发布文号: 档秘字第09300009571号
中华民国九十三年二月十日档案管理局档秘字第09300009571号令修正发布全文22条；修正条文自发布日施行
第1条 本办法依档案法(以下简称本法)第九条第一项规定订定之。
第2条 本办法用词定义如下：
一、电子储存：指档案以计算机或自动化机具等电子设备处理，并予数字化储存之程序。
二、源文件：指供电子储存作业处理之档案。
三、电子媒体：指电子储存使用之媒介物，包括磁带、磁盘(片)、光盘片等媒体。
四、电子影音档案：指源文件数字化为影像或声音资料，储存于电子媒体者。
五、电子影音档案正版：指直接由源文件进行数字化处理并储存于电子媒体，而用以保存之影像或声音资料。
六、电子影音档案副版：指电子影音档案正版经软件处理后储存于电子媒体，而用以调阅应用之影像或声音资料。
七、确认：指档案管理机关证明电子影音档案及其复制品与源文件内容相同之程序。
八、加密：指利用数学算法或其它方法，将电子影音档案以乱码方式处理。
九、备份：指在原有之技术环境下，复制档案内容至另一储存媒体。
十、转置：指信息系统之软硬件过时或失效，需进行软硬体格式转换，以便日后可读取之作业程序。
第3条 档案之电子储存作业，应由管理该档案机关办理；必要时，得委外为之。
前项委外办理档案之电子储存作业，应于管理该档案机关内或其指定场所为之。
第4条 永久保存档案与定期保存档案宜分别储存于不同之电子媒体。
第5条 办理档案电子储存，应参照档案中央主管机关订定之机关档案管理信息化作业要点有关规定，采用适当之电子媒体及储存格式，并宜采只读方式储存之。
第6条 纸质类档案进行电子储存前，应整理源文件，必要时得予拆卷；有破损者，应即修补，并应注意其顺序，且于储存作业完成后恢复原状。
办理前项电子储存时，应避免影像之歪斜及跳漏页。
第7条 摄影类档案进行电子储存前，应检查该照片、微缩片、正片、负片或影片之保存现况；有损坏者，应即修复。
办理摄影类档案电子储存时，应配戴棉质或尼龙手套，并避免留下指印或刮痕。
第8条 录像(音)带类档案进行电子储存前，应进行检查；有损坏者，应即修复。
办理前项电子储存时，应将录像(音)带之防误抹孔关闭并倒带至起点，以避免损及内容。
第9条 办理档案电子储存，应注意下列事项：
一、维持影像及声音之完整清晰。
二、避免重复作业造成源文件之损害。
三、有错误或缺漏者，应立即补正。
第10条 办理档案电子储存时，管理该档案机关应检视并确定其内容与源文件完全相同；必要时得采电子签章方式处理，或加密储存之。
第11条 档案经电子储存后，档案管理人员应将电子媒体编号及源文件处理情形等事项，注记于档案目录或提供检索功能。
第12条 档案经电子储存后，应于电子媒体中制作电子说明文件，注记「同原档案」字样，并记录下列事项：
一、档案管理机关。
二、电子媒体编号。
三、制作完成日期。
四、电子影音档案清单。
电子影音档案副版，应注记「推定其为真正」字样。
第13条 电子媒体之外包装应标示下列事项：
一、档案管理机关。
二、电子媒体编号。
三、制作完成日期。
电子媒体储存之内容属机密档案者，其外包装并应依相关规定标示。
第14条 电子影音档案正版应制作备份，并分置于不同地点保管之。
第15条 实施档案电子储存之机关应定期检讨相关软硬件设施之有效性，必要时应办理转置作业。
前项转置作业应注意档案内容之完整及安全，避免不当之增、删及抽换。
第16条 各机关更换档案电子储存作业相关软硬件设施时，应先制作备份，避免资料流失。转置时，亦同。
第17条 实施档案电子储存之机关应定期查验电子媒体；有损坏者，应即修复；无法修复时，应予作废，重行制作；无法制作时，应于档案目录注记。
前项媒体之作废方法，准用档案中央主管机关订定之机关档案保存年限及销毁办法第十二条规定。
第18条 电子媒体之保存场所，应有适当环境控制及安全管制措施，避免损坏或遗失。
前项措施应参照档案中央主管机关订定之档案库房设施基准有关规定办理。
第19条 电子媒体应依媒体种类分别存放；存放时应依电子媒体编号排列，并制作登录簿，以备查考应用。
第20条 电子影音档案及其复制品之确认，应由管理该档案机关检查并确定其内容与源文件完全相同后，始得视同原档案或推定其为真正。
第21条 电子影音档案正版需重行制作者，应依本办法相关规定办理。
第22条 本办法自本法施行之日施行。
本办法修正条文自发布日施行。
