发布文号: 厅办发[1999]5号
各司（局）：
新修订的《民政部机关公文处理实施细则》已经部长办公会议审议通过。现印发你们，从1999年7月1日起执行。
民政部机关公文处理实施细则
为进一步简化办事程序，提高工作效率，实现民政部公文处理工作的规范化、制度化，根据《国务院工作规则》和国务院办公厅关于公文处理的规定，制定本实施细则。
一、公文划分
民政部公文包括在开展工作中形成的公文和电报。
民政部公文分为正式公文和非正式公文两类。
正式公文
（一）民政部令
发布行政规章。
（二）民政部公告
1．发布全国行政区划变更、命名、更名等事宜。
2．其他以民政部名义发布的重大事宜。
（三）民政部行政复议文书
1．民政部行政复议受理通知书。
2．民政部补正复议申请通知书。
3．民政部行政复议不予受理裁决书。
4．民政部行政复议决定书。
5．民政部行政复议决定书送达回证。
6．其他行政复议文书。
（四）民政部行政处罚文书
1．民政部行政处罚告知书。
2．民政部行政处罚听证通知书。
3．民政部行政处罚决定书。
4．其他行政处罚文书。
民政部行政复议文书和民政部行政处罚文书的使用、管理另行规定。
（五）民政部文件
1．向党中央、国务院报告工作、反映问题、提出建议。
2．向国务院请示有关工作。
3．批复经国务院批准的县级行政区划变更、地名变更和其他民政职能范围内的请示类公文。
4．发布民政工作方针、政策、决定、决议和其他规定性的通知等。
5．印发党和国家领导人对民政工作的指示和部领导在全国性重要会议上的报告。
6．印发全国性重要会议形成的文件。
7．印发民政工作中、长期规划。
8．印发经国务院批准同意的民政部请示、报告。
9．转发具有普遍指导意义的民政工作典型经验。
10．通报全国民政系统的奖惩事项。
11．与平行机关联合行文。
12．转发其他部委与民政事业有关的政策法规性文件。
（六）民政部会议纪要
1．党组会议纪要
2．部务会议纪要
3．部长办公会议纪要
（七）民政部函件
1．以民政部名义与平行机关或不相隶属机关之间互相商洽工作，询问和答复问题。
2．向有关主管部门申报和请示批准有关事项。
3．向民政系统下发知照性公文。
4．其他需要以民政部名义履行手续的行文。
（八）民政部任免通知
发布人事任免决定。
（九）民政部办公厅文件
1．印发民政部机关规章制度。
2．印发部务会议、部长办公会议和中央领导作出的需要贯彻执行的事项决定。
3．与平行机关联合行文。
（十）民政部办公厅函件
1．转发各地民政部门对全局有指导意义的典型经验。
2．以办公厅名义与平行机关或不相隶属机关商洽工作，询问和答复问题，向有关部门申报和请求批准有关事项。
3．下达以部名义组织的活动和召开会议的通知。
4．处理答复全国人大代表的议案、建议、来信和全国政协委员的提案、来信。
民间组织管理局、优抚安置局可以以民间组织管理局、优抚安置局的名义，向全国民政系统及平行机关发文。制发的公文为民间组织管理局函件、优抚安置局函件。
（十一）民间组织管理局、优抚安置局函件
1．与各部委平行机关、全国民政系统及其他不相隶属机关之间商洽工作。
2．答复有关组织和个人就民间组织登记管理工作、优抚安置工作提出的问题。
3．就民间组织登记管理工作、优抚安置工作的有关事项知照平行机关、民政系统和民间组织。
非正式公文
民政部办公厅便函
1．答复平行机关或下级机关非正式公文的询问事项。向平行机关或下级机关查询有关事项。
2．程序性、事务性公事往来。
3．不需要或不便于使用正式公文的事项。
4．其他非正式函件。
为加强管理，方便查询，将民政部办公厅便函作为非正式公文纳入管理，编便函文号。民政部办公厅便函只作登记，不印制、不存档。
民政部电报
民政部电报是民政部公文种类之一。民政部的电报分为两种，通过两个渠道，使用五种电报专用纸发出。
民政部电报第一种是明码电报（中共中央办公厅机要局称为“内部传真电报”），第二种是密码电报。
发往国内的电报通过中共中央办公厅机要局发出，使用中共中央办公厅机要局统一制作的专用电报纸。发往国外的电报通过外交部机要局发出，使用外交部机要局统一制作的专用电报纸。
无论发何种电报，都须经过电报审核、签批程序，使用红色“民政部发电稿纸”。
发往国内明码电报的专用电报纸文头是黑色“内部传真电报”。
发往国内密码电报的专用电报纸文头是黑色“密码电报”。
发往国外明电报的专用电报纸文头是黑色“民政部明发电明电传真”。
发往国外密码电报的专用电报文头是红色“民政部密码发电纸”。
民政部电报的使用、管理另行规定。
二、公文格式
公文格式包括标题、公文编号、秘密等级、紧急程度、主送机关、抄送机关、正文、附件、发文单位、印章、发文时间、主题词等。
（一）标题
公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成（使用带民政部文头的公文纸，一般不写发文机关）。标题要准确简要地概括公文的主要内容，文种使用要恰当。在标题中，除法规性公文外，一般不加书名号。
（二）发文编号
发文编号由发文机关、年号（有些发文不编年号）、顺序号组成，并按上述先后顺序排列，几个机关联合发文，只标明主办机关发文编号。民政部公文中除报告和请示外，发文编号一律编在红线之上、文头之下中间位置。报告和请示的发文编号编在左边，右边是签发人。我部转发其他部委的文件，要去掉其他部委的文头，将文号移入文件标题下，位置居中。部、厅发文由办公厅秘书处编号。
我部正式公文、非正式公文的发文编号是：
中华人民共和国民政部令，编第×号
中华人民共和国民政部公告，编第×号
民政部行政复议文书，编第×号
民政部行政处罚文书，编第×号
民政部文件，编民发[××××]×号（民政部主办的联合行文，编民政部文号）
民政部会议纪要，根据不同会议的性质，分别编顺序号。
民政部函件，编民函[××××]×号
民政部任免通知，编民人字[××××]×号
民政部办公厅文件，编民办发[××××]×号
（民政部办公厅主办的联合行文，编民政部办公厅文号）
民政部办公厅函件，编民办函[×××× ]×号
民政部办公厅便函，编民办便函[××××]×号
民政部民间组织管理局函件由民间组织管理局编号。
民政部优抚安置局函件由优抚安置局编号。
（三）秘密等级
涉及国家秘密内容的公文应标注秘密等级。
国家秘密的等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，在公文首页左上角标注“密级★保密期限”。应当标明份数序号。确定密级时，应严格按照《民政工作中国家秘密及其范围的规定》执行。
（四）紧急程度
紧急公文应在公文首页上标明“特件”、“急件”。
（五）主送机关
主送机关应当写全称或规范化简称。
（六）发文单位
一般用规范化简称：“民政部”或“民政部办公厅”。与其他单位联合发文时，如民政部、民政部办公厅主办，民政部、民政部办公厅应排列在前。
（七）附件、注释
附件名称应写在正文之下落款和日期之上；注释写在落款和日期之下。
（八）印章
以民政部或民政部办公厅名义正式行文应当加盖印章。与平行机关联合向上级机关上报的非法规性文件，只由主办机关加盖印章。
（九）主题词
正式行文应当标注主题词。上报中共中央、国务院的文件分别使用中共中央办公厅编制的《公文主题词表》、国务院办公厅编制的《国务院公文主题词表》；其他文件使用《民政部公文主题词表》。
（十）发文时间。
以文件签发的日期为准；与平行机关联合行文，以最后签发机关签发的日期为准。
（十一）公文的用纸一般为16开型（长260毫米、宽184毫米），由办公厅统一制作。
（十二）以上公文格式，详见附件至十五（略）。
三、行文规则
（一）我部可以向党中央、国务院及其各部门和各省、自治区、直辖市人民政府及其各部门以及我部直属单位行文。
（二）部办公厅可以向国务院办公厅、国务院各部门办公厅和省、自治区、直辖市人民政府各部门以及我部直属单位行文。
（三）部、厅两级可与平行机关联合行文。
（四）不越级行文，因特殊情况需要越级行文时，应抄报越过的机关。
（五）向上级机关的请示、报告，不要同时发下级单位；向下级单位的重要行文，应抄报上级机关和抄送有关平行机关。
（六）向上级机关的“请示”应当一文一事，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。
（七）报送国务院的请示事项，主办部门的负责同志要主动与协办部门协商，协办部门要积极配合。经协商，仍不能取得一致意见的，主办部门应列出各方理由、根据，提出建设性意见报国务院。不应把未经认真研究、协商的公文报送国务院。
（八）给上级机关的“报告”中不得夹带请示事项。
（九）向国务院报送的公文，除国务院领导同志直接交办的外，不直接报送国务院领导同志个人。国务院领导同志直接交办的公文，要抄送国务院办公厅；或在公文台头采用“国务院并×××同志”的方式，同时报送国务院和国务院领导同志。
（十）凡根据国务院领导直接交办，向国务院领导同志个人报送的公文，需在前言部分说明国务院领导同志是如何交办的，并随文附上领导同志原批示复印件。
四、公文办理
公文办理包括公文制作、收发文办理。
（一）公文制作
公文制作包括拟稿、核稿、签发、编号、打印、校对、紧急公文办理等过程。
1．拟稿
（1）拟稿使用我部办公厅统一印制的发文稿纸，使用微机打印文稿，无法使用微机打印时，使用钢笔或毛笔书写。
（2）文稿内容要情况属实，观点明确，中心突出，提出的要求和措施要切实可行。
（3）文稿要简短、精炼，层次分明，条理清楚，结构合理，用词用字准确，标点符号正确，不用生僻字词。
（4）引用公文，应先引标题后引文号。
（5）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层“（1）”。
（7）使用简称要用规范化简称，一般应先用全称，并注明简称。
（8）文稿涉及有关单位主管业务，要主动会签。如有关单位有不同意见，要加以说明。
2．核稿
（二）审核程序。凡以部、厅名义的行文，除紧急公文外，文稿拟好后，要经司（局）综合处处长初核，司（局）领导复核，办公厅秘书处再核，然后送办公厅领导审核（签发），最后送部领导审定签发。拟稿人、审核人、签发人需注姓名和签发时间。
（2）审核内容。
①是否需要行文，以什么名义行文； ②标题是否准确地反映了文稿内容，文种格式是否符合本实施细则的规定；
③是否符合党和国家的方针政策和有关规定；
④和我部以前所发文件有无矛盾；
⑤提出的政策界限、要求和措施是否明确具体、切实可行；
⑥涉及有关部门的问题是否经过会签、意见是否一致；
⑦数字、文字表达是否准确，句子是否通顺，标点符号是否正确；
⑧是否按规定提请一定的会议讨论。
3．签发
（1）民政部令、综合性的民政部文件以及民政部文件中的重要报告、请示、民政部任免通知由部长签发。除民政部令外，部长不在时，由主持日常工作的副部长签发。
（2）民政部公告、单项业务的民政部文件、重要的民政部函件由主管副部长签发。
（3）一般性的民政部函件和办公厅文件、办公厅函件、办公厅便函由办公厅主任或副主任签发。个别重要的应报请主管副部长签发。
（4）民间组织管理局函件由民间组织管理局局长或副局长签发。优抚安置局函件由优抚安置局局长或副局长签发。
（5）签发公文时，主签人应当明确签署意见，并写上姓名和签发时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。
4．编号
公文按管理权限由部、厅领导签发后，拟文单位须交办公厅秘书处统一编号登记，方可付印。
民间组织管理局、优抚安置局公文在局领导签发后，由民间组织管理局、优抚安置局编号登记，方可付印。
5．印制
打印文件，应分清轻重缓急，严格按照公文格式印制，做到准确、迅速、整洁、美观。
6．校对
部、厅以及民间组织管理局、优抚安置局文件由文印中心负责一、二、三校。校对人员要认真负责，严格把关。校对应用国家出版局公布的校对符号，不能乱用。校对人员不允许擅自修改文件，如确需修改时，必须报请签发人同意。
7．紧急公文办理
因时限要求紧急而无法按正常程序办理的特急件和急件，可采取特殊的办理程序。
特急件办理，承办单位可直接送部领导签发后办理编号登记、印制、发送手续。由承办单位对公文质量负责。
急件的办理，应送办公厅核稿，并在文稿上注明时限要求和送核的日期和时间，由办公厅按时限要求办理。
（二）收文办理
收文办理包括签收、拆封登记、分发、批办、催办等环节。
1．签收、登记、分发。
外单位送我部的文电资料统一由办公厅秘书处按规定签收、拆封、登记、分发。
凡封面写明民政部、民政部办公厅、民政部领导、部长办公室的信件、电报，由办公厅秘书处拆封、登记、分发；封面写明××部长的，直接送部领导秘书；封面写明×司（局）或个人的，直接送×司（局）或个人；信访信件送办公厅信访办公室。
2．分办、拟办、批办。
凡需我部办理答复的公文，属于中共中央和国务院及其领导的批办件、查办件，办公厅秘书处都要填写公文处理单，送办公厅领导批办。
属于征求意见、询问和了解政策、请示批准行政区划变更、成立社团组织和批准的，由办公厅秘书处分办（即加盖“请×××司办”章）后，送承办单位办理。需要两个以上司（局）共同办理的，办理时，由办公厅秘书处处长提出拟办意见，送办公厅领导批办。
3．催办
凡需我部办理答复的公文、部领导交办的事项，办公厅秘书处和各承办单位都要登记清楚，列入催办范围，及时催办。办公厅秘书处负责党中央、国务院及其领导的交办件、批办件，各地民政部门的请示件，各有关单位的商办件的催办。
办公厅综合处和部长、副部长秘书负责部长、副部长直接指示各业务司（局）办理的公文的催办。
分到各单位的公文，由各单位综合处负责催办，并将办理情况及时告办公厅秘书处。
各承办单位接到办文后，要立即研究，指定专人抓紧办理，不能延误。紧急的办文，要7天内办理完毕；一般的办文，要15一20天内办理完毕；有时限要求的，要按时限要求办理完毕；因故不能按时办理完毕的，要向办公厅说明情况；因故不能办理的，要附说明及时退办公厅秘书处。
（三）发文办理
发文办理除整个公文制作过程外，还包括盖章、封发等环节。
1．盖章
公文一律加盖公章。办公厅秘书处文秘室盖章时，必须凭由部、厅领导签发的原稿盖章。
2．封发
部、厅以及民间组织管理局、优抚安置局公文，由办公厅秘书处文秘室装封后，送办公厅秘书处收发室发出。
办公厅秘书处收发室对发往中央国家机关机要文件交换站的公文，每天发送1次，对发往各地的公文，每星期发送2次。特急件和急件随时送发。
五、立卷归档
（一）部和司（局）的文件、材料，由各主办单位的综合处统一立卷。
（二）部领导的报告、重要公务信件、工作视察中的讲话、录音、照片、题词等，由办公厅综合处立卷。
（三）各单位要认真执行中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》的规定，严格文件管理，每年办理完毕的文件，要齐全完整地组成案卷，按时向部档案资料馆归档。
（四）档案案卷格式要按国家技术监督局发布的《文书档案案卷格式》执行。
本实施细则自发布之日起施行。1994年制发的《民政部机关公文处理实施细则》同时废止。
