发布文号: 湘教通[2005]242号
各高等学校：
为确保2006届毕业生图像采集工作顺利进行，现将2006届高校毕业生图像信息采集工作有关事项通知如下，请各校严格按工作要求执行。
一、拍摄对象
2006年6月毕业的所有普通专科(高职)以上层次的毕业生以及2006年12月毕业的成人高等学历教育毕业生。
二、拍摄时间
1、拍摄时间分地区安排，具体安排如下：
2005年9月份：湘西、张家界高校；
2005年10月份：怀化、常德地区高校；
2005年11月份：株洲、湘潭地区高校；
2005年12月份：娄底、邵阳地区高校；
2006年1月份：永州、郴州、岳阳地区高校；
2006年3月份：益阳、衡阳地区高校；
2005年9月份至2006年1月份：长沙地区高校。
2、拍摄工作时间：周一至周日的早晨8：00至18：00，中午休息2小时。如因交通堵塞或人力不可抗拒因素导致时间延误，采集中心工作人员将及时与有关高校人员保持联络。
3、图像采集工作只能在规定的时间段内进行，并遵照“先报先安排”的原则。各高校最迟应于规定拍摄时间前15天，核准本校当年毕业生人数后将拍摄计划(毕业生人数、联系电话、具体地址及拟定的拍摄时间，并加盖学校公章)通报至新华社湖南图像采集中心，并商定具体拍摄时间。在学校所在地以外地区设有函授站的学校，同样需在规定拍摄时间前1个月将本校各地区函授站的拍摄计划报至新华社湖南图像采集中心，由采集中心集中协调具体拍摄日期。如因学校未按要求上报拍摄计划，导致毕业生不能参加图像采集，其责任由学校承担。
4、根据教育部毕业生图像信息采集工作的有关规定，每年的毕业生图像信息采集工作于当年4月底正式结束。
三、散拍、扫描工作
1、个别应届毕业生因各种原因无法参加图像采集的，可以进行补拍，但是须在本校正常图像采集后，再到新华社湖南图像采集中心本部补拍，学校统一组织毕业生补拍请与湖南采集中心联系。补拍时间从9月起，具体补拍时间为：2005年9月24日，10月29日，11月26日，12月24日，2006年1月21日，2月25日，3月25日，4月1日，4月8日，4月15日，4月22日，4月29日，上午8：30至11：30；下午2：30至5：00。请院校老师将补拍时间及时通知需参加补拍的学生，并告知他们填写《机读卡》的有关资料，学校具体地址、邮编、收件人老师姓名，避免学生错过补拍时间，邮寄地址出错，耽误毕业证的发放。
2、各院校在外地的实习学生若实在不能返回院校所在地，可直接与邻近的新华社分社联系，就近参加拍摄。各省联系方法见附件1。
3、对于因拍摄原因造成的闭眼或其他特殊表情的照片，学生本人可凭该照片进行免费重拍。
4、根据教育部的要求，现役军人、出国和住院的学生，允许其交一寸(或二寸)免冠蓝色背景照片一张进行扫描制作，但必须凭相关部门证明才能收取照片，并注意以下几点：
1)经过扫描处理的上网图像效果相对较差。
2)由于扫描制作进度较慢，只作上网图像，不再制作照片。学生交照片扫描的同时，必须将同底的照片按学校数量要求交付给学校，办理毕业证，并在照片背后注明学生个人信息，请务必用铅笔填写，否则容易污染其他照片。
5、散拍及扫描学生的数据光盘将在后期统一刻录，并邮寄给总校，不再针对分校或函授站邮寄。
四、《机读卡》填涂要求：
1、学校具备数据库资料，可由学校的负责老师提供拍摄学生的数据库电子文档(EXCEL格式)。数据库内容必须包括：拍摄序号(必须与图像序号一一对应)、姓名、学号、身份证号、性别、学校类别、学历层次、院校代码、院系代码、专业这十项内容，提供数据库的院校，可不用填写《机读卡》。
2、《机读卡》填涂注意事项：
1)必须按卡中的填涂要求填写。
2)保持卡面的清洁平整，千万不要将机读卡与其他物品装钉或粘贴在一起。
3)请不要在机读卡的右侧任意书写文字或编号。
4)代码表中无法查到的汉字，请填涂0000，并在汉字旁加注汉语拼音。
5)学号或身份证中出现的英文字母或汉字，请一律在字母或汉字处同时填涂0，1。
6)少数民族学生的姓名，凡超过四个汉字的，一律不必填写汉字代码，只须在机读卡中用正楷清楚填写学生的全名，由中国图片社北京总部采用人工方式录入。
7)拍摄序号、学号和姓名，请一律按由左至右的顺序填写，中间不要空格。拍摄序号必须填满四位数，不足的可在前面加0，如：0001。
五、学校负责老师填写《综合信息采集登记袋》要求：
1、学校名称：请填写学校全称。如是函授站点，请一定先标明总校名称，再标明函授站名称。
2、通讯地址：请注明详细地址及门牌号，避免邮寄过程中出现误差。
3、联系人、电话：请用正楷填写姓名，联系电话前加区号，以便联络。
4、学校代码：请填写国家教育部注册备案的五位数代码。如是函授站点，请一定填写总校的代码。
六、校对勘误要求：
1、学校收到照片及数据光盘后，请及时进行核实校对，核对日期不要超过一个月，如发现错误可按以下几种方式解决：
1)经核对后发现缺个别学生照片，请立即将该学生的姓名、身份证号码邮寄或传真给中国图片社北京总部(请务必盖上学校公章，否则不予办理)，并请注明联系人、地址和电话。中国图片社北京总部在接到传真后5个工作日内将照片补发学校。
2)经核对后发现因拍摄原因有闭眼或其他特殊表情的学生照片，请安排学生携该照片就近到当地新华社分社免费进行重拍。(注：如无特殊原因，千万不要让学生重复拍摄，否则易造成毕业证上照片与网上查询图像不一致，影响学生就业。)
3)经核对后发现有数据错误或数据错位的，请按《勘误表》上的填写要求仔细填写，快递或传真至中国图片社北京总部(请务必盖上学校公章)，照片可照常使用。中国图片社北京总部接到邮件或传真后，将对数据库内数据进行修改，并将修改后的图像数据E-mail给学校，没有E-mail地址的院校，中国图片社北京总部将另刻光盘邮寄。
2、《勘误表》填写注意事项：
1)请将联系电话、联系人、地址填写清楚，便于后期联络；
2)尽量提供E-mail地址，便于数据修改后直接传输；
3)对于错误信息，请学校能同时提供身份证和姓名两项内容，以便后期数据库查找确认。
4)所有寄往中国图片社北京总部的《勘误表》，请各院校留底备查。
七、毕业生图像信息核对时间和方法可参见《2005年全国高等教育学历证书电子注册图像采集工作毕业生须知》(附件2)
八、其它要求：
1、学校老师必须在本校图像采集前到湖南采集中心领取《机读卡》，并认真督促学生提前填写好，以免影响拍摄进度。
2、学校老师报拍摄计划时，请直接与新华社湖南图像采集中心本部联系，不得私下与摄影师联系，若由此而出现差错，后果自负。
3、各高校必须做好学生的组织工作，严格按计划分批进行图像采集，但不得将本校学生分成数次拍摄，否则将无法及时收到照片或造成光盘资料残缺，直接影响毕业生电子注册工作。
4、学校应确定至少5人负责拍摄时的组织工作(根据学校规模可适当增加人员)，其中2人负责人员进出安排，1人在拍摄现场登记表格，1人在现场详细核对《机读卡》正确与否，1人在场外维持秩序。
5、请各有关高校按照教育部制订的标准代收图像采集费，不能“搭车收费”或擅自提高收费标准。
6、湖南图像采集中心工作人员在图像采集过程中，如出现违规违纪，服务态度不好等现象，请及时与湖南采集中心联系，联系电话：0731—2684581，联系人：赵文。
九、付款方式：
1、可用转帐方式直接汇入新华社湖南分社。
2、可将采集款直接交摄影师带回。
3、可将采集款汇入湖南采集中心银行IC卡上，由摄影师带回。
十、联系方式：
1、湖南教育厅
高教处联系人：张琳，联系电话：0731-4714932
职成处联系人：肖勇，联系电话：0731-4714893
2、湖南图像采集中心
1)计划安排、协调联系人：杨阳，联系电话：0731-2250811，2684581(传真) E-mail：zhaowen@xinhua.org
2)资料数据查询：
杨阳，联系电话：0731-2250811；罗军，联系电话：0731-2684582 E-mail：Piterpan@xinhuanet.com
3)联系地址：长沙市迎宾路153号(记者之家五楼8512、8513、8514、8515)，湖南图像采集中心。邮编：410011
3、中国图片社北京总部(中国图片社北京总部)
1)调度室咨询电话：010—63072281；传真电话：010—63072464；E-mail：cps2k4_1@tom.com。负责查询各院校及学生个人数据信息。
2)数据库咨询电话：010—63071117，63076401 E-mail：cpsmu@yeah.net
负责解答各类设备技术咨询、光盘刻录咨询及数据咨询。
3)邮寄部咨询电话：010—63072279，63076402
负责查询各院校及学生个人邮寄记录。
4)联系地址：北京市宣武门外大街甲1号，中国图片社北京总部。邮编：100052
4、采集信息查询网址：www.xinhua.org
5、学生上网信息的查询请到以下网址查询：
“中国高等教育学生信息网”：www.chsi.com.cn
高校毕业生图像信息采集工作目前已进行了四届，由于毕业生人数逐年增加，图像信息采集任务相应越来越重，请各有关高校负责老师配合工作，提醒学生自觉遵守拍摄纪律，维护拍摄秩序，如在采集工作中遇到问题，请及时与省教育厅高教处、职成处和新华社湖南图像采集中心沟通，共同解决，确保毕业生学历证书电子注册工作按教育部要求顺利进行。
湖南省教育厅
二00五年九月十二日
附件：1、新华社其它各省(自治区)分社联系电话
2、2005年全国高等教育学历证书电子注册图像采集(略)
