发布文号: 苏州国税发[1998]142号
各市国税局、工业园区国税局、市区国税各分局：
为加强税收征管资料的管理，市局于97年先后下发了174号《关于印发〈税收征管资料管理办法〉的通知》以及295号《关于做好97年度税收征管资料归档工作的意见》文件，各单位都能够按照市局的要求认真贯彻实施，从部分单位97年度资料归档情况看，我市的税收资料管理水平总体上有了新的提高，但是各单位对资料管理的重视程度不一，资料管理水平差距较大。为切实加强征管基础，现就进一步加强资料管理的有关问题提出如下意见，请认真贯彻实施。
一、加强资料的日常管理
税收征管资料是税务机关在日常征管过程中形成的反映征纳情况、明晰征纳双方法律责任的各类资料，它涉及到征纳各环节。为此，各单位一定要切实采取有效措施加强资料的日常管理，将资料的收集、整理、归集等各项工作明确到具体的部门或个人，特别是在受理纳税人递交的资料时，一定要严格把关，保证资料收集的齐全、完整；同时对已有的资料应及时折叠齐整，按规定存放在资料夹(合)中。使资料管理中的大量工作能够在日常管理中完成，既可防止资料遗失，同时也为年终集中装订归档资料奠定基础。
二、规范户籍资料的管理
户籍资料是指反映纳税人基本概况并在一定时期内与税收管理直接相关需经常使用的各种资料。户籍资料必须收集完整齐全，并且应与日常征管资料加以区分，单独存放在户籍资料袋中长期保存，待纳税人注销后同日常征管资料一起装订归档。凡户籍资料短缺的，应及时办理补齐。
三、加强数据资料的保存
征管数据资料是税收征管资料的一个重要组成部分，各单位应将各类征管数据纳入资料管理的范围，按规定及时将计算机内的征管数据分别在硬盘、软盘上备份，其中征管底册应单独备份，以便于今后能及时查阅纳税人的有关征纳情况。凡97年度的各项征管数据尚未备份的单位应落实专人按规定进行数据备份，在备份过的软盘上标明备份数据的名称、所属期，以及软盘的张数、备份人姓名等内容，并在资料室集中存放。
四、加强资料室建设
各单位应按照防霉、防蛀、防水、防火、防虫、防盗“六防”的要求加强资料室的建设，所有的归档资料原则上必须在资料室集中存放。如资料室内确实难以集中存放所有的归档资料的，可将其它年度的资料另行存放，但近三年的资料必须集中存放在资料室中。为方便调阅资料，资料橱上应张贴标签，按序标明橱号及橱内资料的编号区段。
五、建立健全资料管理制度
征管资料管理工作面广量大，为保证征管资料的归集、整理、归档、使用工作的正常开展，各单位应根据市局下发的资料管理办法的有关规定，建立健全资料管理制度，同时明确专人负责资料室的日常管理工作，将资料管理的各个环节落实到部门、责任到个人。各部门、各岗位在资料移交过程中必须填写资料移接交清册，并由交接双方在移接交清册上签字，以防资料在内部流转过程中发生遗失。为方便今后调阅各类资料，应分类建立资料登记台帐，按资料类别分别登记资料的名称、编码、册数、存放地点、保存期限以及归档日期，有条件的单位应使用微机登记台帐。
六、统一思想，提高认识，不断提高我市税收征管资料管理水平
加强税收征管资料的管理是夯实征管基础、提高征管质量的重要内容，特别是在新的征管模式下，随着税收执法力度的加大，征管资料对于掌握纳税人生产经营情况，分析税源变动情况，以及为行政执法服务的作用更加突出，因此，对基础资料的要求越来越高。各单位应进一步统一思想，提高认识，克服有了计算机征管文书资料就可有可无的错误观点，严格按照市局两个文件的要求，对97年度已装订归档的资料认真地进行一次自查，对查出的问题及时加以整改，对装订松驰、资料短缺等明显与市局要求不符的或存在问题比较突出的方面，要落实人员，该返工的则应返工，以保证归档资料的质量。为促进我市税收征管资料管理水平的提高，市局今年下半年对各单位征管资料的日常管理和归档情况以及计算机数据维护组织检查，并将对检查情况予以通报。
附：税收资料管理台帐
一九九八年六月二日
