发布文号:
哈政发〔2002〕11号
哈尔滨市人民政府关于印发《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》的通知
各区、县（市）人民政府，市政府各委、办、局：?
现将《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。??
二оо二年七月十一日??
哈尔滨市《国家行政机关公文处理办法》
实施 细则
第一章总则??
第一条 为贯彻落实《国务院关于印发〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发〔2000〕23号）和《黑龙江省人民政府关于印发〈黑龙江省国家行政机关公文处理办法实施细则〉的通知》（黑政发〔2001〕16号），使全市各级行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》。?
第二条 本细则适用于我市各级政府和政府各部门及其所属单位。各地区、各部门和单位要依照本细则，认真做好公文处理工作。?
第三条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。各级行政机关应有效地运用这一工具，为经济建设和社会发展各项事业服务。?
第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。?
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。?
第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。?
第七条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本细则，并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。?
第八条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。?
第九条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。?
?
第二章 公文种类??
第十条 行政机关的公文共13种。?
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。?
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。?
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。?
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。?
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。?
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。?
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。?
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。?
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。?
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。?
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。?
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。?
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
??
第三章 公文格式??
第十一条 公文一般由秘密等级及保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、落款、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。?
（一）秘密等级及保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标注于版心右上角第1行，两字之间空1字格距离；如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级两字之间则不空1字格距离。“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角用阿拉伯数字标明份数序号。?
（二）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标注于版心右上角第1行，两字之间空1字格距离。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标注于版心右上角第1行，紧急程度顶格标识于版心右上角第2行。电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。? （三）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成。特定的公文可只标识发文机关全称。行政机关联合行文，主办机关名称排列在前，行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，发文机关名称按党、政、军、群顺序排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关较多时，须保证公文首页显示正文。各级政府、各级政府办公部门、各级行政职能和工作部门的发文机关标识一律统一式样（联合行文除外），字体使用小标宋体字，套红印刷，用字规格应小于22mm×15mm（高×宽）。平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、紧急程度、秘密等级及保密期限，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。?
（四）发文字号。由所在行政区域代字、机关代字、文种代字、年份和序号组成。如哈尔滨市人民政府文件的发文字号为：“哈（所在行政区域代字）政（机关代字）发（文种代字）〔200×〕（年份）×号（序号）”。发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。上报公文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空1字格标注。联合行文，只标明主办机关发文字号。?
所在行政区域代字应使用规范化简称。如市政府各部门发文字号中的所在行政区域代字一律使用“哈”。?
机关代字应使用规范化简称。如市交通局，应在“哈”后加“交”字。?
文种代字一般用“呈”（上行文）、“发”（下行文）和“函”（平行、下行文或不相隶属机关的行文）3种。也可根据需要增设其他1至2种。?
年份一律采用公元纪年全称，用六角括号“〔〕”括起，如〔2001〕，不得使用〔01〕之类简称。?
序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位，即1不编为001，不加“第”字。?
（五）签发人。 各级行政机关上报的公文应当注明签发人姓名，联合行文还要注明会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人（应为主办单位的具体承办人员）的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字格标注，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（六）公文标题公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般由介词“关于”、事由和文种组成，下行文要标明发文机关（平行文、上行文不标注发文机关）。?
如转发文件，原件标题过长时，可采取对原件标题进行摘要的办法处理。?
公文标题中文种部分要符合法定行文关系，与公文的内容、性质相吻合。?
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。?
公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。?
（七）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，回行时要顶格，在最后一个发送机关名称后标全角冒号。多家主送机关中间可加顿号、逗号。命令（令）、决定、会议纪要的主送机关标注于主题词之下，命令（令）、决定左空一字格标“主送”二字，会议纪要标“已发”二字，后加全角冒号，然后依次注明主送机关，最后一个主送机关后加句号。主送机关的全称、特称、单称概念，均应使用统一的文字表达形式，不得前后不一。如市政府下行文件的全称概念为“各区、县（市）人民政府，市政府各委、办、局”；特称为“各有关区、县（市
）人民政府，市政府各有关委、办、局”；单称为“××县人民政府”、“市××局”。?
（八）公文正文。 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行（可采取调整字距的办法处理）。正文要简明扼要，层次清楚。?
（九）附件，即需要补充和注明的相关材料。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，要使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”），名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标识序号（如“附件2”）。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标注公文的发文字号并在其后标识附件（有序号的要注明序号）。?
（十）落款。包括行文机关名称和成文日期两部分。
下行文不标行文机关，上行文、平行文标注行文机关全称（包括单一机关和联合机关行文）。行文机关标注于正文文尾右下方，依右侧版心线空4字格向左排。?
