用单位负责赔偿。
第二十五条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现有的声像档案。声像档案在保管和利用过程中，如发生损毁等违反法律规定的行为，要按照《中华人民共和国档案法》有关条款处理。
六、附 则
关联法规：
第二十六条 本规定适用于国家质检总局机关及系统各单位。
第二十七条 本规定由国家质检总局办公厅负责解释。
