发布文号: 周办字〔2009〕36号
各镇党委、政府，各街道工委、办事处，经济开发区工委、管委会，萌山风景旅游开发区党委、管委会，区委各部委，区政府各部门，各人民团体，区直属各企业，驻周各行政企事业单位：
音像档案及实物档案，是档案的重要组成部分。为加强对我区重大活动、重大项目和重大事件音像及实物档案的收集管理，现就有关问题通知如下：
一、党和国家领导人及省、市党政主要领导同志来周村视察，由区档案馆按照通知前往拍照拍摄并留存音像资料；只由新闻单位参与拍照拍摄的，新闻单位应将音像资料的复制件交区档案馆保存；被视察单位自行拍照拍摄的，应于一个月内将音像资料的复制件交区档案馆保存。领导人在我区的题字、题词，由区委办公室统一收集并于每年年底前向区档案馆移交，由区档案馆永久保存。
二、区党政主要领导同志会见外宾和海内外知名人士，由接待单位负责拍照拍摄、收集资料，并于一个月内将复制件交区档案馆保存；接待单位如不具备拍照拍摄条件，应通知区档案馆前往拍照拍摄。区党政领导同志出国(境)进行重要考察、访问和招商等活动，由承办单位负责拍照拍摄，并每半年向区档案馆移交一次，由区档案馆保存。
三、我区召开的党代会、人代会、政协全体会议和在我区召开的全国与国际会议以及区党政主要领导同志参加的其他重要会议，有关部门应通知区档案馆前往拍照拍摄、收集资料；有条件的单位，也可自行拍照拍摄，并于一个月内将音像档案复制件连同有关资料移交区档案馆保存。
四、我区主办或承办的大型经贸、文化、体育、庆典等活动和重大建设项目(含重大科技项目)开工竣工，以及发生的突发性重大事件，有关单位应及时拍照拍摄和收集资料，并于活动(项目)结束后一个月内将音像档案复制件连同有关资料移交区档案馆保存；不具备拍照拍摄条件的，应通知区档案馆前往拍照拍摄、收集有关资料。各单位以周村区名义举办上述活动形成的档案资料，应向区档案馆移交。
五、以周村区为受奖对象获得的各种荣誉牌匾、锦旗、工艺制品、证书等，除需要在区委、区政府特定场所摆放、悬挂外，应于年内统一集中交区档案馆保存。
六、《今日周村》编辑部、区信息中心等新闻媒体拍照拍摄和录制的重大活动、重大项目和重大事件的照片、录音和录像资料及周村广电中心制作的《周村新闻》等音像资料应在年底前移交区档案馆保存。
七、除特别重大活动、重大项目和重大事件应尽可能保留全过程音像档案外，一般的只保留有代表性的照片、实物或经过剪辑的录音录像，具体范围由区档案馆与有关单位协商确定。
八、为便于区档案馆及时派人拍照拍摄，有关单位应发给区档案馆人员相关证件，配合其拍照拍摄和收集资料，并负责提供被拍照拍摄对象的相关资料(如姓名、事由等)。各单位自行拍照拍摄及收集的音像档案资料和纪念物品，在向区档案馆移交前应注明相关的人物、地点、时间、事由等内容。
九、各部门各单位要高度重视对重大活动、重大项目和重大事件音像及实物档案的收集管理，切实维护好各种档案的完整与安全。档案行政管理部门要依照《档案法》、《山东省档案条例》和本通知要求，加强监督检查。对违反规定或管理不善造成档案丢失、损坏的，要按规定给予批评或处罚。
中共周村区委办公室
周村区人民政府办公室
2009年6月3日
