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一、适用范围
(一)期货经理事业稽核人员办理稽核事宜,依本制度规定办理。
(二)内部稽核工作执行范围包括期货经理事业各单位。
(三)稽核人员办理内部稽核工作,分定期及不定期二类,定期性稽核,由稽核人员依期货经理事业年度查核计画执行;不定期性稽核,由稽核人员依指示或视业务需要办理。
二、稽核目的内部稽核之目的,在于调查、评估内部控制制度之缺失及衡量营运之效率,适时提供改进建议,以确保内部控制制度得以持续有效实施,并协助管理阶层确实履行其责任。
三、内部稽核单位之职能
(一)调查、评估期货经理事业本身之内部控制制度及各项管理制度之健全性、合理性及有效性。
(二)调查、评估期货经理事业内部各单位执行各项计画或政策及其指定职能之效率,例如确定各部门适当之人事编组、各项交易循环均有良好纪录,同时能避免现金、有价证券或其它资产之浪费,俾适当防范舞弊或无效率情形之发生,并比较分析营运绩效,检讨经营成果,进而采取有效对策,以增进经营效率。
四、稽核人员职责及工作范围
(一)稽核人员秉承期货经理事业最高主管(总经理以上)指挥监督,执行内部稽核工作。
(二)稽核人员执行工作遇有疑问时,应于获得解释及彻底了解后,方得提出处理意见。
(三)稽核人员执行内部稽核工作,以完成下列任务为目的:
1.稽核内部控制制度是否有效且完备。
2.稽核各项资产是否实际存在,除帐(卡、檔)所列外,有无其它资产。
3.稽核各项负债是否实际存在,除帐(卡、檔)所列外,有无其它负债。
4.稽核各项收支及成本并与当期预算比较,如有超支或短收,应查明原因。入帐基础分类标准计算结转,是否悉照会计制度办理。
5.稽核帐(卡、檔)上所列数字,是否均有合法根据。
6.稽核经营绩效、成本比较、预算执行及财务状况等并予以评核。
(四)稽核人员执行工作时,如发现员工有不当情事,除与其直属主管连系外,应即向期货经理事业最高主管报告,不得直接处理。
(五)稽核人员执行工作时,得调阅一切档案,受查单位不得拒绝或隐匿,如属机密性之档案,应先报准后始得调阅。
(六)稽核人员每次查核完毕,应填写稽核报告,并检附相关文件呈报所见缺失及改进建议,再继续追踪改善情形。
(七)稽核报告应依规定格式填写,装订成册并于封面注明起讫时间,妥为保管;稽核报告、工作底稿及相关资料应至少保存三年。另有关内部稽核工作执行情形尚应依规定按期填报相关单位备查。稽核报告之完成期限,日查核应于查核日后二日内完成,周查核应于受查期限后五日内完成,月、季及半年查核应于受查期限后二周内完成。
(八)稽核报告未经期货经理事业最高主管转呈负责人或其被授权人核示后,不得径行办理。
五、稽核人员应注意事项
(一)稽核人员应具超然独立性,以客观公正之立场,求真求实之精神,忠诚勤勉之态度,执行其职务。
(二)稽核人员应持续参加主管机关或专业机构举办或期货经理事业本身自行举办之内部稽核讲习及各项专业课程,以提升稽核品质及能力。
(三)稽核程序按查核计画进行,避免不必要之讨论与咨询,尽量减少影响受查单位经办人员本身之工作,遇有不明了之事项,应于适当时间提出询问,至彻底了解为止。
(四)勿与受查单位人员争论制度上之不完备,发现错误情事不得当面批评,受查单位人员如有申诉或建议,应细心聆听,勿与辩论。
(五)稽核人员应充分了解现行相关法令,并熟谙期货经理事业现行内部控制各种制度、规章,尚应透彻了解受查单位之单行办法及特殊情况。
(六)稽核人员应事前熟知受查单位之历史背景、重要资料及以往稽核报告内容。
(七)稽核人员应对查核结果予合理判断,并根据可靠之理论基础,取得足够而适切之证明。
(八)稽核人员执行查核工作系接触期货经理事业第一手机密档案资料,应严格保密,并应提高警觉,注意文件安全,以防失落。