发布文号: 内地税发[1998]189号
各盟市、计划单列市地方税务局，区局各直属机构、事业单位：
现将《内蒙古自治区地方税务局机关公文处理规范化管理办法》印发给你们，请认真参照执行。如在执行过程中遇到或发现什么问题，请及时上报区局办公室。
内蒙古自治区地方税务局机关公文处理规范化管理办法
第一章 总 则
第一条 为了使机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和公文质量，根据国家税务总局发布的《全国税务机关公文处理办法》，结合机关实际，制定本办法。
第二条 办公室是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。
第三条 公文(包括电报，下同)由办公室统一收发、传递、分办、催办、印制、用印、归档和销毁，由各有关处室(包括内设局、中心，下同)承办的实行平时立卷保管。
第二章 职位、职权、职责
第四条 办公室应当配备专职人员负责公文处理工作；机关各内设机构应配备专职或兼职公文管理工作人员。
第五条 公文处理工作人员的主要职权：
(一)公文承办权；
(二)草拟公文处理规范化管理有关规定权；
(三)业务检查指导权；
(四)管理印章、介绍信权。
第六条 公文处理工作人员的主要职责：
(一)负责本机关和下属单位公文处理有关规章制度的贯彻落实工作；
(二)负责来文的签收、登记、拟办、呈阅、承办、转办、催办、查办、立卷、归档、销毁等工作；
(三)负责发文审核、呈阅、签发、登记、编号、印制、用印、分发、立卷、归档、销毁等工作；
(四)督促、检查、指导本系统的公文处理工作；
(五)完成上级或领导交办的其他工作任务。
第三章 目标标准
第七条 区局机关必须认真做好公文处理工作，坚持实事求是、认真负责、从严从细的工作作风，克服形式主义、文牍主义和敷衍塞责的倾向。
第八条 公文处理必须严格遵循有关程序和规定，做到及时、准确、安全。
第九条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，保守国家秘密，严防失泄、确保国家秘密安全。
第十条 发文应严格控制，凡可发可不发的文件一律不发。凡可通过面谈、电话联系洽办的事项，一般可不行文。
第四章 运行程序
第十一条 公文处理分为收文和发文。收文处理一般包括签收、登记、分发、拟办、呈阅、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等运行程序；发文处理一般包括拟稿、审核、签发、登记、印制、校对、用印、装订、分发、立卷、归档、销毁等运行程序。
第十二条 办公室办理收发文分为外收发、内收发和机要收发。
外收发负责一般性来文、报刊、信件的签收、分发和登记。
内收发和机要收发负责来文的登记、分发、送阅和立卷、归档等。机要公文必须由机要收发人负责签收办理。
收发人员对来文要仔细查点，核准件(份)数，发现错漏，及时订正。
第十三条 来文经外收发签收查点后，由外收发统一编号登记，根据来文内容，分送各有关处室签收办理。内容涉及几个处室的，送办公室协调办理；凡注明收文处室或收件人姓名的，可直接分送各有关处室；凡给局领导的来文(包括群众来信)注以“订启”一类字样的，要交收件人本人或指定人员收启，没有注明的，统一由办公室按公文处理程序办理。挂号、专递等类来文，外收发要建立登记分发手续。
第十四条 收发人员都要建立收发文登记簿，来往公文均应登记。登记可采用统一登记和分类登记两种办法。来文没有标题，要将内容简要概括，准确地填写在收文簿上。
第十五条 收文登记时应在文件上加盖收文章或加贴公文批办单，注明文件收到的时间、份数、文号，并编排收文号。
第十六条 自治区地方税务局行文种类确定为以下六种：
一、发文机关标识为“内蒙古自治区地方税务局文件”，简称“局发”文件，发文字号统一为“内地税发[公元年号]×号”不标主办处室代字。“局长”文件以年度为周期编排文号。
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二、发文机关标识为“内蒙古自治区地方税务局”，简称“局函”，发文字号统一为“内地税函[公元年号]×号”。编号办法同“局发”文件。
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三、发文机关标识为“内蒙古自治区地方税务局()”，简称“局字”件，括号内打印即件文种，发文字号统一为“内地税字[公元年号]×号”。编号办法同“局发”文件。主要适用于向有关上级机关请示报告一般性工作，批复下级机关单项工作请示，向各盟市、计划单列市地方税务局、区局各直属机构、事业单位答复以及通知一般性问题等。
四、发文机关标识为“内蒙古自治区地方税务局办公室文件”，发文字号统一为“内地税办发[公元年号]×号”。主要适用于根据局机关授权代区局行文，发布会议通知，安排机关有关行政工作等。
五、发文机关标识为“内蒙古自治区地方税务局()”，简称为“处室函件”，统一编为“内地税×函[公元年号]×号”，第一个“×”为主办处室代字，要选择本处室名称中最具有代表性并不与其它处宏观世界重复的字加以确定。发文标识圆括号内打印处室规范化名称，加盖本处室印章，由各处室自行登记编号。主要适用于区局机关内设机构工作需要在各自的职权范围内向下级机关的业务部门和其它机关的有关部门发函。
六、发文机关标识为“内部传真电报”，发文字号统一为“内地税传发[公元年号]×号”。编号办法同“局发”文件。主要适用于秘密以下的紧急、重要事项，转发上级机关传真电报等。
第十七条 采用何种行文种类发文，由主办处室根据以上规定在草拟公文时拟定，办公室在该稿时统一把关。
第十八条 密件、急件应在公文底稿、正文、封装和收发文簿上注明。
第十九条 “局发”文件、“局函”、“局字”件、办公室文件和传真电报，统一由办公室登记编号。成文后，由主办处室立卷留存，年终统一归档，并在成文时将打印件一式十份送办公室备用。
第二十条 区局向下级地税机关行文，其普发文件主送机关统一称谓为“各盟市、计划单列市地方税务局，区局各直属机构、事业单位：”；必要时也可同时向各旗县局行文，其统一称谓为“各盟市旗县区、计划单列市地方税务局，区局各直属机构、事业单位：”。区局一般不越过盟市直接给旗县局行文。
第二十一条 成文时间一律用汉字书写，并写全称，不应略写，不应将年、月、日三字以标点号代替。
第二十二条 用印应端正地盖在成文时间的上方，做到上不压正文，下压成文年月日4—7个字。用印不应倾斜、倒置。
第二十三条 公文主题词的排注要按照“全国税务机关公文主题词表”所列主题词规范使用，不应自行编造。
第二十四条 要将公文主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、打字校对人姓名(铅印发文可省略此项)、文件印数集中编排，如无附件可附印在文件末尾，如有附件，要单印一页。
第二十五条 草拟、审修、签发公文都要用毛笔、炭素笔或钢笔，不得用铅笔或圆珠笔。签名要签全名，不应只签姓。
第二十六条 草拟公文要统一使用机关印制的发文专用稿纸，做到字迹清楚、格式规范、一字一格、一符号一格的要求。修改文稿，字迹不得超越装订线之外。
第二十七条 用微机起草文件，一般均作用16开标准打印纸，左侧预留装订线，右侧预留不少5公分宽度的空白以备修改使用。
第二十八条 各处室局、直属事业单位向局领导请示报告工作，可使用机关统一印制的签报专用稿纸。签报专用稿纸在一个签报中只在第一页使用，从第二页起使用其他书写稿纸。
第二十九条 区局发文，除专门有规定的以外，根据需要一般报国家税务总局5份，自治区党委请示5份、报告15份，自治区政府请示8份，报告18份，其他单位均为1份。需抄送本局领导和处室的，均在底稿上注明，正文不予打印。
第三十条 “局发”文件、“局函”、“局字”件、传真电报一律由局领导签发；办公室文件一般可由办公室主任签发，重要的要送分管局长签发；“处室发函”一般要经分管领导同意后，由各处室负责人签发，重要的要由分管局长签发。“处室函件”成文后要一律送办公室一份备查。
第三十一条 缮打公文要注意保密事项和缓急程度，严格保密和掌握时效。
缮打人员对原稿有疑问或发现问题时，应积极与有关人员联系，孙应随意改动，也不应将错就错。
第三十二条 对于未发文而采取面谈或电话方式处理的事项，均应留有记录，归卷归档。
第三十三条 文件装订时，要将印发机关、印发时间、打印份数一页统一装订在文件的最后，不得夹订在附件或转发件之前。
第三十四条 各处室、直属事业单位办理公文，首先由主管人员阅提拟办意见，而后送处室领导审核，需提请局领导阅批的，统一送办公室，经办公室主任综合把关后，分别呈送有关领导阅批。领导阅批毕，由办公室根据领导批示意见转主办单位和承办人员遵照办理。
第三十五条 各处室局、直属事业单位向局领导送阅文件，要根据文件的轻重缓急和局领导分工分类组卷。需局领导传递的文件要组成传阅卷；需分管局长或局长做出批示的文件要组成呈阅卷。要尽量避免将传阅件与呈阅件混卷呈送。需要局领导签发的本级发文不要与上下级来文并卷呈送，只需一个局领导签发的本级发文不要与需几位领导共同签发的文件并卷呈送，以减少不必要的公文周转，提高办文时效。重要、紧急的文件要单件组卷，单独呈送。
第三十六条 区局行文，一般均由主办处室拟稿、处室负责人审稿、办公室秘书核稿，办公室主任审核，送局领导签发后，由办公室登记、编号、打印，主办处室校对、装订、装袋密封后，由办公室寄送。
第三十七条 公文办理完毕后，应当根据档案管理的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。
第三十八条 局领导审批文件应当严格按照公工、权限进行。
自治区地方税务局制发的文件，凡经党组会、局长常务会、局务会讨论通过的，一般由会议主持人或分管局长签发；经局长办公会议研究和未经会议研究，内容属于综合、全面、重大问题的，先由有关分管领导审核，再送局长或常务副局长签发；如涉及两位或两位以上局领导分管的工作，送有关局领导审核后，由局长签发。
对文件的审批，一般应当做到有关处、室、局、中心负责人未提意见或者部门之间未经协商的，分管领导不受理；分管领导未提意见的，局长不受理。
第三十九条 任何单位或个人向局领导呈送文件，均应由办公室转呈，不应直送局领导。
第四十条 公文归档时，实行平时立卷的各处室的各处室的文书人员要把归档的公文收集齐全，依照归档要求办理。会议的文件可单独组卷。机关日常工作中召开的会议所做的各种会议记录按照会议种类依会次或召开的时间顺序，以案卷厚度适中为限，组成不同各类的若干卷。
第五章 联结转换
第四十一条 拟办公文，主办部门应及时提出拟办意见并经部门负责人审核后送办公室，由办公室呈送局领导批示或者交有关处室办理。紧急公文，应当按照上级规定或有关方面要求的时限办理。
第四十二条 给领导传阅文件要及时送阅，勤送勤取，组卷件数不宜过多。对密件、急件在送阅时要提请领导注意。
领导阅文应抓紧，努力做到当日送阅，当日阅签。传阅文件要加快周转速度，缩短周转时间。
阅件人不应将卷内文件随意抽出。要防止呈(传)阅卷滞留、散失和横传。
第四十三条 凡决定后需承办的事项和局领导的指示，由办公室以“指令单”或“转换单”的形式，连同原件一并发转主办单位，主办单位要及时予以承办，不得无故拖延不办。承办毕，要将承办结果告转办单位，转办公文退原收文单位存档。办公室负责转办事项的催办工作。
第四十四条 承办公文要注意缓急程度。急件必须随到随办，严格掌握时限，平件可根据情况及时处理。对下级的请示件。在严格掌握时限的前提下，一般在十日内办结，确实无法办结的，要及时向有关方面说明情况。
第四十五条 要建立公文催办制度。各处室负责人每周要检查一次单位公文的收发承办和转办公文的催办情况，督促有关人员及时承办催办。转办公文根据需要可确定承办时间要求，到期未回报承办结果的都要催办。催办公文可实行口头催办或建立“公文催办单”。
第四十六条 机要公文及发文时注明清退的公文(包括复印件)，要按照要求及时清退。丢失文件要追究责任。
第四十七条 没有存档和查考价值的公文，经过鉴别和处室负责人批准，在每年归档工作结束后予以销毁。销毁涉密文件要进行登记，由二人监销，做到不丢失、不漏销。
第六章 考核奖惩
第四十八条 公文处理工作的考核奖惩按照《内蒙古自治区地方税务局机关规范化管理考核奖惩办法》和《内蒙古自治区地方税务局对盟市局办公室工作规范化管理考核细则》执行。
第七章 附 则
第四十九条 本《办法》由自治区地方税务局办公室负责解释。
第五十条 本《办法》自颁布之日起施行。区局各直属机构、各盟市、旗县、计划单列市地方税务局可参照执行。
