发布文号: 龙府办[2006]58号
各镇人民政府，县府直属各单位：
《龙川县档案馆收集档案范围实施细则》已经县政府同意，现印发给你们，希认真贯彻执行。
二○○六年十月二十五日
龙川县档案馆收集档案范围实施细则
第一条 为完整保存和有效利用党和国家的档案资源，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、国家档案局《各级档案馆收集档案范围的规定》及《广东省档案管理规定》，结合我县实际，制定本实施细则。
关联法规：
第二条 县档案馆是地方综合性的国家档案馆，是国家法定的集中保管县直机关、乡镇、团体、企业事业单位（以下简称县直单位）档案资料的基地，是党和政府及社会各方面依法利用档案资料的中心。
第三条 县直单位必须依法向县档案馆移交本单位在履行职能活动中直接形成的具有工作查考、历史凭证作用和科学研究价值的档案。县档案馆收集的档案包括：
（一）建国后形成的档案：
1、县委、县人大及其常委会、县政府、县政协、县纪委和县人民法院、县人民检察院等机关及其所属临时性单位形成的档案；
2、县直属各部、委、办、局及属下单位形成的档案；
3、县总工会、团县委、县妇联、县工商联、县残联、县科协等群众性团体机构形成的档案；
4、政府派驻国内、港澳机构形成的档案；
5、已撤销的县直属各部、委、办、局、事业单位及属下有关单位的档案；
（二）建国前龙川县党团组织在开展革命活动中所形成的革命历史档案。
（三）建国前历代政权在龙川县所设立的各种机构在日常工作中形成的历史档案。
第四条 凡反映县直单位主要职能活动和基本历史面貌的各种门类和各种载体形态的、具有永久和长期保存价值的下列档案，一律移交县档案馆。
（一）文书档案。
1上级来文：
(1)、属于本单位主管业务并要贯彻执行的法规性文件；
(2)、上级领导检查本单位工作时的重要指示、讲话；
(3)、会议主要文件材料；
(4)、转发本单位的文件。
2下级来文：
(1)、工作计划、总结、统计报表；
(2)、简报、情况反映、典型材料；
(3)、请示、报告。
3同级或非隶属单位来文：
(1)、需要贯彻执行的法规性文件；
(2)、检查本单位工作的文件；
(3)、商洽、答复工作的文件。
4本单位发文：
(1)、会议文件：包括会议通知、名单、日程、报告、讲话、典型材料、会议纪要、会议记录；
(2)、红头文件：印发的、转发的、合发的正本和定稿；
(3)、“白头”文件：工作计划、总结、调查报告、统计报表、党团名册、干部名册、工资审批名册、介绍信及存根、组织沿革、大事记、年鉴、刊物、出版物、合同、协议书、重要的信件、电报、剪报。
（二）会计档案。
1、会计凭证类。包括原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等；
2、会计帐簿类。包括总帐、明细帐、日记帐、辅助帐簿、其它会计帐簿等；
3、财务报表类。包括月度、季度、年度财务报告、会计报表、附表及文字说明、其它财务报告；
4、其它类。银行存款余额调节表、银行对帐单、工资表、其它应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等。
（三）在业务活动中形成的反映我县科学技术和社会各项事业发展的专门档案。具体包括：
1、重点工程、重大科研项目档案及其它基建项目档案；
2、纪检监察案件档案；
3、县级组织、人事部门任免管理权限范围内干部的死亡档案；
4、财务报告档案（主要指县级财政部门的业务报表）；
5、各类普查档案（如工业普查、农业普查、人口普查、地名普查等）；
6、勘界档案；
7、地名档案；
8、审计档案；
9、公证档案；
10、环保档案（如环保规划、设计、监测、查处等活动形成的档案）；
11、工商登记档案（指具有典型意义的已关闭或破产企业的登记档案）；
12、反映我县自然地理状况的档案（如地形、地貌、地质、地震、山川、水文、气象、测绘、资源调查等）；
13、全县各类专项活动形成的档案；
14、本县传统工业产品、土特产品、名优产品的档案；
15、具有地方特色的文化艺术档案、体育竞赛档案、教学档案；各种审批项目（课题）的报批材料（如县属计划、建设、科技主管部门在审批各种规划、项目、课题时、各有关规划、课题报送单位提交的材料以及项目竣工备案材料等）。
16、婚姻登记档案。
（四）声像档案。
1、国家、省、市主要领导人来我县视察、指导工作的题词、照片、录音带、录像带、光盘等；
2、省、市、县召开的各种重要会议，县人大及其常委会、县政府、县政协、县纪委召开的重大会议形成的录音带、录像带、照片、光盘等；
3、龙川县开展重大政治、经济、科技、文化活动及举行重大庆典、纪念活动、重大抢险救灾活动所形成的照片、录音带、录像带、光盘等；
4、龙川县广播电视台录制的具有历史保存价值的新闻照片、录音带、录像带、光盘等；
5、县直属单位重要职能活动形成的录音带、录像带、照片、光盘等。
（五）实物档案。
1、我县被国家、省、市授予的荣誉称号的证书、奖牌、奖杯、奖状、奖旗等；
2、县领导和县有关部门在对外交往活动中接受的纪念品；
3、变更、撤销单位的印章。
第五条 县直单位在向县档案馆移交档案时，应同时移交本单位编制的档案检索工具（包括案卷目录、卷内目录、全宗指南、电脑软盘等）以及对档案内容具有补充作用的有关资料。
第六条 在接收档案进馆时，县档案馆同时收集县直单位编印的各种文件汇编、资料汇编、大事记、史志、年鉴、地图、手册、图片以及公开出版或内部发行的报刊、书籍、画报、回忆录、参考材料、会议特刊（专刊）、科技资料、科研成果汇编、产品目录、专业志、地方志和各种族谱、家谱等。
第七条 为保证进馆档案的完整和减少重复，县档案馆在接收有关单位的档案时，必须遵循如下原则：
（一）确定档案收集单位并编制被收集单位的名册，建立科学的进馆方式，凡列入县档案馆收集范围的单位，其形成的具有永久或长期保存的各种载体形态的档案，一律要移交进馆。
（二）中央、省委、市委及其办公室的文件，由中共龙川县委办公室负责立卷；国家、省、市及其办公室的文件，由龙川县人民政府办公室负责立卷；上级主管部门的文件，由县级各对口主管单位负责立卷，然后按规定分别向龙川县档案馆移交。
（三）列入档案收集范围的单位，除了重要的请示、批复和干部任免文件外，一般只归档本单位的文件，收文单位的文件不归档进馆。
（四）立档单位应当自档案形成之日满5―10年向县档案馆移交。
第八条 下列非县属单位形成的有关档案，经协商同意，可参照本实施细则的原则、方式移交或存县档案馆。
（一）民主党派机构形成的有关档案；
（二）属本县和上级部门双重领导的单位形成的有关档案；
（三）我县具有代表性、典型性的企业形成的有关档案；
（四）某些特定的集体所有制单位、中外合资、合作经营企业、民营企业、私营企业和个体工商户以及退出市场的企业有价值的有关档案；
（五）我县行政区域内形成的对国家和社会具有长久保存价值的其他有关档案。
第九条 电子文件归档：
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后，形成的具有规范格式的电子数据，通过计算机软硬件设备和电脑网络实现检索和利用。
电子文件归档工作应当由单位的综合部门或主要负责人统一协调，指定专门机构或专人负责。电子文件的形成、承办、归档等工作由电子文件形成部门负责，档案保管部门予以指导监督。归档后形成的电子档案管理工作由档案保管部门负责，并且确保电子文件归档后形成的电子档案具有真实性、完整性、有效性。
电子档案管理工作由电子文件整理归档、电子档案保管利用、电子档案鉴定销毁、电子档案登记统计等工作构成。
收集范围：记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。公务或其他事务处理过程只产生了电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
电子文件收集归档时注意真实性、完整性和有效性相统一。真实性包括原始性和准确性。
第十条 在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或个人，由县人民政府、县档案行政管理部门或者本单位给予奖励。
第十一条 对违反本实施细则的行为，依照《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《广东省档案管理规定》和《广东省档案违法行为处罚办法》的有关规定予以处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
关联法规：
第十二条 本实施细则由县档案局负责组织实施。
第十三条 本实施细则自发文之日起实施。
