发布文号: 湖政办发[2003]121号
各县区人民政府，市府各部门，市直各单位：
市档案局、发展计划委员会制订的《湖州市重点建设项目档案管理实施细则》已经市政府同意，现转发给你们，请各级各部门依法规范全市各类重点建设项目档案管理工作，明确自身职责，认真执行。
二○○四年一月七日
湖州市重点建设项目档案管理实施细则
第一章 总则
第一条 为加强全市重点建设项目档案的管理和利用工作，更好地为重点建设项目和经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省重点建设项目档案管理暂行办法》及有关基本建设项目档案管理的法规，结合本市实际，制定本细则。
关联法规：
第二条 本细则适用于全市各级各类重点建设项目(工程)。
第三条 重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、工程监理到竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料。
第四条 重点建设项目档案工作既是重点建设项目的基础工作，也是档案事业的组成部分。重点建设项目各有关单位要依法加强对档案工作的领导，列入工作计划，确保重点建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。
第二章 管理体制、档案工作机构
第五条 根据统一领导、分级管理的原则，市档案行政管理部门依法对全市的市级重点建设项目档案工作进行统筹规划、组织协调、制定制度、检查指导，参加重点建设项目档案的验收。
第六条 重点建设项目主管部门负责监督、检查和指导本部门重点建设项目档案工作。要加强对重点建设项目档案工作的宏观管理，将重点建设项目档案工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收项目时，要同时部署、检查、验收档案和档案工作。
第七条 重点建设项目建设单位、项目总承包单位、施工单位、勘察设计单位、招标代理机构、项目业主单位、项目监理单位等应当明确档案工作的分管领导，建立相应的档案工作机构或配备专兼职档案管理人员，制定管理制度，建立健全重点建设项目的档案管理工作，保证项目档案工作和项目建设工作同步进行。
第八条 重点建设项目的各有关单位档案工作专、兼职人员应当忠于职守，遵守纪律，具有专业技术技能，取得档案专业培训资格证书。
第三章 档案的登记、收集和归档
第九条 建立重点建设项目档案登记制度。凡新建、在建、收尾和竣工试生产的重点建设项目，根据市档案局、市计委湖档[1998]8号文件印发的《湖州市重点建设项目档案管理登记办法》，按隶属关系组织登记。属于市行业主管部门的，由项目主管部门的档案机构组织登记。属于地方的，由项目所在地档案行政管理部门组织登记。
第十条 重点建设项目各有关单位要根据中华人民共和国行业标准《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》等有关规定，结合实际，制定本单位文件材料的归档范围和档案的保管期限。
第十一条 项目申请立项时，项目建设单位应着手开始对形成的文件材料的积累、审核工作；项目竣工验收时，应完成全套文件材料的归档和验收工作。归档文件材料必须完整、准确，保持有机联系，反映重点建设项目的真实情况。
第十二条 重点建设项目建设过程中，建设单位、项目总承包单位、项目建设现场指挥机构、勘察设计单位、招标代理机构、施工单位、项目业主单位、监理单位等，应当在各自的职责范围内做好重点建设项目文件材料的收集、整理和归档工作。属于建设单位归档范围的档案，有关单位应按时移交给建设单位。
重点建设项目准备阶段形成的立项、项目管理等前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，应由建设单位各承办机构负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集积累，并按规定向建设单位档案部门移交有关文件。
重点建设项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目全部文件；项目监理文件由监理机构收集、积累。
第十三条 重点建设项目在招投标、签订协议、合同时，应当明确各方在重点建设项目文件材料形成的范围和编制、移交竣工档案方面的责任、费用及移交范围、要求与时间。
第十四条 重点建设项目档案的案卷质量应符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》，归档文件材料要完整、齐全，签字手续完备。不得用易褪色的书写材料书写、绘制。
第十五条 归档时必须有竣工图。竣工图应按浙江省建委浙建工[1982]35号《转发国家建委〈编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定〉的通知》要求进行编制。竣工图要求图面清晰，逐张加盖竣工图章。
施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。
第四章 档案的管理和利用
第十六条 重点建设项目各有关单位应自觉执行国家、省颁布的各项档案业务建设标准、规范，并依据有关规定，建立健全档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、保密和利用等制度。
第十七条 重点建设项目建设过程中，各有关单位应有与工作任务相适应的，符合要求的档案库房，配置必要的档案保管设施，有条件的单位应采用计算机管理，实现档案管理现代化，其费用列入项目总概算。
第十八条 重点建设项目档案其保管期限应划分为永久、长期和短期三种。档案鉴定工作参照国家有关规定执行。处理、销毁重点建设项目档案，必须进行认真鉴定，并经过登记造册和一定的审批手续后方可进行。擅自损毁、丢失有保存价值的重点建设项目档案的，要依法追究有关单位和当事人的责任。
第十九条 重点建设项目各有关单位的档案工作机构或者档案工作人员，对文件材料的归档和档案的接收、移交、鉴定、销毁等情况应进行登记和统计。
第二十条 重点建设项目各有关单位要注重和加强档案的提供、编研、咨询等开发利用工作，编制各类档案检索工具，及时有效地为重点建设项目和领导决策提供档案信息。
第二十一条 属城建档案馆接收范围的重点建设项目档案，必须在项目档案初步验收、项目竣工验收后向城建档案馆移交。
第五章 档案的检查和验收
第二十二条 凡我市各级人民政府及其工作部门批准建设的各类重点建设项目的竣工验收工作均应包括对档案的专项验收。重点建设项目各有关单位要根据国家和省有关规定，建立和健全重点建设项目竣工文件的编制和档案验收制度。
第二十三条 重点建设项目竣工验收前，由重点建设项目主管部门、建设单位会同同级档案行政管理部门，组织检查项目档案和竣工图纸的质量；重点建设项目建设主管部门、施工单位的主管部门应检查施工单位施工档案的质量，督促施工单位做好施工记录、交工验收记录和签证等，按规定编制好竣工图。
第二十四条 档案行政管理部门要派员参加重点建设项目的初步(交工)验收和竣工验收。按照国家计委《建设项目(工程)竣工验收办法》第五条规定，参加统一组织的验收活动。市档案局和市计委以及市级有关主管部门的档案机构，参加本市范围内国家、省、市重点建设项目的竣工验收。
第二十五条 竣工验收前根据重点建设项目单位提出要求，由档案专项验收组组织验收。档案专项验收组成员由市档案局、市计委及项目所在地档案局、项目主管部门的档案机构和建设单位、生产 (使用)单位、设计、施工、监理等单位的档案人员参加。
第二十六条 档案专项验收组着重抽查重点建设项目档案的归档情况，验收后要写出档案专项验收报告。各建设、设计、施工等单位按档案专项验收中的改进意见在竣工验收前加以改进。
竣工验收时，市以上重点建设项目应当有档案情况的专题验收报告。项目规模小的，则应在验收报告中写明档案管理的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案管理情况的评价。
第二十七条 重点建设项目档案验收报告应包括以下内容：
1、项目档案概况；
2、项目档案工作管理体制；
3、项目文件材料的形成、积累、整理与归档工作情况；
4、竣工图的编制情况及质量；
5、项目档案的接收、管理、移交工作情况；
6、存在问题及解决措施；
7、档案完整、准确、系统性评价及在施工、管理中的作用。
第六章 附则
第二十八条 各县、区档案行政管理部门和重点办以及重点项目建设主管部门可根据本实施细则制定管理细则。
第二十九条 本细则由市档案局和市计委负责解释。
第三十条 本细则自发布之日起施行。
