发布文号:
襄樊政发［2005］2号
市人民政府关于印发《襄樊市国家行政机关公文处理实施细则》的通知
各县（市）、区人民政府，各开发区管委会，市政府各部门：
现将《襄樊市国家行政机关公文处理实施细则》印发给你们，请遵照执行。
二○○五年八月一日
襄樊市国家行政机关公文处理实施细则
第一章总则
第一条根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发23号，以下简称《办法》）和省政府发布的《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》（鄂政发46号）规定，结合我市实际，制定本实施细则。
第二条行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理必须做到及时、准确、安全，努力实现规范化、制度化、科学化。
第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条各级行政机关应当坚持精简、务实、高效的原则，发扬深入实际、联系群众、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，努力提高公文处理工作质量和效率。
第七条各级行政机关负责人应当把公文处理视为机关一项重要的基础性工作予以高度重视，模范地遵守《办法》和本实施细则，切实加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第八条各级行政机关的办公室是公文处理管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第九条各级行政机关的办公室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作，同时要加强对文秘人员的培训和教育，使其不断提高政治和业务素质。
第二章公文种类
第十条行政机关的公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第十一条各级行政机关必须严格按前条规定的适用范围正确使用公文文种，同时应符合下列要求：
（一）县级以上人民政府依照法律的规定，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有卓越贡献的单位（集体）和人员，可使用“令”。
（二）奖励有重大贡献的单位（集体）和人员，可使用“决定”。
（三）表彰有较大贡献或有较好业绩的先进单位（集体）和个人，使用“通报”。
（四）不得滥用“公告”。
（五）“请示”、“报告”、“意见”必须严格区分，不得混用、并用。
（六）“意见”作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，下级机关应遵照执行；作为平行文，仅供对方参考。
（七）不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，一律用“函”。
（八）不得在《办法》规定的公文种类之外自立文种。
第三章公文格式
第十二条公文一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标识秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”（简称“三密”公文），其中“绝密”、“机密”级公文还应在首页版心左上角用阿拉伯数码标识份数序号。凡标识秘密等级而未标识保密期限的公文，其保密期限按绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。（二）公文的紧急程度分为“特急”、“急件”。其中电报的紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称，如不能标识全称的，应标识规范化简称。联合行文，主办机关排列在前，其他机关按照党、政、军、群的顺序排列。
（四）发文字号应包括发文机关代字、年份和序号。年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即l不编为001）。行政机关之间联合行文，只标识主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前的机关发文字号。
（五）上行文应当标识签发人、会签人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。
1、标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。
2、下发本机关产生的公文用“印发”；下发下级机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。批转、转发公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题，也不得只写原发文字号。
3、标题中除对法律、法规、规章名称和书名加书名号外，一般不用标点符号。
4、标题可分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。向下级机关普遍发送的公文，主送机关名称还应按惯例排列。市人民政府向下级机关普遍发送的公文，主送机关名称排列惯例为“各县（市）、区人民政府，各开发区管委会，市政府各部门”。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至主题词之下，抄送机关之上排列。
（八）公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．xxxxx”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
（九）成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“o”。
（十）除会议纪要、电报、翻印件以及公开发布、张贴的公文以外，公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
印章必须与正文同处一面但不得压正文。当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（十一）附注是对公文的发送范围、使用时需注意事项及与公文有关的情况说明，加圆括号标识在成文日期下1行。
（十二）公文（除电报外）应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。市人民政府以及各地各部门报送市人民政府的公文主题词统一按《国务院公文主题词表》标注，先标类别词，再标类属词，最后标文种，词目最多不超过5个，词目之间空l字。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关的排列顺序一行为上级机关，一行为同级党政机关、军事机关、人民团体，一行为人大机关、政协机关、法院、检察院，一行为其他单位。
（十四）印发机关名称署全称；印发日期以公文缮印日期为准，用阿拉伯数码标识。
第十三条公文各组成要素的标识规则，前条尚未明确的，参照《国家行政机关公文格式》（gb／t9704—1999）国家标准执行。
第十四条公文用纸一般采用国际标准a4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十五条行文应当确有必要，注重效用。
第十六条各级行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，一般不得越级请示和报告。
（一）市人民政府向各县（市）、区人民政府，各开发区管委会和市人民政府各部门直接行文。
（二）各县（市）、区人民政府，各开发区管委会和市人民政府各部门向市人民政府报告和请示工作；乡（镇）人民政府向县（市）区人民政府、开发区管委会报告和请示工作。
（三）政府部门向上一级政府主管部门报告和请示业务工作；政府部门的直属单位向其主管部门报告和请示工作。
第十七条各级政府部署全局性工作，发布命令，下达重要决定和办理重要事项，以政府名义行文；传达政府某一方面工作的决定，通知有关事项和办理具体事务，以政府办公室名义行文。
各级政府办公室的公文是本级政府公文的补充形式，根据本级政府授权，可以向下级政府和本级政府各部门直接行文，但一般不与下级政府或本级政府部门联合行文。
第十八条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。政府各部门（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公室转发。因特殊情况确需向下级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。
政府部门内设机构除办公室外不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。政府部门办公室根据本部门授权，可以向所属的下级部门行文。
第十九条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第二十条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
第二十一条属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。政府部门之间需要行文商洽解决的问题，应当直接行文，不得报本级政府转办；同级政府之间需要协商解决的问题，亦应直接行文商洽，不得报请上级政府转办。
第二十二条部门之间对有关问题未经协商一致不得各自向下行文。如擅自行文，本级政府应当责令纠正或撤销。
第二十三条向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十四条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他上级机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。因情况特殊确需越级的请示，应当抄送被越过的机关；上级机关对越级请示的批复，亦应抄送被越过的机关。
第二十五条“报告”不得夹带请示事项。
第二十六条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十七条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关。
第二十八条对上级机关公文没有具体贯彻意见的，原则上原文翻印或复印下发贯彻执行。
第五章发文办理第二十九条发文办理包括公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、传递等程序。
第三十条草拟公文应当做到：
（一）符合法律、法规、规章和上级机关的有关规定。如提出新的政策、规定等，应切实可行并就其必要性加以说明。
（二）情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系确定。
（四）草拟紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
（七）必须使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第三十一条部门代本级政府草拟的公文文稿或要求本级政府批转的公文文稿，应由部门主要负责人签字同意或加盖部门印章。对文稿中涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应主动与有关部门协商一致；如有分歧，主办部门主要负责人应出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报本级政府协调或裁定。
第三十二条公文文稿送机关负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合草拟公文的有关要求，公文文种、格式和行文规则是否符合《办法》和本实施细则的规定等。文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。
文稿审核后，应将草拟原稿、修改稿和有关背景材料一并送负责人审定签发。未经办公室审核的文稿，机关负责人可不予签发。
第三十三条以本机关名义制发的上行文，必须由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
机关负责人签发公文，应当写明具体意见，并署上姓名和签发日期。
第三十四条公文文稿签发后统一由文秘部门进行复核编发文字号。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿内容进行实质性修改的，应按程序复审。
第三十五条缮印公文必须符合规定的格式式样，做到字迹清晰、纸面整洁；对公文文稿应当注意保护，不得涂抹和损坏。校对应忠实于文稿，做到准确无误。加盖印章应当符合有关规定，做到端正、清晰。
第三十六条分发公文应当进行登记、套封。“三密”公文应当在信封上标明秘密等级。绝密公文应当加盖专用密封章或贴密封签。“三密”公文应当由机要通信部门传递或指定专人传递。
第六章收文办理
第三十七条收文办理包括公文的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十八条签收。公文应由办公室的文秘部门或专职文秘人员统一负责签收，按程序办理。
签收公文应当逐件清点，如发现问题，应及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。
第三十九条登记。公文签收后，应当将公文标题、秘密等级、紧急程度、发文字号、发文机关、收文单位、签收日期等逐项填写登记清楚，同时还应区分办件和阅件，避免该办的公文漏办。
第四十条审核。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定；涉及其他部门或地方职权的事项是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合《办法》和本实施细则规定的公文，可由文秘部门退回呈报单位并说明理由。
第四十一条拟办。需要本机关办理的公文，文秘部门应及时提出办理意见送负责人批示或交有关部门办理。
拟办意见力求准确，把握不准时应先主动向有关方面了解情况。对紧急公文应明确办理时限；对需要几个部门承办的公文，应明确主办部门。
第四十二条批办。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
对机关负责人审批过的公文，承办单位登记后应及时转有关部门办理。
第四十三条承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。
县（市）区政府、开发区管委会、市政府各部门对市政府办公室转办的公文，注明有时限要求的，应在时限内作出答复，未注明时限要求的，一般应在收文后的15个工作日内作出答复。办理中遇有涉及其他部门的事项，主办部门应主动同有关部门协商办理，有关部门应在5个工作日内回复主办部门；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，主办部门应将各方意见据实回告市政府办公室并提出建设性意见请求协调或裁定。
第四十四条催办。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，对紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章公文归档
第四十五条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应归档的公文。
第四十六条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十七条会议文件和公务活动材料的立卷归档工作应当做到：
（一）本机关召开的重要会议和举办的重大活动形成的文件材料（包括记录、录音、录像、照片等），由组织会议或活动的人员整理（立卷）后交本机关文秘部门归档。
（二）政府部门以本级政府名义召开会议和举办活动形成的文件材料，整理（立卷）后交政府办公室文秘部门归档，政府部门可保存副本。
（三）机关负责人外出参加会议和重要活动带回的文件材料，交本机关文秘部门归档。
第四十八条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十九条本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
第五十条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第五十一条草拟、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章公文管理
第五十二条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第五十三条文秘部门应当建立健全机关公文处理的有关制度。
第五十四条上级机关的公文，除“三密”文件和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。复印“三密”文件，要按照省委办公厅、省政府办公厅《关于印发〈湖北省密件管理规则〉的通知》（厅函104号）要求，严格履行审批手续。
第五十五条各级行政机关的公文印发后，应当按照《湖北省政府信息公开规定》（省政府令第262号）的规定，及时向社会公开。公开发布行政机关的公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第五十六条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式公文管理。
第五十七条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十八条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经分管文秘工作的办公室负责人批准，可以销毁。
第五十九条销毁“三密”公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第六十条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后应按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第六十一条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第九章附则
第六十二条本实施细则适用于全市各级行政机关。在本市境内的企业、事业单位，凡向本市各级行政机关行文，按本实施细则办理。
第六十三条各级行政机关制定的规范性文件，依照有关法律、法规、规章和规定处理。外事方面的公文，有关部门可按上级主管部门的要求办理。
第六十四条各级行政机关办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第六十五条本实施细则由市人民政府办公室负责解释。
第六十六条本实施细则自发布之日起施行。
