发布文号: 科办[2000]030号
院机关各部门:
为进一步规范院机关机要文件管理工作,现将《中国科学院机关机要文件管理规则》印发给你们。本《规则》自2001年l月1日起施行。
中国科学院办公厅
二○○○年十一月三十日
中国科学院机关机要文件管理规则
一、总则
(一)为做好院机关机要文件管理工作,使之规范化、制度化,制定本规则。
(二)机要文件是指中共中央、国务院以及国务院备部门和国家军事机关印发的带有密级的文件。机要文件一般只发组织,不发个人。
(三)院办公厅是院机关机要文件的管理部门。办公厅机要室负责院机关机要文件的具体管理工作。院机关各部门综合处或办公室对签收的机要文件实行管理。
(四)各部门应选派政治可靠的共产党员管理机要文件。机要文件管理人员要立场坚定,坚持原则,认真负责,遵守保密纪律,严守国家秘密。
(五)机要文件管理人员要相对固定,调动工作或长期离职时,必须将其保管的机要文件正式移交并办理移交手续,同时通知机要室。机要文件管理人员因公外出或请长假时,应请示主管领导指定适当人员代理工作并通知机要室备案,不得擅自找人代理。
二、登记、收发规则
(一)各部门机要文件管理人员对机要文件要严格履行签收、登记和注销手续。
(二)各部门向外发送机要文件时,必须通过机要交通(院收发室)或专人传送。
(三)机要文件必须封装并在封套上标注密级,绝密文件和资料还应粘贴密封条或加盖密封章。
(四)发往国内、外的密电,一律送机要室统一办理。拍发密电只限于特别重要和紧急的事项。一般事项尽量采用其他方式解决。
三、传阅规则
机要文件须按文件规定的范围阅读。
(一)绝密、机密、秘密文件严格按照文件规定的范围和领导同志的批示阅读和办理。
(二)发至省、军级的中共中央文件,供副部级以上领导和现任司局级的党员干部阅读。发至县、团级的中共中央文件,供处级以上党员干部阅读。按中央的要求或院党组的决定,有些中共中央文件可传达到全体党员或群众,但各部门不得自行扩大传达范围。
(三)离退休党员干部可到指定的阅文室阅读相应级别的中共中央文件或到指定地点听组织传达。
(四)各部门应每两个星期之内至少一次到机要室取文件,领导秘书应每天一次到机要室取文件。急件由机要室及时报送领导阅批或通知有关部门办理。机要文件登记后应立即呈送有关领导阅批,领导同志阅后的文、电如有批示,按批示意见速送有关部门办理。文件阅办不得拖延积压。
(五)绝密文件和密电要严格执行当天阅后当天归还制度,若特殊情况需要留用,要通知机要室并严加管理。
(六)严禁绝密件和密电横传、翻印、复制和传抄。中共中央文件和国务院文件不得自行复制扩大发送范围,如有特殊情况需要复印,必须经办公厅领导同意并通知机要室。复印件应送机要室盖章备案,按正式文件同样管理。
四、借阅规则
(一)各部门现任司局级以上党员干部可直接到机要室阅览机要文件。
(二)各部门可向院机要室借阅机要文件,由本部门管理机要文件的同志到机要室办理借阅手续。借阅文件要当面点清,登记签收,按期归还,时间不超过一周。如需延长,必须办理续借手续。
(三)查阅已归档的机要文件,原则上在院机要室和档案处阅览。
五、归档、清退与销毁规则
(一)凡经院机要室转给各部门的密电以及各部门通过机要室发往国内外的密电底稿,一律由各部门自行立卷归档。不需要立卷归档的密电,阅办后应及时清退院机要室。
(二)机要文件必须定期进行清理、清退和销毁。院机关各部门每年第一季度将前一年所收的机要文件认真进行一次清理,并按时核对文件清单后到机要室办理清退手续。
(三)严禁将机要文件、资料卖给废品收购站或小贩。
六、保密规则
(一)机要文件的保密工作,是党和国家机要工作的重要组成部分。各级领导应当高度重视,带头遵守保密制度和保密纪律,加强保密教育,经常督促检查,发现漏洞及时采取措施,严防失、泄密的事件发生。
(二)机要文件要严格保管,存放在保密柜,不得遗失。机要文件、重要资料不得带回家或带到公共场所。如遇特殊情况必须随身携带绝密文件、资料时,事先必须经本部门主管领导批准,办理登记手续,并要二人同行,严密看管,不得遗失。携带机密、秘密文件时,必须放在公文包中乘坐有安全保障的交通工具。
(三)各部门要有适当的地点和安全的设备存放机要文件。
(四)严禁使用普通电话机(尤其是手机)交谈机要文件的内容。机要文件不得用普通传真机传递,也不得在办公室外口述。
(五)不得在未采取数据保护和网络安全保密监控管理技术措施的计算机网络输入、保存和传递机要文件。
七、罚 则
(一)机要文件丢失或失控一个月以上又找到,能证明其没有被扩散的,给予当事人批评教育,不能证明其没有被扩散的,给予当事人通报批评。
(二)如发现丢失机要文件,当事人和部门要迅速查明情况及时向本部门领导和机要室报告,能证明不会扩散的,当事人要写出书面检查.不能证明是否被扩散的,各部门要视情节轻重给予当事人通报批评和行政处分,本部门领导要承担一定的责任。
(三)泄露国家秘密情节严重,构成刑事犯罪的,依法追究其刑事责任。