然而《调解仲裁法》的第6条规定“与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应当提供;用人单位不提供的,应当承担不利后果”使得用人单位的举证责任专属化,即在劳动争议的任何事项中,只要是属于用人单位掌握管理的证据,都应当由用人单位提供,不然“用人单位不提供的,应当承担不利后果”。上述规定对于用人单位而言存在极大的管理风险。例如,某单位职工旷工5天,依据单位的规章制度属于严重违纪,应当解除劳动合同,但职工谎称已向单位领导请了病假,且病假单已经交给用人单位。这种情形下,如果用人单位无法证明劳动者没有请过病假的话,要承担“不利后果”,也就是承担违法解除劳动合同的后果。于是,用人单位必须要求劳动者拿出病例卡或者就医证明,并到相关医院取证。可见,用人单位的管理成本提高了,风险也增大了。

　　二、用人单位证据收集的种类和内容

　　我国现行法律法规和即将实施的《调解仲裁法》都明确了我国劳动争议的解决模式是“一调一裁二审”,实际上《调解仲裁法》可以说是解决劳动争议的前半段程序的法律,即仅仅是规定了调解和仲裁程序,劳动争议的后半段诉讼程序,必须依据《民诉法》。《民诉法》第六十三条规定,“民事证据共有七类,即书证、物证、视听资料、证人证言、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录”。而其中最为主要的是书证,也就是以书面形式记载的思想内容来证明案件事实的材料,这也是基于《中华人民共和国劳动合同法》(以下简称《劳动合同法》)第十条所规定的“建立劳动关系,应当订立书面劳动合同”的具体运用和体现。

　　用人单位在日常管理中必须时刻留意证据的收集和保管。根据笔者的经验,大量的劳动争议的证据主要就是书证,因此用人单位必须时刻保持存有书证的习惯。

　　归纳起来,用人单位提供的书证主要有以下几类:

　　(一)岗位情况告知书。《劳动合同法》第八条规定“用人单位招用劳动者时,应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,以及劳动者要求了解的其他情况”,因此如果用人单位在招用劳动者时没有向劳动者履行告知义务,或者履行了告知义务但无法举证的话,有可能要承担相应的不利责任。

　　(二)劳动合同。劳动合同应当认真对照《劳动合同法》第十七条规定的劳动合同的九大必备条款,包括“用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人;劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码;劳动合同期限;工作内容和工作地点;工作时间和休息休假;劳动报酬;社会保险;劳动保护、劳动条件和职业危害防护;法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项”。用人单位必须注意严格按照上述法律条款要求认真签订劳动合同,注意合同内容不要出现空缺,尤其是劳动合同期限和劳动报酬部分的内容一定要完整。还要特别注意劳动合同至少一式三份,每页都要劳动者本人亲自签名,用人单位则要加盖骑缝章。除了劳动者和人力资源部门各持一份外,有条件的话,还应当由档案室保管一份,做到万无一失。同时,用人单位一定要让劳动者填写一份《劳动合同签收单》,以此证明劳动者已经收到了劳动合同文本。劳动合同如果续订,一定要做好终止日期记录,以免出现合同期满未续订而形成的事实劳动关系。续订合同的相关手续也按照上述程序办理。