发布文号: 国烟办文〔2009〕341号
国家局、总公司机关各部门、各单位：
现将修订后的《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理办法》印发给你们，请认真遵照执行，2001年4月26日印发的《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理办法》(国烟办[2001]256号)、2006年4月26日印发的《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关电子公文处理暂行办法》(国烟办[2006]141号)同时废止。
国家烟草专卖局办公室
二○○九年九月四日
国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为使国家局、总公司机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》(国发(2000)23号)的规定，结合国家局、总公司机关的实际情况，制订本办法。
第二条 国家局、总公司机关的公文(包括电报，下同)，是国家局、总公司在行政管理、组织生产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规及其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 国家局、总公司机关各部门、各单位负责人要高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和监督。
第七条 国家局办公室是公文处理的管理机构，主管国家局、总公司机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 国家局、总公司机关各部门、各单位要明确专人负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 国家局、总公司机关的公文种类有：
(一)命令(令)：
适用于宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
(二)决定：
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告：
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告：
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知：
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(六)通报：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七)报告：
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(八)请示：
适用于向上级机关请求指示、批准。
(九)批复：
适用于答复下级机关的请示事项。
(十)意见：
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十一)函：
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十二)会议纪要：
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第十条 国家局、总公司公文包括"中共国家烟草专卖局党组文件"、"国家烟草专卖局文件"、"中国烟草总公司文件"、"国家烟草专卖局 中国烟草总公司文件"及"国家烟草专卖局办公室文件"，另外有"国家烟草专卖局办公室会议通知"、"国家烟草专卖局办公室培训通知书"。
第三章 公文格式
第十一条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送(报)机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文要分别标明"绝密"、"机密"、"秘密"和保密期限，其中"绝密"、"机密"级公文还要标明份数序号。凡未标明保密期限的，公文保密期限按照"绝密"级30年、"机密"级20年、"秘密"级10年认定。
(二)紧急公文要根据紧急程度分别标明 "特急"、"急件"。电报要分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。
(三)发文机关标识要使用发文机关全称或者规范化简称。行政机关之间联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。
(四)发文字号要包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关的发文字号。
国家局、总公司机关的发文，均由国家局办公室文秘档案处按以下简称代字统一编号：
1. 国家局、总公司机关8个职能司(室)代国家局起草的公文，其编号中的简称代字具体如下：
部 门
简 称 代 字
办公室(外事司)
国烟办(外)
计划司
国烟计
专卖司
国烟专
运行司
国烟运
法规司
国烟法
财务司(审计司)
国烟财(审)
科技司
国烟科
人事司
国烟人
2. 国家局、总公司机关各单位以国家局名义发文，其编号中的简称代字使用国家局办公室的简称代字或按发文内容使用其他职能司的简称代字。
3. 国家局、总公司机关各部门、各单位以国家局党组名义发文，其编号中的简称代字为"国烟党"。
4.监察部驻国家局监察局以国家局名义发文，其编号中的简称代字为 "国烟监"。
5.根据工作需要，国家局、总公司机关各部门、各单位以总公司名义发文，其编号中的简称代字均为 "中烟办"。
6. 国家局、总公司机关各部门、各单位，需要以国家局办公室名义发文，其编号中的简称代字均为 "国烟办综"。
国家局办公室(外事司)文件，其编号中的简称代字具体如下：
处(室)
简 称 代 字
综合调研处
国烟办综
秘书处(值班室)
国烟办秘
文秘档案处
国烟办文
新闻联络处
国烟办新
信访保卫处
国烟办信
外事处
国烟外事
7. 国家局、总公司机关各部门、各单位以国家局办公室名义发会议通知和培训通知，其编号中的简称代字为"国烟办会"和"国烟办培"。
(五)上行文要在公文首页注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文，要同时注明相关部门签发人姓名。
(六)公文标题要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般要标明发文机关。
公文标题中除了法律、法规及规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
(七)主送机关指公文的主要受理机关，要使用全称或者规范化简称、统称。两个以上的主送机关，一般同一系统按照先外后内、先大后小顺序排列；两个以上系统按照党、政、军、群顺序排列。
(八)公文如有附件，要注明附件顺序和名称。
被批转、转发、印发、发布、上报、报送的公文，不作为附件，无需附件标注。
(九)公文除 "会议纪要"和以电报形式发出的以外，要加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都要加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，要加圆括号标注。 "请示"性公文、紧急公文，要在附注处注明联系人的姓名和电话
(十二)公文要标注主题词。报上级机关的公文，按照上级机关的要求标注主题词。
(十三)抄送(报)机关指除主送机关外的需要执行或知晓公文的其他机关，要使用全称或者规范化简称、统称。两个以上的抄送(报)机关，一般同一系统按照先外后内、先大后小顺序排列；两个以上系统按照党、政、军、群顺序排列。
(十四)公文文字从左至右横写、横排。
第十二条 公文中各组成部分的标识规则，按照《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)国家标准执行。
第十三条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十四条 行文要确有必要，注重效用。
第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
(一)国家局、总公司原则上不直接向国务院(含国务院办公厅，下同)请示和报告工作。在工作中有需要向国务院请示或报告的事项，由工业和信息化部向国务院报文；遇有紧急情况，需直接向国务院请示或报告工作时，要同时抄报工业和信息化部。
(二)向国务院及工业和信息化部和有关部委的行文；主送行业各直属单位，机关各部门、各单位的文件，要以国家局或者总公司(包括国家局、总公司联合)的名义。根据需要或者授权，国家局办公室文件也可主送行业各直属单位，机关各部门、各单位，行业外单位办公厅(室)和有关部门。
(三)国家局、总公司内设机构除办公室外不得以自己的名义对外正式行文，确需正式行文的，以国家局办公室名义行文。
第十六条 国家局、总公司与除工业和信息化部以外的国务院各部委，与各省、自治区、直辖市人民政府，与相应的党组织和军队机关，与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。但除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向上述单位正式行文。联合行文要明确主办单位。
第十七条 向行业各直属单位，国家局、总公司机关各部门、各单位的重要行文，要同时抄报工业和信息化部或者国务院有关部门。
第十八条 "请示"要一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，要用抄送(报)形式，但不得抄送其下级机关。
"报告"不得夹带请示事项。
第十九条 除上级机关负责人直接交办的事项和必须报送的绝密事项外，原则上不得向上级机关负责人个人报送"请示"、"意见"和"报告"。
第二十条 受双重领导的机关向上级机关行文，要写明主送机关和抄报机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时要抄送其另一上级机关。
第五章 发文办理
第二十一条 发文办理指以国家局、总公司及国家局办公室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。
第二十二条 草拟公文要做到：
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三)公文的文种要根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文，要体现紧急的原因并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文要先加书名号引标题，后加圆括号引发文字号。引用外文要注明中文含义。日期要写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数，第一层为 "一、"，第二层为"(一)"，第三层为"1．"，第四层为"(1)"。
(七)要使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称，要先用全称，后加圆括号注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，要在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，要使用阿拉伯数字。
(十)内容涉及国家秘密或者行业敏感信息事项的，必须使用涉密计算机或者工作专用计算机进行处理。
第二十三条 拟制公文，对涉及国家局、总公司机关其他部门职权范围内的事项，主办部门要主动与有关部门协商，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人要出面协调，仍不能取得一致时，主办部门要列明各方理据，提出建议性意见并与有关部门会签后报请国家局、总公司领导协调或裁定。
规范性文件要在送国家局办公室审核前先送法规司会签，进行合法性审查。规范性文件是指特点不针对特定的人或者事，可以重复适用的文件。
第二十四条 拟制公文，要在发文稿纸首页附注位置标明"不公开"或"可公开"。"可公开"的文件可通过局域网在行业范围公开；按照《中华人民共和国政府信息公开条例》(国务院令第492号)规定，需要向社会公开的，可在行业网站公开文件的主要内容。
第二十五条 草拟、修改、签批公文要使用钢笔、签字笔或者毛笔，不得使用圆珠笔、纯蓝墨水笔和铅笔。字迹要清晰、工整，正文不得在文稿装订线外书写。修改后稿面较乱的要誊清，原稿附后。
第二十六条 公文呈送国家局、总公司领导签发前要进行审核。按照"谁主办，谁负责"的原则，主办部门负责公文内容的质量，国家局办公室负责公文规范性的质量。
主办部门负责审核：文稿是否符合国家有关法律、法规，是否符合国家局、总公司的有关政策和规定；是否完整、准确地体现了发文意图，所提措施、要求是否切实可行；涉及其他部门的事项是否经过协商；涉密文稿是否按规定确定密级和保密期限；引文、数字是否准确；文字表述是否准确、简练等。
国家局办公室负责审核：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，语言文字是否符合语法逻辑。
第二十七条 上行公文，由国家局、总公司主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行公文或者平行公文，由国家局、总公司主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十八条 公文正式印制时，由拟稿人负责校对，拟稿人外出要委托熟悉业务和公文处理工作的人员负责并告国家局办公室文秘档案处。
国家局办公室文秘档案处根据发文稿纸首页上写明的发送范围和有关规定确定文件印刷份数；拟稿单位需要增印份数，须事先提出意见，由拟稿单位负责人签字，经办公室负责人同意后，方可增加印刷份数。
第二十九条 发送公文，收文机关有份数要求的，要按照要求办理。向中共中央(含中共中央办公厅，下同)报送公文的份数："请示"20份，"报告"35份。向国务院报送公文的份数：法规类"请示"45份，其他类"请示"、"意见"15份，"报告"25份；抄报国务院办公厅的文件5份。主送工业和信息化部的"请示""意见"、"报告"2份。
第三十条 发往中央国家机关各部委须由中央国家机关机要文件交换站交换的文件，由承办人装封后并注明发件单位及发件人于上午9点前送国家局办公室文秘档案处内收发室(以下简称内收发室)；发往京外的机要文件，由承办人到内收发室领取机要专用信封按要求装封后送内收发室。
发往除由中央国家机关机要文件交换站交换的文件外的其他行业外单位的文件，由承办人在国家局办公室文秘档案处机关文印室领取所印制的文件并填写信封装封后，送办公室文秘档案处外收发室(以下简称外收发室)，由外收发人员发出。
分送国家局、总公司领导及办公室的文件，由国家局办公室文秘档案处负责分发；分送机关其他有关部门的文件，由主办单位承办人负责分发。
第六章 收文办理
第三十一条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十二条 公文的签收、登记
(一)中共中央、国务院的文件和电报以及秘密级以上行业外的公文，一律由国家局办公室文秘档案处机要室(以下简称机要室)统一签收、拆封、登记；行业内外主送国家局、总公司及办公室的公文，均由内收发室统一签收、拆封、登记，特急件(包括电报)随到随处理。外收发室除明码电报外，一律不得拆封。寄给国家局、总公司领导人的亲启件，一律呈送给本人或者指定秘书签收。
(二)收到公文后，国家局办公室文秘档案处要加盖收文章，进行登记编号。未经收文处理的公文，机关各部门、各单位不得办理。
(三)国家局、总公司机关其他部门、单位收到的公文或个人出差、开会带回的公文，要及时交机要室或者内收发室办理登记手续。
第三十三条 国家局办公室文秘档案处对主送国家局、总公司及办公室的公文要进行审核。审核的重点是：是否要由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及有关规定；文种使用、公文格式是否规范。经审核不符合本办法规定的公文，经国家局办公室负责人批准，退回来文单位并说明理由。
第三十四条 经审核，对符合本办法规定的公文，国家局办公室文秘档案处要及时提出拟办意见。
(一)中共中央、国务院的文件，按其发送范围，由机要室分发。
(二)国务院各部委及行业内外的公文，均由国家局办公室负责人在收文的当日批注拟办意见并送有关领导或者部门。
上级机关下发或交办的公文，要呈送国家局、总公司领导批示后办理；下级机关的请示、报告以及行业外的文件，要先批转有关部门提出处理意见后再呈送国家局、总公司领导批示。紧急、重大、特殊事件的公文要直接报国家局、总公司领导。需要机关两个以上部门办理的公文要明确主办部门。紧急公文，要明确办理时限。
(三)对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，承办部门要及时退回国家局办公室文秘档案处并说明情况。
第三十五条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人要明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十六条 收到国家局办公室转来的公文，承办部门要进一步审核：
(一)对行业各直属单位报国家局、总公司的请示性公文，要重点对请示事项是否需要报国家局、总公司审批；公文内容是否符合国家法律、法规，是否符合国家局、总公司的有关政策和规定，是否体现科学发展观的要求；请示事项是否符合"一文一事"的规定；公文紧急程度和密级确定是否恰当等方面进行审核。
对不符合上述要求的公文，承办部门要主动与报文单位沟通，建议其修改后重新报文或退文，协商不一致的，承办部门要提出处理意见反馈国家局办公室。
(二)对行业各直属单位报国家局、总公司的报告性公文，承办部门要重点审核报告中是否夹带请示事项。报告中有请示事项的，承办部门要与报文单位协商，请其按请示件重新报文。
第三十七条 承办部门收到交办的公文后要及时办理，不得延误、推诿。紧急公文要按时限要求办理，对因特殊情况不能在规定时限内办结的，要签报国家局、总公司领导同意后及时向来文单位和国家局办公室说明延期原因。
第三十八条 送负责人批示或者交承办部门办理的公文，国家局办公室文秘档案处要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第三十九条 国家局、总公司机关各部门、各单位向国家局、总公司领导请示、报告事项，要使用"签报"。"签报"由国家局办公室秘书处(值班室)呈送，各部门、各单位一般不直接呈送国家局、总公司领导。
第七章 公文归档
第四十条 公文办理完毕后，要根据《中华人民共和国档案法》及其他有关规定，及时整理、归档。国家局、总公司机关各部门、各单位要将本部门当年形成的文件材料收集齐全，于次年3月底前连同文件目录清单一并交办公室文秘档案处档案室整理、归档。
个人不得保存要归档的公文。
第四十一条 归档范围内的公文要根据其相互联系、特征和保存价值等整理。归档的公文要齐全、完整，能全面反映国家局、总公司机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十二条 联合发文，国家局、总公司主办的公文，原件由办公室文秘档案处整理、归档，；其他机关主办的公文，国家局、总公司机关承办人将公文正本连同公文底稿复印件交办公室文秘档案处整理、归档 。
第四十三条 国家局、总公司领导兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理、归档。
第四十四条 归档范围内的公文要确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第八章 公文管理
第四十五条 公文由国家局办公室文秘档案处统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十六条 国家局、总公司机关各部门、各单位领导要严格审核公文信息公开属性，切实履行信息公开和保密的审批职责。
第四十七条 除绝密级和注明不准翻印的以外，上级机关的公文，经国家局、总公司领导或者办公室负责人批准，可以翻印。翻印公文要注明翻印的部门或者单位、日期、份数和印发范围。
第四十八条 翻印及复印的公文，视同正式公文管理。公文复印件作为正式公文使用时，要加盖复印机关证明章。
第四十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十条 传递涉密或行业敏感信息事项的公文，必须按照有关规定办理，确保安全。
第五十一条 不具备归档和存查价值及归档后多余的公文，经过鉴别并报国家局办公室负责人批准，可以销毁。
第五十二条 销毁涉密公文要到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销，其中销毁绝密公文(含密码电报)要进行登记。
第五十三条 工作人员调离工作岗位时，要将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十四条 密码电报的使用和管理。按照有关规定执行。
第九章 电子公文管理
第五十五条 除内容涉及国家秘密、行业敏感信息事项的必须使用涉密计算机或者工作专用计算机进行处理外，其他内容的公文一律在机关办公自动化系统按照有关流程进行处理。
第五十六条 电子公文签章全部采用国家局电子签章系统，签章之后的公文未经批准不得私自保存或者打印。承办人承办的如需个人留存，可归入"个人文件夹"以便查询利用。
第五十七条 通过机关办公自动化系统进行处理的国家局、总公司及办公室的电子文件采用公文远程传输系统发至行业各直属单位。
第五十八条 电子公文由国家局办公室文秘档案处负责归档。
第十章 附则
第五十九条 外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。
第六十条 国家局、总公司机关各部门、各单位综合处(办公室)对国家局、总公司公文的贯彻落实情况，要进行督促检查并建立督查制度。
第六十一条 本办法由国家局办公室负责解释。
第六十二条 本办法自印发之日起施行。
2001年4月26日印发的《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理办法》(国烟办[2001]256号)、2006年4月26日印发的《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关电子公文处理暂行办法》(国烟办[2006]141号)同时作废。
