发布文号: 晋办发［2000］21号
我省机构改革工作已经开始，一些机构将被撤并，为了合理地处置机构变动部门和单位的档案，确保档案齐全、完整，不因机构变动而遭受损失或发生泄密，现根据《中华人民共和国档案法》及有关法规，对机构改革中的档案管理工作提出以下意见：
一、在机构改革中，各单位要重视和加强档案处置工作，尤其是发生机构变动的单位，要认真做好档案的收集、整理工作，要按规定向同级国家综合档案馆或有关部门移交档案，任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。新设置的部门和单位都应及时建立健全档案管理机构和各项制度，配备专兼职档案人员，做好档案的收集、整理、保管和利用工作。
二、机构变动部门和单位档案的归属和流向遵循以下原则：
(一)省级机关在1979年以前形成的、反映本单位基本职能活动的档案；地、市、县级机关在1989年以前形成的、反映本单位基本职能活动的档案，必须移交给同级国家综合档案馆。
(二)省级机关1979年以后，地、市、县级机关1989年以后形成的档案处置按以下几种情况分别对待；
1、被撤销单位包括临时机构的档案，全部向当地国家综合档案馆移交。
2、一个单位的职能分解到两个以上单位的，应按撤销单位对待，其档案全部移交同级档案馆。
3、两个或两个以上单位合并组成新的单位，其档案可以带到新组成单位，由新组建单位的档案机构以原单位的档案为全宗，分别进行管理，不得合并为一个全宗管理。新组建的单位的档案另行确定全宗。
4、机构保留但名称、领导关系、级别改变，以及职能发生部分变化的单位，其档案仍由该单位继续保管，不得分散。
三、撤并单位必须确定专人，将档案收集齐全，按照《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式》等标准，进行认真整理，编制档案移交目录，将档案及组织沿革、全宗卷等有关材料一并向档案馆或有关单位移交。在档案整理、移交之前，有关人员不得安排新的工作。否则，造成档案损失的，要按照《档案法》的规定，追究领导和有关人员的责任。
四、在机构改革期间，各级档案行政管理部门要加强各机关档案工作的组织、协调、监督和指导，对撤并单位档案的处置工作进行组织、协调。
五、凡对档案归属问题发生争议的，有关单位应及时向档案行政管理部门反映，以便共同协商，妥善处理。
