采购业务内部控制的具体方式
1.填写“请购单”,办理申请手续
企业各部门所需要的材料、商品和其他物资,或者仓库认为某种货物储备量已达到最低储备限额而需要补充时,应当通过填写“请购单”的方式,申请购货。“请购单”是通知供应部门进行采购活动的一种业务通知凭证,由申请购货的有关部门负责人签字后,送交供应部门负责人审批,并授权采购人员办理购货手续。采用这种方式,使每一次采购业务都能有相应的依据,并建立在有计划的基础之上,对于防止盲目采购,节约使用资金,分清各有关部门和个人的责任都有一定的作用。
“请购单”一般采用两张复写方式,详细注明:请购部门、请购物资名称 、规格、数量、要求到货日期及用途等内容,一并交供应部门。供应部门据此办理订货手续后,将其中一张退回请购部门,以示答复。
2.签订“定货单”,规范采购活动
如前所述,企业中除零星物品的采购可随时办理外,大宗购买业务应尽可能签定(签订)合同并采用定货单制度,以保证采购活动的规范化。“定货单”是供应部门进行采购活动的一种业务执行凭证,也是购销双方应当共同遵守的一种条约,它不仅使采购业务在开始时就置于控制的范围之内,而且便于使整个采购业务在任何时候、任何环节上都能查询其执行情况。
“定货单”可据实际情况,采用数张复写方式,其中一张送交销货单位,请求发货;一张转交仓库保管部门,作为核收物品时与发票核对的依据,即验收货物的依据;一张留作存根,在供应部门归档保存,以便为所有的定货与到货情况进行查对、分析。
3.填制“入库单”,严格验收制度
采购部门购买回的各种材料物品,都应及时送交仓库验收。验收人员应当对照销货单位的发货票和购货定单等,对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验,在保证正确、相符的基础上填写“入库单”(或收料单)。“入库单”是证明材料或商品已经验收入库的会计凭证,由仓库验收人员填制,并取得采购人员的签字后,一张留存,登记仓库台账,一张退给采购部门进行业务核算,一张送交会计部门。严格的验收制度,有利于考核采购人员的工作质量,划清采购部门与仓库之间的经济责任,保证入库物资的准确性、安全性。
4.强化审查制度,严格审核购货业务的各种凭证
会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前,应对各有关部门送来的各种原始凭证,包括发货票、运费收据、入库单以及定货单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一凭证的购货数量、金额计算的正确性,还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等。如果发现问题,应及时查明原因,分清责任,合理解决。在此基础上,编制付款凭证,由出纳员结算支付货款,并按货币资金支出业务的内部控制要求和方式实施内部控制,使两种业务的内部控制统一起来。
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