公司债务纠纷

我司是一家韩资企业，在青岛有独资工厂，我司一代理商分别于2008年3月19日、2009年3月19日、2009年4月10日购买我司产品，共计4台。该代理商在2009年6月2日向我司反映购买的上述产品其中1台发生开裂，我司于2009年6月4日，向其提供更换品，并提示将问题产品发回我司青岛工厂。但该代理商于2009年6月30日又向我司反映更换后的产品再次开裂，并向我司反映要求提供更换品，我司遂向其询问上次更换下来的问题产品有没有退回青岛公司，该代理商答复说还没有，我司便向其声明，请先将问题产品退回青岛，我司才能再次提供新产品进行更换。但该代理商并没有尽快退回青岛，只是一直要求我司提供更换品，我司员工也根据公司售后的规定在收到问题产品前没有向其提供更换的新产品，并在这期间该代理商有反映有一台产品开裂。直到2009年7月3日才将第一次反映的问题产品退回青岛，，青岛工厂于2009年7月6日检测后发现为产品铸造问题，随后便向该代理商提出更换产品，并派专人前往代理商所在地进行现场更换，但该代理商以时间太晚为由拒绝更换，并提出要向我司进行索赔，现该代理商尚欠我司十七万八千六百二十三元货款，现在我想询问各位律师，如果提起诉讼我司应该如何打官司,要准备什么资料,受理日期多长