供应过程业务的内部控制制度

　　㈠ 供应过程业务内部控制的要求

　　供应过程包括商品、材料和固定资产的供应。它一般由签订合同、验收材料或商品入库、结算支付货款三个环节构成。对供应过程业务要求：

　　1.采购计划、订货、验收、结算等工作必须分工负责。

　　2.采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容。

　　3.除零星采购外，采购业务均需签订合同。

　　4.采购货款必须经过审核、核对合同，方可付款结算。

　　5.采购货款除小额采购外必须通过银行结算。

　　6.采购的物资必须经过验收方可入库。

　　7.采购过程的损耗必须查明原因，经审核批准后方可处理。

　　8.应付账款明细账与总账应定期核对。

　　㈡ 采购业务内部控制的具体方式

　　1.填写“请购单”，办理申请手续

　　企业各部门所需要的材料、商品和其他物资，或者仓库认为某种货物储备量已达到最低储备限额而需要补充时，应当通过填写“请购单”的方式，申请购货。“请购单”是通知供应部门进行采购活动的一种业务通知凭证，由申请购货的有关部门负责人签字后，送交供应部门负责人审批，并授权采购人员办理购货手续。采用这种方式，使每一次采购业务都能有相应的依据，并建立在有计划的基础之上，对于防止盲目采购，节约使用资金，分清各有关部门和个人的责任都有一定的作用。

　　“请购单”一般采用两张复写方式，详细注明：请购部门、请购物资名称 、规格、数量、要求到货日期及用途等内容，一并交供应部门。供应部门据此办理订货手续后，将其中一张退回请购部门，以示答复。

　　2.签订“定货单”，规范采购活动

　　如前所述，企业中除零星物品的采购可随时办理外，大宗购买业务应尽可能签定(签订)合同并采用定货单制度，以保证采购活动的规范化。“定货单”是供应部门进行采购活动的一种业务执行凭证，也是购销双方应当共同遵守的一种条约，它不仅使采购业务在开始时就置于控制的范围之内，而且便于使整个采购业务在任何时候、任何环节上都能查询其执行情况。

　　“定货单”可据实际情况，采用数张复写方式，其中一张送交销货单位，请求发货;一张转交仓库保管部门，作为核收物品时与发票核对的依据，即验收货物的依据;一张留作存根，在供应部门归档保存，以便为所有的定货与到货情况进行查对、分析。

　　3.填制“入库单”，严格验收制度

　　采购部门购买回的各种材料物品，都应及时送交仓库验收。验收人员应当对照销货单位的发货票和购货定单等，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证正确、相符的基础上填写“入库单”(或收料单)。“入库单”是证明材料或商品已经验收入库的会计凭证，由仓库验收人员填制，并取得采购人员的签字后，一张留存，登记仓库台账，一张退给采购部门进行业务核算，一张送交会计部门。严格的验收制度，有利于考核采购人员的工作质量，划清采购部门与仓库之间的经济责任，保证入库物资的准确性、安全性。

　　4.强化审查制度，严格审核购货业务的各种凭证

　　会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前，应对各有关部门送来的各种原始凭证，包括发货票、运费收据、入库单以及定货单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一凭证的