发布文号: 档征字第09400000013号
第1条 本办法依档案法(以下简称本法)第十二条第四项规定订定之。
第2条 各机关依本法第十条区分档案保存年限时，应审酌下列各款事项：
一、影响国家安全及公益之程度。
二、典章或史料文物之价值。
三、法律信证之维护。
四、行政程序之稽凭。
五、学术研究之参考。
六、机关之特性。
七、个人权益之保护。
八、其它应审酌之重要事项。
第3条 下列档案之保存年限，应列为永久保存：
一、涉及国家或本机关重要制度、决策及计画者。
二、涉及国家或本机关重要法规之制(订)定、修正及解释者。
三、涉及本机关组织沿革及主要业务运作者。
四、对国家建设或机关施政具有重要利用价值者。
五、具有国家或机关重要行政稽凭价值者。
六、具有国家、机关、团体或个人重要财产稽凭价值者。
七、对国家、机关、社会大众或个人权益之维护具有重大影响者。
八、具有重要科技价值者。
九、具有重要历史或社会文化保存价值者。
十、属重大舆情之特殊个案者。
十一、法令规定应永久保存者。
十二、其它有关重要事项而具有永久保存价值者。
第4条 定期保存之档案，其保存年限区分为三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年。但下列范围之档案，不在此限：
一、属档案中央主管机关订定之机关共通性档案保存年限基准所列档案。
二、符合第七条规定之档案。
第5条 各机关应就主管业务，依本办法、机关共通性档案保存年限基准及其它相关法令规定，编订档案保存年限区分表。
前项档案保存年限区分表，应依本法施行细则第十条第一项各款规定程序，函送档案中央主管机关审核后实施。修正时，亦同。但依机关共通性档案保存年限基准修正者，不在此限。
第6条 各机关档案保存年限区分表至少每十年应检讨一次；必要时，得随时修正之。
第7条 定期保存之档案经微缩、电子或其它方式储存者，得调整其档案原件之保存年限。
第8条 各机关办理定期保存档案之销毁，以每年一次为原则。
已届保存年限之档案，各机关档案管理单位或人员应依档案中央主管机关规定之格式制作档案销毁目录，送会相关业务单位表示意见，各单位认有延长保存年限之必要者，应签注延长年限及理由。
前项档案销毁目录，应记载下列事项：
一、年度号、分类号及案次号。
二、卷数三、案名。
四、档案产生者。
五、案卷内文件起迄日期。
六、保存年限；档案保存年限经调整者，其原定保存年限及调整原因。
七、案情摘要。
八、其它经档案中央主管机关指定事项。
机关档案非以案卷层级着录，而已依案件编目完成者，其档案销毁目录，应记载下列事项：
一、档号。
二、案名。
三、案由。
四、来(受)文者。
五、收文字号、发(来)文字号。
六、文件产生日期。
七、保存年限；档案保存年限经调整者，其原定保存年限及调整原因。
八、其它经档案中央主管机关指定事项。
第9条 各机关档案销毁目录得提供史政机关检选；经检选之档案，应于销毁计画及档案销毁目录注记之。
第10条 本法第十二条第二项所定销毁计画，应包括下列事项：
一、拟销毁档案年度及数量。
二、拟销毁档案现在存放地点。
三、拟销毁时间、地点及方式。
四、其它经档案中央主管机关指定事项。
前项销毁计画及第八条档案销毁目录，应依本法施行细则第十条第一项各款规定程序，函送档案中央主管机关审核。
第11条 本法第十二条第三项所定应经电子储存者，档案中央主管机关或原机关认有必要时，得依本法第九条规定，采微缩或其它方式为之。
第12条 经核准销毁之档案于销毁前，应妥善集中放置于安全场所，并应注意其运送过程之安全。
档案之销毁，应由档案管理单位会同相关单位派员全程监控，并应注意环境保护事宜。
第13条 档案之销毁方法如下：
一、化为碎纸或溶为纸浆。
二、焚化。
三、击碎至档案内容无法辨识。
四、化为粉末。
五、消磁。
六、消除电子文件或重新格式化。
七、其它足以完全消除或毁灭档案内容之方法。
前项方法，必要时得并用之。
第14条 档案有下列情形之一，且情况急迫时，得径行销毁之：
一、因变质而散发有毒物质，严重影响人体健康者。
二、遭遇战争、暴动或事变，为保护国家安全或利益而须实时销毁者。
各机关如有前项情形，应将其原因及已销毁档案之档号、案名、数量、销毁时间、地点及方法等详细情形，函送档案中央主管机关备查。
第15条 档案因天灾或事故毁损，经鉴定结果认无法修复者，各机关得将其原因及已毁损档案之档号、案名及数量等详细情形，函送档案中央主管机关备查后销毁。
第16条 各机关发见有本法第二十四条所定非法销毁档案者，应即将其原因及已销毁档案之档号、案名、数量、销毁时间、地点及方法等情事，函送档案中央主管机关备查。
第17条 已销毁之档案，应分别于档案销毁目录及案卷目次表等有关目录，注记核准销毁之文号及销毁之日期；其有微缩、电子或其它方式储存之纪录者，并应附注其编号。但全卷销毁者，其案卷目次表得免注记。
第18条 已销毁档案之目录，应并同核准销毁文件永久保存。
第19条 本办法自发布日施行。
