发布文号: 州档发〔2009〕8号
黔西南州档案局
二○○九年八月十三日
各县市档案局(馆)、州直各机关单位：
为进一步加强全州各级机关档案信息化建设，提高机关档案管理现代化水平，根据《中华人民共和国政府信息公开条例》、《国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《黔西南州归档电子文件移交、接收办法》(试行)的规定和要求，结合我州各级机关档案工作实际，提出以下实施意见：
一、充分认识机关档案信息化建设的意义
档案是信息，是社会经济和社会发展的宝贵信息资源。档案信息化是指档案部门改革传统管理方法，运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、管理、开发和利用的过程。档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的客观要求，是档案事业发展的必然趋势，是进一步提高档案管理和服务水平的必由之路。
机关档案是机关重要的信息资源，机关档案信息化是机关信息化建设的重要组成部分，是电子政务建设的重要内容。机关应采取有效措施，加大投入，确保机关档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动机关档案管理现代化。
二、明确机关档案信息化建设的指导思想与原则
机关档案信息化建设的指导思想是：按《贵州省档案信息化建设实施纲要》和全省档案事业发展要求，以档案信息资源建设为核心，以电子文件管理为重点，以档案信息资源开发利用为目标，充分发挥信息化在促进机关档案工作发展中的重要作用，为机关和社会提供优质、高效的档案信息服务。
机关档案信息化建设的原则：坚持文档一体化、电子文件与纸质文件并存、确保档案信息安全的原则；坚持信息技术与管理并重的原则；坚持档案信息化与机关信息同步的原则。
三、全面完成机关档案信息化建设的主要任务
(一)加强机关档案信息资源建设
1、规范电子文件的归档与管理。已形成电子文件的机关应尽快将电子文件的归档与管理摆上工作日程，纳入机关档案工作内容。要参照纸质文件的归档范围，制定电子文件归档范围及保管期限表。严格按照《黔西南州归档电子文件移交、接收办法》(试行)规定，规范电子文件的归档与管理，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。具有永久保存价值的电子文件，必须同时制成一套纸质文件一并保存。要做好馆室衔接工作，及时向同级国家综合档案馆移交规范的归档电子文件。各级档案行政管理部门要主动加强与电子文件移交机关的联系和协调，积极探索电子文件移交的新机制、新方法、新手段，为机关电子文件移交进馆并有效提供利用创造条件。
2、进行档案目录数据库建设。要加强室藏档案的目录数据库建设，重视档案数据采集、录入的准确性(目录项目中的“文号”中的发文字号、年度、符号，“题名”均要录全，不能简略)，以提高档案利用检索的完整率和准确率。州档案局(馆)已从2008年起，要求同级各机关单位采用州档案局(馆)指定的档案管理系统统一录档案目录，向国家综合档案馆移交档案时，要同时移交机读目录。各县市根据当地实际情况，决定移交机读目录的时间。到“十一五”末，州、县市档案馆全部馆藏档案案卷级目录和党委、政府等重要全宗永久保存的文件级目录都要实现机检。
3、做好室藏档案的数字化规划。各级机关要统筹安排做好室藏档案数字化工作规划，尊重档案管理工作的科学规律，扎实做好机关档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作，夯实机关档案数字化基础。具备条件的机关要加强纸质档案全文数据库和多媒体数据库建设。按照《纸质档案数字化技术规范》和缩微、录音、录像、照片等档案数字化规范对纸质档案、录音、录像、照片档案进行数字化，逐步建立档案全文数据库和档案多媒体数据库。在向档案馆移交纸质及其他载体档案时，应同时移交符合规范标准的数字化档案。
4、整合档案信息资源开发利用。各级机关档案部门要以政务信息公开为切入点，科学整合机关各类档案信息资源，促进档案信息资源总量增加、质量提高、结构优化。要推进服务机制创新，全面提升档案信息资源开发利用水平和公共服务能力，促进档案信息资源的共享和再利用。要加强信息服务窗口建设，依托机关信息网站，在提供档案信息服务的同时，亦可把单位制发的非涉密，属政策性、法规性、公益性、服务性现行文件在机关网站上公开或报送州政务服务中心供公众查阅。
(二)加强档案信息化基础设施建设和应用系统建设
机关应根据档案信息化建设的需要，配备必要的设施设备，如计算机、扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频数字转换设备等。机关集中管理电子文件的机构或部门，应当具备电子文件存储、检测、迁移、备份等设施和保管条件。要进一步加强档案管理应用系统建设，把档案管理应用系统纳入整个机关的办公自动化系统或电子政务系统中， 对文书工作和档案工作统筹规划、优化管理，使档案管理工作与机关办公自动化同步发展。要进一步提高运用档案管理软件的普及率，必须采用州档案局(馆)指定的统一的档案系统管理软件，符合纸质档案和电子文件管理标准、规范要求，与机关业务系统有机衔接，为档案信息采集、交换、资源共享创造条件。
四、强化机关档案信息化建设的保障措施
(一)加强对机关档案信息化建设组织领导与监督
各级机关要充分认识档案信息化工作的重要意义，加强领导、统一规划，加大对档案信息化工作的资金投入力度，稳步推进档案信息化建设与电子政务、办公自动化建设协调发展。各级档案行政管理部门要加强对机关档案信息化的指导和督促，要把机关档案信息化建设作为机关档案工作水平的重要标志，纳入档案行政执法检查、档案人员上岗证年检、档案工作目标管理认定、州直机关目标绩效管理等重要内容。
(二)加强对机关档案信息的标准化、规范化管理
各级机关在进行档案信息化建设中，必须严格执行国家、省、州档案局(馆)制订的档案数字化、电子文件管理法规和技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享，把档案信息资源开发利用工作纳入科学化、规范化轨道。
(三)建设机关档案信息安全保障体系
各级机关在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息的失密、泄密和丢失。逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，加强对系统录入人员的培养、使用和考核。加强对计算机、网络硬件设备和软件系统、涉密载体的管理，机关档案信息系统必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。加强数据库管理，采取脱机备份等有效措施，确保数据安全。加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输和利用的安全。所有上网信息的发布都必须按规定程序和要求进行审查。
(四)明确机关电子文件归档与管理工作职责
各级机关要把电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关部门及人员的岗位职责。
1、机关档案部门负责归档电子文件的接收、管理与开发利用；对本机关文书承办部门电子文件的形成、办理、收集和归档工作进行监督和指导；对所属单位及本系统电子文件归档管理工作进行监督和指导；对本机关办公自动化系统的开发设计提出电子文件归档管理要求，确保电子文件的归档管理纳入办公自动化系统，并同步实施。
2、机关文件管理部门和文书人员应当规范电子文件的形成、办理、交换的操作程序，保证电子文件完整、准确和有效。
3、机关信息技术部门和系统管理人员应当对电子文件管理系统的安全、运转负责，对维护真实性、完整性和有效性提供技术保障。
(五)努力提高机关档案干部业务素质
要加大档案信息化宣传教育力度，普及档案信息化知识。各级机关要对档案业务人员进行与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代信息技术知识培训，培养和造就既懂信息技术，又熟悉档案业务的复合型人才，促进机关档案信息化建设健康发展。
