关于别人拿走我证件的问题

事情是这样的：上星期我所在的村计生办公室来到我家，看到我小孩就问有准生证没，我老婆给他看（我上班没在家），看完后说要拿走去复印，到现在足足一星期了还没送还。
   我的疑惑：既然要复印件也是要我本人复印了交上去；再说就拿去复印一份已经足足5个工作日了还没送还；在没有本人在场的情况下复印别人的证件是否合法？
   我准备写一个协议 让他们签 协议的作用：本证件在XX日到XX日之间发生的一切与本证件有关联的事情与本证件持有人无关，必须由XX村计划生育办公室承担，并承担以后由本证件复印件造成的不良后果。