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物资设备是办学的重要条件之一，是建设和改造院校使之逐步现代化的基础。院校各级领导必须充分重视这项工作，每所院校要有一名院校长主管物资设备工作，并把这项工作纳入院校议事日程。各院校应设置专门的物资供应管理机构(处、科)；要抓紧物资队伍的建设工作，选派一些年富力强、政治品质好、具有专业知识的业务人员，充实到校、系物资机构中去，不断提高政策和业务水平，更好地为教学、科研服务。
院校的物资供应管理机构在工作中，必须遵守国家各项物资政策和纪律，切实做到职责分明，为教学、科研部门当好参谋。对全校的物资申请、分配工作，统一归口办理；协调院校内各系(所、处)的物资需要，搞好各类物资的综合平衡；加快物资周转，提高经济效果；研究制定在用及库存物资的科学化管理制度。为此，对现行统配、部管物资申请计划编制办法作如下规定：
一、计划的编制程序
1．编制计划是一项严肃的工作，要充分认识计划的重要性、准确性、时间性。要根据各院校的发展和规划，考虑到教学(包括电教)、科研、生产、基建、维修、生活设施等各方面需要的物资设备，统筹兼顾，综合平衡，实事求是地编制计划。
2．统配、部管物资的申请，当前还要坚持以计划为主，以市场零星采购为辅的原则，各院校应于每年暑假前夕，编制下一年度的申请计划，寒假前夕，编制补充申请计划。
3．要根据实际需要及各院校建设的进度，在充分利用现有物资，挖掘潜力的前提下，教学以教研室(或实验室)为单位，科研以研究室(或课题项目)为单位，总务、行政、基建以科(室)为单位，按承担的任务，认真编制年度申请计划和补充申请计划，做到需要有理由，数量有依据，情况全清楚，经主管系(所、处)主任负责审核签章后，报送院校物资部门审核。
4．院校物资部门根据各系(所、处)的申请计划，组织全面审查、核实工作。并会同教务、总务、基建、财务、生产等业务处参与审核，综合平衡，由院校物资部门统一归口汇总，提出计划方案，报主管院校长或校务委员会批准，备正式文函连同计划一起报部。
5．申请计划须按国家物资总局及中央各产业部门制定的产品订货目录顺序，按汇总表、核算表、申请卡片、订货合同的统一格式要求，逐项填写，文字力求工整清楚。有特殊要求或需附技术资料、图纸的，随计划一并报送，加以说明。
6．计划要按指定日期报送，以保证我部整体计划按时送达国家物资总局及中央各产业部门。逾期不报的，不再等待。
7．有下列情况之一者不能申报计划：
(1)任务不落实，经费没有安排，申请计划未经院校长批准的；
(2)房屋、道路、水、暖、电、通风、空调等外部条件不落实，无安装使用条件的；
(3)技术管理人员不足，短期内无操作能力，设备、仪器到货后不能立即投入使用的；
(4)重复购置同类大型、精密、稀缺、贵重设备、仪器，而现有的设备、仪器使用效率很低或长期未安装使用，以及由于管理不善，不能充分发挥效益的；
(5)产品型号、规格、质量、价格不清楚及尚未定型的试制产品。
二、计划的变更
计划需要进行大幅度调整或增减大型、专用、贵重设备仪器的，在物资分配指标没有落实之前，由院校物资部门审核同意后，经主管院校长批准，盖院校章报部更改。
任务变更，尚未办理变更申请计划手续，物资指标已分配或已经订货的，由院校承担不能增拨物资或需退货的责任。
三、计划的执行
1．按申请计划及订货卡片，由部业务处负责或组织院校业务人员，参加国家物资总局及中央各产业部门的订货会议，落实申请计划。订货合同签订后，应严肃执行，按经委颁发的经法(1981)73号文中条款执行。
2．不直接订货的各项统配、部管物资的分配指标，由部下达到各院校物资部门。各院校的物资部门(处、科)负责校内分配指标的统一平衡及调配工作。
3．订货合同与原申请计划中所列产品质量、规格、数量、价格等要求不符，由部业务处负责，迅速联系更正；订货产品与原申请计划中产品的要求一致，而造成不符合需要的，由原申请单位负责，及时办理变更或撤消合同手续。
4．各院校物资部门应配置专门人员负责合同管理，并组织到货验收工作。由于合同管理混乱或无人管理，无论物资设备的来源渠道如何，凡到货不能及时验收，不能按合同条款拒付货款或索赔，造成经济损失的，由院校负责。
四、检查与评比
1．各院校系(所、处)物资申请单位，每年应结合年终业务考核工作，检查订货材料、设备、仪器使用情况和经济效果。寒假前在主管院校长主持的校务会议上，汇报、检查物资工作。由院校物资部门负责整理成文字材料，并提出对现有库存物资的处理意见，经院校长签字，盖院校章报部备案。
2．在我部每年召开的统配、部管物资申请计划汇审会议上由各院校物资部门负责人代表院校汇报物资工作情况，交流各院校的经验，开展评比工作。
3．配合国家物资总局及中央各产业供应部门，部内业务人员每年分别到院校了解情况，宣传政策，指导业务工作。
本规定试行后，各院校可根据各自的情况，制订补充规定和细则。
