发布文号: 厦府办[2001]61号
为了推进市政府办公厅公文处理工作的规范化和信息化，提高办事效率，根据国务院关于《国家行政机关公文处理办法》及《市政府工作规则》，结合本厅工作特点，特制定本规程。
一、公文处理原则
1、公文按照国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》进行处理。
2、公文处理应认真贯彻实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全、不误事、不误时、不泄密，为市政府领导和基层单位提供高效优质服务。
3、公文的办理，按照谁分管谁负责原则，实行分管副秘书长或办公厅副主任负责制。
4、公文进出一律通过文电处。特急件可不经文电处或相关处室，直接报厅分管领导或分管副市长批办，事后补办登记手续。
二、公文的收进
凡外单位送往市政府、市政府办公厅的公文、密码、明码电报，一律由文电处受理。文电处对来文先行清点签收后，进行拆封、登记、分办。
1、拆封。公文随到随拆，分清办件与阅件。有要求我市贯彻落实事项的上级机关来文，本市来文中的“请示”、“意见”以及有请求批准事项的“函”作为办件处理，其它文种作为阅件处理。办件中凡不符合行文规定的，经文电处把关后，退回来文单位，并说明原因；对于特急件可先给予办理，但要将不符合规定之处告知来文单位。来文内容属政府各职能部门主办的，由相关处室签署意见并附《公文办理通知单》后，由文电处转职能部门办理，并同时通知来文单位。
2、登记、编号。主送市政府和市政府办公厅的公文，文电处收件后应逐件登记、编号。市政府领导、办公厅领导及各处室如直接收到办件，应交文电处统一登记后再办理。
3、密码电报统一由机要秘书人员签收，并送秘书长或办公厅主任审批后，及时按批示办理。
4、给市政府领导及本办各处的文件，由领导秘书和各处派人到文电处取件，每天取2一3次。给厅领导的文件，由文电处负责报送，每天上午、下午各两次。如遇急件，文电处要立即通知相关处或厅领导。给各处的办件、急件和机密级以上文件实行取件签收制度。
5、值班室负责节假日和下班时间的文电处理工作。值班员收到来文来电后，应将来文来电时间、单位、发文号、文件标题及处理情况登记在值班室来文登记本上。一般性来文，可转文电处办理；对于急件和急需办理的传真件，应加贴“值班室急件要件阅办单”，并及时报带班领导或秘书长、厅主任阅示；对特别紧急且事关重大问题的来文，可越级直接报市长或副市长阅示，事后告知厅分管领导。
三、公文的办理
1、批办。
(1)中共中央、国务院、国务院各部门和省委、省政府及其各部门来文中，办件按工作分工送分管副秘书长或办公厅副主任批办，由主办处负责办理。
(2)国务院和省政府各部门以及县区和市政府各部门来文中的阅件，由文电处根据工作分工分别送市政府领导、办公厅领导和各处室传阅。
(3)所有来文，如属绝密、机密件，应先报秘书长(或厅主任)批示，按批示要求办理。
(4)所有批办件都要提出明确的办理意见。
(5)领导批示件送督查处办理。
2、承办。
市政府各部门、各区政府及本市企事业单位来文中，办件按来文事由确定相关处为主办处。主办处负责文件办理的全过程。
本市主送“市委、市政府”的文件，有关处应主动商请市委协调解决；主送“市政府并报市委”的文件，由市政府办公厅负责办理。
凡属受理范围内的，主办处应根据分管领导的批示意见或办件的内容，认真调查研究，提出具体建议，报分管副秘书长或副主任审批。承办意见应经处领导审核签字方可呈报。承办件应按规定时限件件有着落、有反馈。
主办处在承办公文中，如需其他处配合，主办处应主动与相关处协商。如需征求政府其它部门意见的，由主办处使用《公文办理通知单》直接转出，并明确反馈时限，如未按时反馈，可使用《公文办理催报单》催办。如涉及两个以上部门，可确定主办部门牵头办理，也可采用同时转出或召开协调会形式来处理，以提高办文时效。
主办处要在规定的办结时限内负责将处理结果答复来文单位，答复应尽可能以书面形式，可采用批复或抄告单形式，一般不得把内部使用的文件承办单及领导批示原件转出。书面答复内容由处室负责人审核，送市政府或办公厅分管领导审批，以办公厅名义答复，各处室不得对外行文。口头答复应随文记录。
3、公文办理时限。
从文电处收到公文之日起计算办文时间。办件有明确办理时限的，办公厅按时限要求办结并反馈，特急件随到随办。没有明确时限要求的，从主办处室收到文件之日起，一般在15个工作日内办结或反馈。凡是因涉及历史问题情况复杂或协调难度大的事项，在规定的时限内无法办结的，主办处要向厅分管领导报告，并向来文单位反馈原因。急件送领导阅批时要附上“急阅件”小标签。
4、催办。
文电处负责对承办件实行每月一查并汇总通报，对未办结件，报秘书长或办公厅主任批示，限期办结。
5、归档。
经文电处登记的文件办结后，各处室将原件和办理结果退回文电处存档(领导批示件随文件存档)。
四、公文的拟稿、核稿、签发
1、拟稿。草拟公文应掌握几个原则：
(1)公文的草拟一般由办公厅承办处负责，也可由相关的部门代拟。代拟稿须经办公厅有关处核稿方可上报。
(2)正确使用公文种类，严格遵守行文规则。
(3)公文格式执行《国家行政机关公文格式》的规定。
(4)情况确定，观点明确，条理清楚，文字简炼，用词精确，标点准确。拟稿使用计算机录入排版。
(5)人名、地名、数字、引文准确。
(6)使用国家法定计量单位。
(7)涉密文件要按照《福建省定密工作程序规定》标明密级与保密期限，填写拟定密级依据，并报办公厅分管领导审核，其中绝密、机密级文件还应标明份数与序号；非密文件要标明“非密”。
(8)属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或几个部门联合发文。
2、核稿与审稿。公文完成拟稿后，需经本处室负责人核稿，再报分管副秘书长或办公厅副主任审稿。核稿与审稿需把握好三关。
行文关。分管副秘书长或办公厅副主任确定是否需行文，需要不需要有关单位会稿，定密是否准确，发送范围是否妥当等。
内容关。审查文稿是否观点正确，符合实际，有的放矢，切实可行，有无界限不清、宽严失度，难以执行等。
政策关。负责审查文稿有关内容，是否符合党和国家现行的方针、政策、法律、法规和我市的法规、规章；与市委、市政府已发布并在执行的政策、规定有无矛盾。如属提出新的政策、规定、建议，是否经有关部门研究，应该由哪一级政府批准；是否需要废止现行有关政策、规定等。
3、会稿。拟制公文时，对涉及其他处业务范围内的事项，应请有关处或相关的办公厅分管领导会稿；如涉及其他有关部门职权范围内的事项，应请有关部门会稿。
4、签发。以市政府名义颁发的文件，经分管厅领导审核后送市长或分管副市长签发；如涉及其他副市长分管的工作，须经有关副市长会审后签发；上行文和事关重大问题的公文，由市长或主持工作的副市长签发。以办公厅名义颁发的文件，一般由分管副市长、秘书长或厅主任签发；重要文件由市长签发。审批公文时，主批人应明确签署意见、姓名和签发日期，其他审批人圈阅视为同意。
5、发文审批。公文经有关领导签发后，报市政府秘书长(外出期间委托办公厅主任)审批。秘书长(或厅主任)就本文稿是否确需行文、是否符合行文规则、文稿内容是否准确、公文格式是否符合有关规定、文字表达是否准确规范进行最后的审核把关。秘书长(或厅主任)审核无误后，签署同意印发。
文电处协助秘书长对文稿进行文字把关和格式把关。着重检查文稿使用的语言文字是否准确规范，拟定的公文文种、标题、主抄送机关、密级、急缓程度、主题词是否符合规定等。
五、公文的校对、印制与分发
市政府的规章和规范性文件，原则上在市政府政报或本市报刊上全文刊登，视为正式公文依照执行。此外，规章、规范性文件和其它可公开的文件，还应上政府网站，方便市民查询。
1、发文登记。以市政府或办公厅名义颁发的文件经秘书长(或办公厅主任)签署同意印发后，统一交文电处核查审批手续是否完备、发送单位是否齐全后，办理发文登记、编号后，送交电脑室排版与出清样。
2、校对。公文校对由本办拟稿人或核稿人负责。本办起草的公文，文字校对一般由拟稿人负责；其它部门代拟的公文，校对工作由拟稿人和本办核稿人共同负责。急件随送随校，一般件不得超过1天。校对人必须将校对后的文稿送回电脑室。对由于校对失误造成文件出错的，要追究校对人责任。
3、印刷。公文经拟稿人校对无误后，送印刷室印刷。印刷一般文件2天、急件在标明的时间内印出。
4、用印。公文印成后，送文电处加盖公章。
5、分发。文电处按公文中所列发送单位进行分发。
6、存档。公文印制完成后，正式文件一式两份和原文稿一并归档。
六、公文的报送
1、报送中央和国务院及有关部委的文件按中央办公厅和国务院办公厅及有关部委的要求办理。
2、报送省政府的文件如果需要省委了解的，主送单位写“省政府并报省委”。
3、报送省政府的文件份数：主送“省政府”或“省政府并报省委”的“请示”件一般送10份(批会和审批出国、出境的请示件送3份)；报请备案的法规性文件、“报告”件和重要的简报、资料送10份。
4、本市报送市政府或市政府办公厅的文件一般5份，统一送交文电处(由文电处送业务处办理1份，送分管厅领导阅知1份，备存3份)。
七、附则
1、本规程自2001年4月1日起实施。
2、在此之前市政府办公厅有关公文处理的规定，如与本规程有抵触的，以本规程为准。
