发布文号:
一、订定依据:
本制度依据财政部证券暨期货管理委员会九十二年一月二十日台财证(稽)字第○九二○○○○二七九号令「证券暨期货市场各服务事业建立内部控制制度处理准则」订定。
二、内部控制之定义:
系指各期货经理事业之管理阶层所设计,并由董事会、管理阶层及其他员工执行之管理过程,以合理确保下列目标之达成:
(一)营运之效果及效率。
(二)财务报导之可靠性。
(三)相关法令之遵循。
而所谓有效之内部控制制度,为期货经理事业之董事会及管理阶层能合理确保下列事项:
(一)董事会及管理阶层知悉营运之效果及效率目标达成之程度。
(二)财务报导系属可靠。
(三)已遵循相关法令。
三、内部控制之目标:
内部控制之目标可分为下列三类:
(一)与营运之效果及效率有关之内部控制。
(二)与财务报导之可靠性有关之内部控制。
(三)与相关法令之遵循有关之内部控制。
四、内部控制之组成要素:
内部控制包括下列组成要素:
(一)控制环境:系其它组成要素之基础,为塑造组织文化、影响员工控制意识之综合因素。影响控制环境之因素,包括员工之操守、价值观及能力;管理阶层之管理哲学、经营风格,及聘雇、训练、组织员工与指派权责之方式;董事会、监察人之关注及指导等。
(二)风险评估:系期货经理事业辨认其目标不能达成之内、外因素,并评估其影响程度及可能性之过程。其评估结果,可协助期货经理事业设计必要之控制作业。
(三)控制作业:系帮助管理阶层确保其指令已被执行之政策及程序,包括核准、验证、调节、复核、定期盘点、记录核对、职能分工、保障资产实体安全,及与计画、预算或前期绩效之比较。
(四)信息及沟通:内部控制须能产生规划、监督等所需之信息,及提供信息需求者适时取得信息。可分为信息及沟通两项说明,如下所列:
1.所谓信息,系指信息系统辨认、衡量、处理及报导之标的,包括营运、财务报导或遵循法令等目标有关之财务或非财务信息。
2.所谓沟通,系指把信息告知相关人员,包括期货经理事业内、外部沟通。
(五)监督:系指评估内部控制品质之过程,包括评估控制环境是否良好,风险评估是否及时、确实,控制作业是否适当、确实,信息及沟通系统是否良好等。监督可分持续性及个别评估,前者谓营业过程中之例行监督,后者系由内部稽核或管理阶层在内之其它人员进行评估。
五、内部控制之范畴:
涵盖期货经理事业本身之一切作业,除「会计」和「财务」工作外,举凡在政策、计画、组织、协调、控制与预算等「管理」方面之职能,以及与「业务」有关各项作业所采行之程序和标准,均为内部控制之范畴;此外,内部控制包括编制及分发报告与分析资料给各管理阶层,俾供其能随时掌握期货经理事业本身之各项业务状况。
六、内部控制与财务报表之查核:
内部控制之良莠为会计师决定查核程序与抽查范围的依据––根据审计准则公报第一号第四条规定:「对于受查者(期货经理事业)内部控制制度应作适当之研究与评估,以衡量其可资信赖之程度,藉以厘订查核程序,决定抽查范围」。会计师办理财务报表查核签证时,应将受查期货经理事业之内部控制制度列为检查项目,并于查帐报告书内说明其执行情形,俾使社会大众了解期货经理事业经营状况,以维护投资人之权益。
七、内部控制之内容:
为便于内部控制制度之建立,宜将期货经理事业内部之主要活动作系统性之划分,以相互关连之各项作业形成交易循环,建立彼此之关系。期货经理事业之一般经营活动约可划分为下列八大单元:
(一)业务及收入循环
(二)采购及付款循环
(三)薪工循环
(四)融资循环
(五)固定资产循环
(六)投资循环
(七)计算机作业与信息提供
(八)管理控制制度循环之划分与各循环所包含之内容,各期货经理事业得视实际情况调整之。
八、内部控制制度之设计:
内部控制制度之建立,须针对各期货经理事业之特定情况而设计。期货经理事业之最高主管、各部门主管、企划幕僚、稽核人员,以及各业务单位相关人员,应组成内部控制制度设计作业小组,参与设计:
(一)设计之内容包括:
1.制订各交易循环之作业程序。
2.设定各作业程序之控制重点。
3.设计使用之窗体。
(二)设计之原则包括:
1.依各项业务实际需要规划作业流程,采分段作业。在每一流程或循环中,设定若干关键点(KeyPoint),负责检查各项作业处理过程中有无错误,是否符合规定等,以具体数据或文字表达,并予签认,以负连带责任。
2.各项业务应视其性质分由不同单位或职掌处理,不由任一个单位或个人全程包办;如办理资金出纳者,不应兼办帐务,以达到相互牵制之效果。
3.应与内部稽核作业配合,各关键点之作业内容应力求表格化,俾利稽核、追踪及考评。
九、内部控制制度之实施:
内部控制制度之实施为一持续性作业,经由对各项经营与管理作业的不断检查,发觉与期货经理事业政策、作业程序、既定目标或预期标准乖离之事实,则藉回馈系统反应至适当之管理阶层,并针对问题采取必要之修正措施,以确保期货经理事业依循规划方向进行经营,同时藉由内部牵制手段达到勾稽之目的,以防止作业弊端之发生。此责任非属某特定单位或部门,亦不限于管理阶层,而在于全体员工不断的推动与执行。
十、内部控制制度之建立与实施,至少应包括下列要件:
(一)管理阶层应体认内部控制之重要性,负责制度之建立及修订,并确保制度持续有效运作。
(二)建立内部控制制度,应配合业务、财务及管理之需要,涵盖以交易循环为基础之控制及非交易循环之管理控制。
(三)组织规划应合理化,并明确划分权责。交易事项之授权、核准、执行及记录等步骤,应由不同之部门或人员负责,资产之记录与保管等职能宜予分立,俾相互验证其正确性。
(四)建立健全会计制度,俾正确记录交易事项,适时提供有效会计信息。
(五)建立员工甄选、任用、升迁、培训等人事制度,俾以适当之工作人员提高内部控制之效能。
(六)设置内部稽核人员,协助管理阶层调查、评估内部控制制度,适时建议改进,以求有效持续实施。
十一、本标准规范之使用:
(一)内部控制制度之设计,须考量公司使命、经营环境、本身优劣条 件等因素,并针对期货经理事业之特性而厘定。本标准规范系以假想情况而设计,以追求合理化为前提,参酌学理实务与部分期货商及证券投资信托事业之情况编制而成。虽在编制时力求周延详尽,但仅能顾及一般情况,无法涵盖部分期货经理事业之特殊情况。其主要目的在提供形式上的范例,供作各期货经理事业编制内部控制制度时参考;至实质内容,由于各期货经理事业规模大小、组织架构、管理方式不一,故本标准规范仅就该制度之控制重点作原则性规范,对各相关之管理控制制度,则由期货经理事业就其授权、核准、执行程序及相关控制窗体订立书面化制度。
(二)各期货经理事业自订之内部控制制度,作业程序及控制重点至少应包括本标准规范所订内容,并得视期货经理事业本身经营状况自行增列控制重点,惟自行增列部分,不得违反相关法令规章之规定。尔后如有法令增、修订或期货经理事业内、外在情况变动等情事,应即配合检讨修正内部控制制度内容,以确保制度之完整性及有效性。
(三)本标准规范内容之部门职掌定义如下,各期货经理事业得依其组织架构调整之,惟依据期货经理事业管理规则第九条规定,期货经理事业应至少设置一部门专责办理全权委托期货交易业务之研究分析、交易决定、交易执行及推广或招揽。
1.专户管理部:确定交易方针、决策交易商品、决定交易比例、督导执行单位、检讨交易绩效。
2.研究部:研究分析、搜集信息、建立交易决策系统。
3.交易部:执行交易、编制报表、申报交易。
4.业务部:业务开发、行销企划、广告公关、开户作业、维系与管理客户关系。
5.稽核室:各项业务、财务、人事、风险控管作业之查核、内部控制与内部稽核制度之规划、执行与检讨。
6.管理部:负责总务、出纳、人事、财会等工作。
7.信息部:负责计算机化作业之规划、推动及执行等工作。
本标准规范之内容参考中华民国九十二年四月出版之「期货商内部控制制度标准规范」编制而成。
(四)为求文字精简,本标准规范中各单位名称简称如下:
1.行政院金融监督管理委员会证券期货局:主管机关2.台湾期货交易所股份有限份公司:期交所3.台湾证券交易所股份有限份公司:证交所4.中华民国期货业商业同业公会:期货公会5.财团法人证券暨期货市场发展基金会:证基会