发布文号: 渔政字第0941380046号
中华民国九十四年二月五日行政院农业委员会渔业署渔政字第0941380046号函订定发布全文14点
一、为统一机密文书处理程序，确保公务机密，依据国家机密保护法及施行细则等相关规定，特订定本要点。
二、本署主管机密文书之范围：
(一)学术研究事项：
1.尚未公开之科学技术或研究成果。
2.产学合作协议中应负责守密事项。
(二)采购业务事项：
1.招标公告前之招标文件。
2.开标前之领标、投标厂商名称与家数等相关资料。
3.决标前之底价。
4.厂商投标文件。
5.开标后决标前采行协商措施之审标程序及内容。
6.采购评选委员会名单(开始评选后或经全体委员同意公告者，不在此限)。
(三)人事管理事项：
1.有关人事任免、迁调、考核、考绩、奖惩尚未发布者。
2.有关个人人事资料。
(四)信息管理事项：
应行保密事项之计算机资料及程序。
(五)政风及维护事项：
1.贪渎及其它违法案件在侦(调)查中者。
2.检举及交查案件。
(六)其它经核定业务暨各项会议决议保密之事项。
三、机密文书之收文：
总收文人员收到机密文书后，以专用密件公文夹，交办分文。
机密文书承办单位之单位收发完成签收后，应立即将机密文书交由单位主管处理。
四、机密文书之传递：
(一)陈核(判)、送会、送缮等流程，「绝对机密」、「极机密」及「机密」等级之国家机密文书传递，应由承办人亲持；「密」等级之一般公务机密文书传递，得经由传递人员传递。
(二)传递文书，应使用本署专用封套及黄色公文夹。
(三)传递「绝对机密」、「极机密」及「机密」等级之国家机密文书，应交由指定收件人(或承办人)亲自签收；「密」等级之一般公务机密文书，得由单位收发代为签收。
五、机密文书之签拟：
(一)「密」等级文书之签拟，应由业务主管人员亲自处理，「机密」等级以上文书，宜由机关首长或幕僚长自行处理或指定专人处理。
(二)机密文书之处理应尽量减少处理程序，重要案件得以当面密报(谈)处理。
(三)机密文书如非必要，应尽量免用或减少副本，极机密及绝对机密文书非经主管核准，不得复制或抄录。
(四)承办人员于办毕之案件，应于机密文书专用封套外，详填其解密条件，并加盖承办人员职章。
解密条件：
1.件于公布时解密。
2.本件至某年某月某日解密。
3.本件于工作完成或会议终了时解密。
4.附件抽存后解密。
5.其它。
六、机密文书之核判：
(一)「绝对机密」、「极机密」及「机密」等级之国家机密文书，应由「国家机密保护法」第七条之相关人员核定；「密」等级之一般公务机密文书，应依其权责分层负责。
(二)各级主管于核判机密文件时，应对承办人员所签拟之机密等级，与解密条件审核其是否适当。
七、机密文书之缮制：
机密文书应指定专人负责缮打。误缮或误印之废纸，应实时销毁。
八、机密文书之用印：
机密文书应由专人办理监印业务。
九、机密文书之发文：
(一)应由专人处理。
(二)应封装于双封套内，内封套左上角应加盖机密等级，密封后与上下封口均加盖机密等级；外封套不得标示机密等级或其它足以显示内容之注记。
(三)机密文书均以挂号邮件寄发为原则，并于外封套标示清楚，如有时间之限制，得交由专人递送。
(四)机密文书不得经由电子公文或传真方式送达。
(五)机密文书于完成发文流程后，应亲交承办人点收，不得径送档案室。
十、机密文书之归档：
(一)承办人员在办理归档前，应检视机密专用封套上是否已加批注密条件。
(二)单位收发应将弥封过的机密文书按条形码登录签收后，并于机密文书专用封套外加注归档日期，再交档管人员。
(三)档管人员未经核准，不得对机密文书档案径行拆封。
十一、机密文书等级之变更及解密程序：
(一)承办人如需变更机密等级，应主动签报「机密文书机密等级变换或注销处理意见表」及「机密文书机密等级变换或注销建议单」。
(二)经核定变更原机密等级或解密案件，承办人应签报「机密文书机密等级变换或注销通知单」，并函知相关单位。
(三)保管单位应立即办理机密等级变更或解密标示等相关手续。
1.应将案卷封面及文件上原有机密等级之注记以双线划去，并于明显之处浮贴已列明资料经承办人签章之纪录单。
2.建议其它机关变更机密等级或解密者，于获得答复同意后，应依照前项程序办理。
十二、机密文书之保管：
(一)机密案件不得携出办公处所，其有携离必要者，需经署长或其授权单位核准。
(二)机密文书之储存，应与一般档案隔离，并依机密等级分别保管，惟均不予扫描存盘。机密案件一经解密后，应照普通案件放置保管。非经解密者，不得销毁，解密后，其销毁方式，须依档案法及相关规定办理。
(三)保管机密文书人员调职时，应将所保管之机密文书，逐项点交单位主管或指定之接管人员，并列册呈报备查。
十三、其它未尽事宜，悉依相关规定处理机密文书。
十四、本作业要点，奉署长核定后实施，修正时亦同。
