发布文号: 消署秘字第0930100597号
中华民国九十三年八月十八日内政部消防署消署秘字第0930100597号函订定发布全文12点
一、内政部消防署(以下简称本署)为办理档案法第十七条、第十八条及行政程序法第四十六条规定事项，特订定本须知。
二、申请阅览、抄录、复印或摄影(以下简称阅览)档案，应以书面方式向本署申请；未以书面申请者，应告知其以书面提出申请。
前项书面应依档案法施行细则第十八条第一项规定载明下列事项：
(一)申请人之姓名、出生年月日、电话、住(居)所、身分证明文件字号。如系法人或其它设有管理人或代表人之团体，其名称、事务所或营业所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、电话、住(居)所。
(二)有代理人者，其姓名、出生年月日、电话、住(居)所、身分证明文件字号；如系意定代理者，并应提出委任书；如系法定代理者，应叙明其关系。
(三)申请项目。
(四)文件名称或内容要旨。
(五)档号。
(六)申请目的。
(七)有使用档案原件之必要者，其事由。
(八)申请日期。
本署认为申请书未明载第二项之内容，而其情形可以补正者，应通知申请人于十日内补正。
申请人所申请之档案为行政程序法第四十六条者，应为当事人或利害关系人。
三、依档案法第十七条申请阅览者，经业务主管单位审查有下列情形之一者，得拒绝申请，并应以书面叙明理由通知申请人：
(一)有关国家机密者。
(二)有关犯罪资料者。
(三)有关工商营业秘密。
(四)有关学识技能检定及资格审查之资料者。
(五)有关人事及薪资资料者。
(六)依法令或契约有保密之义务者。
(七)公开或提供有危害国家安全、整体经济利益或其它重大利益者。
(八)公开或提供有碍犯罪之侦查、追诉、执行或足以妨害刑事被告受公正之裁判或有危害他人生命、身体、自由、财产者。
(九)行政机关作成意思决定前，内部单位之拟稿或准备作业或其它机关间之意见交换。但关于意思决定作成之基础事实，不在此限。
(十)行政机关为实施监督、管理、检(调)查、取缔等业务，而取得或制作监督、管理、检(调)查、取缔对象之相关数据，其公开或提供将对实施目的造成困难或妨害者。
(十一)其它为维护公共利益或第三人之正当权益者。
依行政程序法第四十六条申请阅览者，经业务主管单位审查有下列情形之一者，得拒绝申请，并应以书面叙明理由通知申请人：
(一)行政决定前之拟稿或其它准备作业文件。
(二)国防、军事、外交及一般公务机密，依法规规定有保密之必要者。
(三)涉及个人隐私、职业秘密、营业秘密，依法规规定有保密之必要者。
(四)有侵害第三人权利之虞者。
(五)有严重妨碍有关社会治安、公共安全或其它公共利益之职务正常进行之虞者。
四、受理阅览之申请，应自受理申请书之日起三十日内为准驳之决定。
五、经核准阅览者，业务主管单位应于核准通知书中载明阅览之时间、地点及应注意事项，通知申请人，并副知本署秘书室文书事务科。
六、申请人阅览时，应携带核准通知书、身分证明等有关文件，依指定时间向业务主管单位办理阅览手续；经业务承办人员查验身分无误后，始得进行阅览；阅览完毕，档案经业务承办人员点收还卷后，发还其身分证明相关文件。
七、阅览时，业务主管单位承办人员应全程陪同、指导及监督阅览人阅览档案，并全程录像；阅览人不得将该阅览之档案添注、涂改、变更、更换、抽取、圈点、污损、毁坏、拆散或不得有饮食、吸烟、嚼槟榔、破坏环境整洁、妨害安宁等不当行为，必要时，得当场中止其阅览，并记录之。
八、阅览档案之交接、调卷、收回及安全等事宜，由业务主管单位承办人员负责；所供阅览之档案，应先行编页码，依规定不得提供阅览之部分，必要时应先行知会秘书室文书单位弥封之。
九、抄写档案不得使用墨汁或墨水；其需影印者，业务承办人得依阅览人之请求，复印所需档案；于阅览人向出纳单位缴费领据后，凭据掣给。
十、阅览、抄录档案，每二小时收取新台币二十元；不足二小时，以二小时计算；使用本署之复印机黑白复印档案者，复印费用B4(含)尺寸以下每张应缴纳新台币二元，A3尺寸每张应缴纳新台币三元。
十一、本署档案开放阅览时间为每周二、四(遇国定假日顺延至次日)下午二时至四时三十分止。
十二、本署所属机关得另定规定办理申请档案阅览事宜。档案为光盘、微缩片等特殊形式者，亦同。
