发布文号: 苏建办[2008]8号
第一条 为做好苏州市轨道交通工程项目文件材料的编制和移交工作，促进各参建单位加强项目工程竣工档案管理，确保轨道交通工程竣工文件材料的编制质量，顺利完成竣工档案的移交工作，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《苏州市城市建设档案管理办法》及《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）等法律、法规和标准，结合苏州市轨道交通工程建设的具体实际，制定本意见。
第二条 凡参与苏州市轨道交通工程建设的所有单位，都应当遵守本意见。本意见中所称轨道交通工程，包括车站、区间、车辆段、综合维修基地、运营控制中心、变电所、轨道等工程及相关工程。
第三条 本意见所称轨道交通档案是指在轨道交通工程立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、设备安装及竣工验收等过程中形成的文字、图纸、图表、声像、电子等形式的全部文件材料。
第四条 轨道交通工程档案的归档范围应符合《建设工程文件归档整理规范》中的有关要求：归档文件可按建设程序分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、工程竣工验收文件。
第五条 工程形成的全部文件，应在归档前按照档案管理要求，由文件形成单位进行整理。工程准备阶段文件、工程竣工验收文件由建设单位负责收集、整理和立卷归档，施工文件、竣工图由施工单位负责收集、整理和立卷归档，监理文件由监理单位负责收集、整理和立卷归档。
文件整理应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，符合其专业特点，便于档案的保管和利用。立卷方法应符合《建设工程文件归档整理规范》中的有关要求：
工程准备阶段文件按建设程序、专业、形成单位等组卷；
监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
竣工图按单位工程、专业等组卷，并按要求进行竣工图的编制；
竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
第六条 归档的工程文件应为原件，并应按单位工程或标段组卷。案卷厚度不应超过20~30mm，案卷内不应有重复文件，不同载体的文件应分别组卷。
第七条 归档文件的质量要求为：
（一）归档文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、安装、调试等方面的技术标准、规范和规程；
（二）归档文件的内容必须真实、准确，并与工程实际相符合；
（三）归档文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；
（四）归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备；
（五）归档文件中文字材料应采用国家标准图幅，尺寸规格应为A4幅面（297mm×210mm）；
（六）归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对破损的文件、图纸要用胶水、白纸托裱，不得使用胶带纸和修正液。传真件不得归档；
（七）录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件应使用一次写光盘存储。
第八条 卷内文件按下列原则排列：
（一）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。
（二）文字材料按事项、专业顺序排序。同一事项的请示与批复，同一文件的正本与定稿，正文与附件不能分开。
并按批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；译文在前，原文在后的顺序排列。
（三）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
第九条 编制卷内文件页号应符合下列规定：
卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。
页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。
成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
第十条 卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成，其编制必须符合《建设工程文件归档整理规范》的规定：
（一）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注；
（二）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；
（三）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；
（四）文件题名：填写文件标题的全称；
（五）日期：填写文件的形成日期或起止日期；
（六）页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号；
（七）备注：对卷内文件变化作必要说明；
（八）卷内目录放置于本卷首页之前。
第十一条 卷内备考表应排列在卷内文件之后，其编制必须符合《建设工程文件归档整理规范》的规定：卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、不同文件载体页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况说明（立卷人、检查人、立卷时间等）。
第十二条 案卷封面采用内封面形式，案卷封面的式样必须符合《建设工程文件归档整理规范》中的规定：
（一）案卷封面应包括档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷等内容；
（二）档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写；
（三）档案馆代号应填写国家给定的档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写；
（四）案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、标段名称、专业名称、卷内文件的内容；
（五）编制单位应填写卷内文件的形成单位或主要责任者；
（六）编制日期应填写卷内文件形成的起止日期；
（七）保管期限为永久。
第十三条 案卷内封面、卷内目录、卷内备考表必须打印，采用70g以上白色书写纸制作，幅面为A4。
第十四条 案卷文字材料必须采用线绳三孔左侧装订法装订。装订时必须剔除金属物。
第十五条 案卷装具采用卷盒，应采用无酸纸制作。
卷盒的外表尺寸为310mm×220 mm，厚度分别为20、30 mm。
第十六条 案卷脊背的内容包括档号、案卷题名，式样要符合《建设工程文件归档整理规范》的规定。
第十七条 在组织工程竣工验收前, 由苏州市建设局责成苏州市城建档案馆对工程档案进行专项预验收。
第十八条 勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的工程文件整理、立卷，形成归档文件一式三套（其中一套必须为原件），向苏州轨道交通有限公司移交；苏州轨道交通有限公司收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案，在工程竣工验收后3个月内,向苏州市城建档案馆移交一套符合规定的工程档案原件。
根据工程具体情况，归档可分阶段进行，也可在单项工程完成并通过竣工验收后与竣工文件一并归档移交。
第十九条 归档移交的竣工文件应经过文件编制方、质监部门、监理单位对文件的完整、准确情况和案卷质量审查并确定合格。
第二十条 本意见自发布之日起施行。 苏州市建设局
苏州轨道交通有限公司
二○○八年七月一日
