加强建设系统科技情报文献工作的意见

建设部科技情报研究所于一九九0年九月三日至七日在成都召开了全国建设系统科技情报文献工作会议，会上对当前建设系统科技情报文献工作所面临的问题进行了研究，提出了改进措施和办法。现将《加强建设系统科技情报文献工作的意见》和《建设系统科技情报计算机检索系统的工作规划》印发给你们，请督促本地区本部门科技情报单位结合实际情况认真研究，加强协调，注意开发，使科技文献在建设系统的科技进步和经济发展中发挥更大的作用。
　　
我国建设系统经过三、四十年的努力，已形成不同规模的全国性、地区性和专业性的文献中心。在我国的城乡建设和工程建设的各个方面，它为勘察、设计、施工及生产、科研、教学和决策部门提供了大量有价值的情报文献服务。科技文献工作是科技情报工作的重要组成部分，在经济建设、科技发展和改革开放中发挥着重要的作用。然而，就总体来看，建设系统的文献建设尚不适应建设事业的需要，存在着许多问题。
　　1．文献工作没有统一组织协调和统筹规划，文献资源及其分布情况不明，缺乏联系网络和服务网络。致使文献不能充分发挥应有作用，不能做到共知共享、互用互惠，更未能发挥整体效益。
　　2．由于经费不足和书刊价格不断上涨，文献的订购量和收藏逐年下降，特别是外文书刊下降幅度较大，难以形成建设系统文献资源的支持体系，不能满足社会的需求。
　　3．文献加工报道能力差，文献检索刊物不完备且报道量有限，还没有建立行业的文献检索系统和网络，缺乏本系统或地区性的书刊联合目录。致使文献检索困难，文献流通不畅和利用率低。
　　4．文献的加工、存贮和传递基本是手工方式，应用计算机与建设文献数据库刚起步，没有整体的规划。
　　造成上述问题的原因，除历史和经济条件所限外，与建设系统文献管理体制和文献资源建设的方针有着密切的关系。首先，在管理体制上，长期以来条块分割，无法进行有效的统筹规划和指令性的业务管理，致使在同一系统、同一地区、甚至同一单位内部，搞低水平的重复建设；其次，存在重收藏轻使用的思想，满足于一般性的借阅服务，忽视文献资源的深度开发，服务效果不明显。
　　对此，调整和改革现有的文献工作方法，打破自买自用的格局，把单位的馆藏文献和整个建设系统的文献体系有机结合，实现资源共享势在必行。现就如何加强文献工作，提出如下几点意见：
　　一、加强领导。
　　各级领导都应重视科技情报文献工作，纳入议事日程，定期进行检查研究。努力贯彻落实建设系统科技文献工作会议的精神和各项工作与措施。

　　二、树立资源共享意识，把单位的馆藏作为整个建设行业文献支持体系的组成部分。
　　文献资源是国家的一项重要资源，各单位要树立全局观念和资源共享意识，把单位的馆藏作为整个建设行业文献支持体系的组成部分。尤其当前，各单位都面临着文献经费不足，书刊大幅度涨价，新书减少的巨大压力。组织建设系统书刊文献联合目录及入藏新书刊通报，开展互惠服务和有偿服务，互相协调、互相配合、互相补充，发挥整体效益。

　　三、加强组织协调，发展横向联合，逐步组织各种层次和各种形式的网络。
　　建设系统的文献布局结构，分为行业级和地区级两级。建设部情报所属行业级文献中心，负责统筹组织协调建设系统各有关单位的文献工作，即协调文献的资源布局和文献的开发、建设；从事文献协调和共享的对策研究、业务指导和组织经验交流。各省、自治区、直辖市由建设情报中心站组织确定地区级文献中心，负责统筹组织协调本地区的各有关单位的文献工作，即协调本地区所有院校、科研、设计、企业等单位文献资源布局和文献的开发建设，寻求适合本地区特点的文献资源共享途径。通过上述两级系统，逐步实现文献收藏的分工、协调和共享，逐步形成不同层次的各有侧重和特点的文献收藏体系。
　　为组织好这项工作，设立建设系统科技情报文献工作协调网，并逐步形成建设行业全国性文献工作协调网络。

　　四、加强文献资源的开发和利用。
　　为了充分开发与利用馆藏文献资源，各类图书情报单位应调整馆藏结构，改善采购方法，建立共享意识，使有限的经费通过统筹协调得到合理使用。同时，应加强基础工作，提高文献加工处理能力，及时组织报道。编制馆藏联合目录，并逐步完善中外文文献检索系统。根据社会需求，主动进行文献资源开发，做好各项服务工作。

　　五、加强文献工作标准化。
　　文献工作标准化是实现文献资源共享和文献工作现代化的重要条件，必须十分重视。当前，应推进国家已颁标准的实施，如：“普通图书著录规则”、“检索期刊条目著录规则”、“连续出版物著录规则”等。逐步统一使用第三版“中国图书资料分类法”。

　　六、改善文献工作条件，逐步实现文献工作管理现代化。
　　各单位应根据可能，在文献收集、加工处理、收藏库容、存贮检索、信息传递等方面，有步骤地改善条件，实现计算机化管理。

　　七、积极创造条件，逐步建立建设系统科技文献计算机检索系统(详见“建设系统科技情报计算机检索系统的工作规划”文件)。

　　八、加强文献科学管理，提高服务水平。
　　文献的科学管理是提高文献服务效果、提高馆藏利用率的基础。应对收藏的书刊文献及时加工整理，做好文献的借阅、复印工作。加强书刊的收藏管理，使书刊资料处于有序的服务状态。在管理制度上，要方便读者，简化手续；在服务工作上，要积极主动，加强对读者辅导与咨询服务，加强新刊新书宣传报道，不断提高服务水平。

　　九、用好事业经费，保证文献建设工作的实施。
　　目前，文献工作的经费十分紧张。各单位的文献工作经费不仅不能削减，而且应根据可能予以补充。文献工作费用主要应用于文献资料的建设和开发服务，以及文献数据库的建设和文献工作管理现代化等方面。各单位应加强经理管理，以保证文献工作的顺利发展。

　　十、人员的充实和培养。
　　随着计算机检索工作的开展，各级情报机构应充实从事数据加工前处理的专业技术人员和计算机软件技术人员，同时要加强对人员的技术培训工作。部情报所应定期兴办有关技术培训班，有条件的单位也要加强培训班。各级领导都要关心科技文献工作人员的工作、学习和待遇，稳定队伍，提高业务水平，以便更好地适应文献工作发展的需要。
　　总之，加强文献工作，改变当前不适应社会需求的状态，改变一些陈旧模式，建立起行业性的共享格局，充分发挥文献工作的整体效益，是当前情报工作深化改革的重要方面。
　　附：建设系统科技情报计算机检索系统的工作规划
　　“七五”期间国家已将全国科技情报检索系统的建设列入国家重点项目，并作为优先发展的计算机应用系统之一。国家科委情报司已编制了相应规划，并对各行业提出了具体要求。
　　据此，提出建设系统科技情报计算机检索系统建设的规划设想。
　　一、检索系统建设的指导思想。
　　建设科技情报检索系统是一项复杂的任务，需要相当长的时间和大量的人力物力。系统的规划和实施拟遵循以下指导思想：
　　1．结合行业的需求与可能逐步发展。从本行业经济、技术、设备和需求等实际情况出发，逐步发展完善。在系统发展建设中，应注意协调与交流，以免造成重复和浪费。
　　2．首先发展文献数据库。遵循“边建库边服务”的原则，使科技情报文献检索系统尽快达到实用水平。
　　3．做好组织工作，发挥各方面的积极性。按照统一规划、统一管理、分工协作进行文献加工和分层次开展服务的原则，发挥各情报站网各单位图书情报部门的积极性，把检索系统建设好。
　　4．注意标准化，保证系统的兼容性。统一标准，确保机型和子系统之间的互相兼容，以便实现资源共享。
　　5．计算机检索系统与手工检索系统协调一致。有条件时，两者应统为一体，采用磁介质(如软盘、磁带)与印刷本两种载体传播。两者加工的内容、格式等应保持一致。
　　二、到2000年的规划设想。
　　1．系统建设与服务的组织结构网络。
　　(1)组织结构网络
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　　　　　　　　　　│部　情　报　所　├─────────────┐
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 │省市情报中心站│　│　专业情报网│　│ 各单位图书情报部门　 ││
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　　　　│用│　　　　　　　│用│　　　　　　　　│用│　　　　│用│
　　　　│户│　　　　　　　│户│　　　　　　　　│户│　　　　│户│
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　　(2)各级组织的任务。各级组织应在统一规划指导下，分工合作，完成各自的任务。
　　－－部情报所：负责组织协调、全面归口检索系统的工作；建立各种类型数据库(总库)，提供一定数据源和面向全国开展检索服务；负责系统建设的人员培训和组织经验交流。
　　－－省市情报中心站、专业情报网和各单位图书情报部门：根据需要和服务范围建立包括本单位馆藏、具有地方特点或专业特点的相应子库；以工作单方式为主向部情报所提供数据；开展以地区(或专业网)用户为主的检索服务。
　　－－用户(或基层单位)：参加数据加工协作，逐步创造条件设置检索终端。
　　2．数据库建设及目标设想。数据库分为两大类：文献型数据库和事实、数值型数据库。文献型数据库中包括中文文献和外文文献两方面的内容。
　　到2000年拟建如下几个数据库：
　　(1)建设科技文献数据库，库容量达到30－35万篇；
　　(2)“建设系统汉语叙词表”维护管理库；
　　(3)拟引进“国际建筑工程数据库”(英文版)，2000年库容量将达65万篇，向全行业提供检索服务；
　　(4)建设系统期刊联合目录数据库；
　　(5)建筑产品信息数据库；
　　(6)建设系统科技成果数据库；
　　(7)行业情报站网管理数据库；
　　(8)建设系统专利文献数据库。
　　上述第4至第7个数据库的内容每年均需更新，各情报站网、各单位图书情报部门每年应提供更新数据。部情报所将为提供数据的单位实行优惠服务。
　　在建立上述数据库的过程中，有关单位视需求情况建立相应子库。同时各单位可根据需要与可能，建立各自的计算机管理系统，如图书资料业务管理自动化系统等。
　　3．数据传输网络。由国家科委牵头组织的全国科技情报检索系统联机检索网络建成后，建设部情报所将成为国家科技情报数据传输网中的一级专业节点，向全行业提供联机检索服务。各情报站网、各单位图书情报部门可作为中节点检索上述各类数据库的内容，或通过部情报所一级节点查询全国科技情报检索系统的有关数据库。
　　近期为了贯彻“边建库边服务”的方针，可利用工作单或软盘传递数据，建立总库和子库，开展不同范围的检索服务。采用书本印刷方式传播已有的库存数据内容，以满足用户的需求。
　　4．硬件配置。各级图书情报机构可根据各自的任务，选用合适的计算机建立科技情报检索系统。鉴于部情报所服务面广、任务重，应配置超级小型机或中型计算机系统。各情报站网、各单位图书情报部门可根据任务、服务范围等配置符合联网要求、与部情报所计算机兼容(或可进行数据传输转换)的计算机设备，如长城系列微机、IBM－PC、WANG－PC及其兼容机。用户将来可设置联机检索终端。
　　5．系统功能。建设行业科技情报检索系统应具备如下功能：
　　(1)加工、处理、存贮各类科技情报，建立中文、日文、俄文和西文文献型数据库和事实、数值型数据库；
　　(2)提供中文、日文、俄文和西文的文献、事实、数据检索服务；
　　(3)编辑各种目录卡片和检索刊物；
　　(4)提供以磁带、软盘等为介质的数据及其转换服务；
　　(5)逐步达到能与国际和国内其它检索系统联机，实现联机检索服务。
　　三、1991－1995年的重点任务与目标。
　　1．发挥各方面的积极性，集中力量建设、扩充“建设科技文献数据库”，并开展服务。建设部情报所到1995年建成不少于10万篇文献的综合型数据库(总库)。各情报站网、各单位图书情报部门根据需要与可能建立子库，全行业到1995年建成总数不少于2万篇文献的8－10个子库，并同时开展检索服务。
　　2．建立健全“建设系统汉语叙词表”维护管理库。及时向各级情报机构提供该表的更新信息，以便数据加工和检索服务。
　　3．建立“建筑产品信息数据库”。由部情报所组织牵头，各情报站网参加，组织全国建设行业的厂商加入数据库建设，到1994年建成不少于10000条信息的数据库，并开展检索服务。
　　4．建立“建设系统中外文期刊联合目录数据库”。力争在1992年建成，以后每年编辑出版更新版本一次，并向有条件建库的单位提供更新信息软盘。
　　5．建立“建筑院校研究论文库”。该库由全国建筑院校情报网组织建立，同济大学情报站具体负责。该库应注意与“建设科技文献数据库”协调以免重复，并逐步成为综合文献库的子库。
　　6．建立“建设系统科技成果库”。该库拟汇集“七五”以来建设领域的重要科技成果，包括部省级研究成果以及获局级以上奖的科技成果等。由部情报所负责组织，各情报站网参加汇集数据，1994年建成。以后每年补充新成果入库，亲根据可能每年编辑出版成果汇编一次。
　　四、主要措施。
　　1．加强统一领导。部情报所统一协调管理科技情报检索系统的建设。各省市情报中心站、专业情报网和各单位图书情报部门了系统的建设计划，要经情报需求调查、系统分析与论证、提出任务书及总体技术方案，经部情报所协调后，报各主管部门批准，然后实施。必须时召开有关单位参加的专业会议进行论证与协调。
　　2．组织信息收集、加工处理、交流网。由部情报所牵头，各情报站网和各单位图书情报部门参加，组织形成以下三个固定网络：
　　(1)信息收集网。主要是为建设事实、数值型数据库收集有关数据，并通过该网向用户传播建成数据库的信息。
　　(2)文献数据加工网。落实到单位与个人、长期固定加工处理文献，即完成所商定的文献数据前处理任务，以工作单形式向部情报所提供。
　　(3)计算机技术交流网。主要进行技术经验交流(含数据加工技术经验交流)，以避免重复劳动，同时确保互相兼容，便于信息传递，达到资源共享。
　　3．系统建设的统一要求。
　　(1)统一采用“建设系统汉语叙词表”；
　　(2)统一采用“中国图书资料分类法”(已编“中国图书资料分类法”与“建筑工程资料分类表”的对照表)；
　　(3)采用与国标兼容的统一著录格式，数据加工、标引等参照“词表标引手册”要求；
　　(4)硬设备配置要考虑互相兼容或数据传输转换的可能性，软件开发应达到互相兼容或通用，确保数据能互相转换传递和利用。数据传递方式可以是“工作单”或软盘。
　　4．系统建设经费。
　　(1)科技情报计算机检索系统的建立是科技情报工作的重要组成部分，是为行业服务的公共事业。请各有关单位和主管部门对系统建设所需费用应予以支持。
　　(2)各级情报机构也应调动各方面的积极性，多渠道筹集资金。
　　(3)各单位之间数据交换可采取有偿互惠或等量交换方式；单方提供数据应以优惠方式付予一定费用，以便对各类数据库的扩充提供一定的经费补偿。
　　(4)系统建设中贯彻“边建库边服务”的精神，积极宣传，发展用户，开展有偿检索服务，以增强自身的发展能力。
　　5．人员培养。各级情报机构应充实各专业的数据加工、前处理和软件技术人员。同时有计划、有针对性地通过多种途径培训文献加工、标引、软件编制和其他专业人员。从1991年起部情报所拟每年组织1－2次培训班或技术经验交流会。如文献加工标引技术培训班，软件编制经验交流会等。逐步形成一支专业齐全、有一定技术水平、长期稳定的系统建设队伍。

建设部
1991年3月3日