发布文号: 档资字第0940010417号
一、为建立机关档案管理信息化作业标准，提升档案管理效能，特订定本要点。
二、本要点用词定义如下:
(一)数字内容档案:指将图像、文字、影像、语音及动画等数据运用信息科技加以数字化后之电子影音档案、电子档案等。
(二)封装档：指将数字内容档案及其诠释数据与验证档案真实性、完整性之信息，以包裹方式储存之档案。
三、各机关之档案管理信息化作业，应与文书处理结合，并依行政院订颁之文书及档案管理计算机化作业规范等有关规定办理。
四、各机关应依本要点建置档案管理系统，其数据域位依附件一规定办理。
五、档案管理系统应具备下列功能：
(一)档案搜集与确认：
1.公文字段转入：机关已建置公文管理系统者，应依附件二所定格式将公文字段转入档案管理系统之功能。
2.公文字段登录：机关未建置公文管理系统者，应提供归档公文新增、修改、查询及径行点收确认等功能。
3.档案点收：提供批次或单笔点收、附件抽存注记及归还日期之功能，并得视需要产出确认点收清单或其电子文件之功能。
4.退件处理：提供将不符点收作业规定之公文注记其退件理由、退件日期，并产出退件清单或其电子文件之功能。
5.归档稽催：提供依预定之应归档日数检核公文办毕日期，并依单位、承办人员及办毕日期起迄期间等条件，产出逾期未归档案件稽催单，并得视需要于届期前提醒通知之功能。
6.延后归档申请：提供以公文承办人员、承办单位、应归档日期等为选择条件，产出延后归档申请单或在线申请及修正应归档日期之功能。
(二)档案形成与保管：
1.档案分类表维护：提供机关档案分类表之新增、修改、查询及列印等功能；其字段包括分类号、类目名称及保存年限、启用日期、旧分类号及其启用日期、基准项目编号等项目。
2.编案：提供依分类号浏览或查询相关案名之功能，具备建立案名及案次号之新增、修改、删除及查询等功能，并提供调整文件号之分并卷功能。
3.编目：提供案卷、案件档案编目著录之新增、修改、查询、及提供档案必备字段检核与并入同一案名或同一案件等功能；具备自动筛选半年内无新增案件之待编案卷清单，以供著录案卷层级资料。其编目字段依机关档案编目规范办理。
4.入库保管：提供档案入库确认、附件另存位置、微缩编号、电子媒体编号、电子档案路径、电子文件名称及档案保存状况等数据之新增、修改及查询等功能，并得提供制作附件另存位置清单及入库、未入库卷册清单之查询及打印功能。
5.案名清单及卷标制作：提供以文件号制作案名清单及提供黏贴于文件案卷脊或封面之卷夹卷标功能；其卷标应载项目依机关档案保管作业要点办理。
6.目次表制作：提供制作目次表之功能；其应载项目依机关档案保管作业要点办理。
(三)档案清理：
1.档案清查：提供依年度、分类号产出清查清单及注记清查与修复结果之功能，并视需要调整保存年限。
2.机密等级调整：提供机密档案依保存年限、机密等级、解密条件或保密期限、文件产生日期起迄期间等选择条件，产出以单位别、档号或文号排序之机密档案等级调整检讨清单；并提供注记各业务单位检讨结果之功能。
3.销毁：
(1)档案销毁目录制作：提供依拟销毁日期与文件产生日期起迄期间或保存年限等条件，产出按承办单位、文件号排序制作及打印案件或案卷之销毁档案目录功能；其目录字段依机关档案保存年限及销毁办法办理。
(2)审核注记：提供依机关内、核转机关及档案管理局等不同机关层级对档案销毁目录审核意见及批处理销毁文号与销毁日期之注记功能，并注记提供史政机关使用之功能。
(3)已销毁档案目录转置：提供依权限查询已销毁档案目录之功能，并提供已销毁档案目录转置至磁带或光盘片等功能。
4.移转(交)：
(1)移转档案目录制作：提供依文件产生日期、分类号或档号之起迄等为条件，产出按承办单位、文件号排序制作及打印案卷或案件之移转档案目录等功能；其目录字段依国家档案移转办法办理。
(2)审核注记：提供依机关内、核转机关及档案管理局等不同机关层级对移转档案目录审核意见及移转日期之注记功能。
(3)移交档案目录制作：提供以承办单位或分类号起迄、档号起迄等条件，产出按承办单位及文件号排序之移交目录，并提供打印功能，其目录字段依档案管理局规定办理。
(4)已移转(交)档案目录转置：提供依权限查询已移转(交)檔案目录之功能，并提供已移转(交)档案目录转置至磁带或光盘片等功能。
(四)档案检调与应用：
1.机关检调：
(1)调案申请：提供以案件或案卷查询结果，选择调案范围，并产出调案单或在线申请之功能；其应载项目依机关档案检调作业要点办理；另得视需要注记机关间借调或调用档案期限之登录。
(2)调案处理：提供依核准结果登录或修改申请内容及借出日期注记之功能。
(3)展期申请：提供依调案期间、调案单编号或调案人等查询条件，选择预定展期案件，注记展期次数、展期理由等项目及限制展期次数最多为三次，并产出展期单或在线展期之功能。
(4)展期处理：提供已核准展期单之新增、修改、查询、删除之功能。
(5)归还：提供依调案人、调案单编号、档号、文号或调案日期等查询条件显示未归还档案清单，并提供已归还档案之归还日期及档案状态注记之功能。
(6)稽催：提供依稽催周期自动产出调案逾期未归还通知及稽催已达三次之通知，或视需要提供公务急用催还通知等功能。
2.应用申请：
(1)申请：提供依案卷或案件查询结果选择申请应用范围，登录申请数据，产出申请单或其电子文件之功能；其应载项目依档案法施行细则办理。
(2)审核处理：提供依申请审核结果登录或修改申请内容，得视需要产出审核通知及档案应用签收单，提供在线查询申请应用审核处理结果者，应具备身分认证之功能。
(3)借还注记：提供档案借出与归还日期及档案状态注记之功能。
(4)收费：提供收费表维护，并依申请人应用情形计算费用及产出费用明细等功能。
3.检调应用纪录检索：提供依检调申请日期范围、检调申请人、或承办单位等条件，产出按分类号或案名之档案调案次数，或显示检调、应用纪录，并提供打印功能。
(五)查询检索：提供全文检索查询档案目录之功能，得设定以详细字段或简要字段显示查询结果。
(六)统计报表：提供依日期起迄期间为条件，产出统计报表之功能，其数量应包含纸本档案及数字内容档案。各报表之格式依机关档案管理作业手册规定办理，因应各机关需求产出之报表，其格式由机关自订。
(七)转文件作业：
1.提供以案卷或案件层级转出档案目录、销毁目录、移转(交)目录电子文件及打印清册之功能。
2.提供机关档案分类表打印及其电子文件转出之功能。
(八)稽核与安全：
1.系统安全：提供维护系统及网络传输安全之功能，其应具备功能依行政院及其所属各机关信息安全管理要点及规范办理。
2.使用者管理：提供使用者账号登录及密码、基本数据之新增、修改、删除等管理功能。
3.密码设定：使用者密码至少每半年更新一次，使用者登入系统帐号密码错误超过指定次数时，系统具备账号锁定功能。
4.权限管制：系统须具备权限控管功能，防止系统被入侵、破坏、窜改、删除及未经授权之存取。
5.稽核纪录：提供作业处理纪录，其记载项目至少应包括日期、时间、人员、作业功能等。
六、各机关档案管理系统为管理数字内容档案，应增加下列功能：
(一)档案搜集与确认：
1.电子影音档案制作：源文件制作成电子影音档案正版后，应依附件三规定封装处理，并制作检调、应用之副版。
2.电子档案制作：在线签核归档之公文，其本文、附件、各层级签核者凭证公钥、签核意见、签体、签核时戳，应依附件三规定封装处理。
3.转入及确认：提供依附件三所定格式将数字内容档案转入档案管理系统，且检核其真实性及完整性之功能。
4.凭证附加：提供数字内容档案附加机关凭证、档案管理人员凭证及时戳之功能。
5.诠释数据封装：数字内容档案之诠释数据应依附件四规定封装处理。
6.媒体封装：数字内容档案应依附件五规定办理电子媒体封装处理，并产出电子媒体编号、数量等数据，以更新诠释数据。
7.复制品管理：提供电子媒体复制品之型式、编号、数量及复制时间等数据之新增、修改、删除及查询。
(二)档案形成与保管：
1.诠释资料著录：提供案件及案卷诠释数据新增、修正及删除之功能。
2.封装档更新:提供异动诠释数据更新封装文件数据之功能。
3.档案转制：档案保存期限逾十年者，得视需要提供将文字文件、图片文件、工程图文件及文字影像文件等打印成纸本、转制成微缩片或以其它型式保存。
(三)档案清理：
1.档案清查：提供清查数字内容档案之功能，清查项目依机关电子档案管理作业要点办理，并产出清查结果或其电子文件。
2.档案销毁：提供依核定销毁目录删除系统内全部关联纪录之功能。
3.档案移转：
(1)接管机关公钥登录：提供登录档案接管机关公钥之功能。
(2)接管机关数字信封制作：数字档案采加密储存者，于办理档案移转时，须提供以接管机关公钥制作数字信封之功能。
(3)移转(交)档案制作：提供依核定移转(交)目录，制作移转
(交)电子媒体及其复制之功能，并视需要制作续存电子媒体之功能；移转(交)电子媒体应依附件六规定办理封装。
(4)档案清除：提供得将系统内已移转(交)档案之全部关联纪录转置至离线媒体储存之功能。
(四)档案检调与应用：
1.检调与应用：凡经点收归档之档案均应依其设定之使用权限，将数字内容档案打印成纸本或以电子邮件、在线浏览等方式提供使用，其中电子档案在线浏览时，应提供任一陈核流程人员修改与批注文字之签核页面呈现功能。
2.检调应用纪录：提供档案检调、应用相关信息之功能；其应载项目依机关电子档案管理作业要点办理。
(五)稽核与安全：
1.验证检查：提供数字内容档案于办理更新、转置及清查作业时，具备储存媒体有效性检查之功能，确保数字内容档案之完整性、真实性及可及性。
2.稽核纪录：提供记录数字内容档案异动事项，其应载事项及字段依机关电子档案管理作业要点办理。
3.安全设定：
(1)提供机关凭证登录及效期管理之功能。
(2)系统建置或人员异动时，提供各级签核人员凭证登录之功能。
(3)档案信息采因特网传输时，资料应加密处理。
(4)提供系统定期对时之功能。
(5)提供应用档案附加显性或隐性水印之防伪处理功能。
七、各机关办理档案目录之汇送与档案销毁目录及移转(交)目录之注记传送，应依附件七规定办理；传送机关档案分类表时应依附件八规定办理。
八、各机关办理数字内容档案移转(交)，应依附件六规定，将数据传送至档案管理局或接管机关。
九、各机关传(汇)送第七点及第八点所定数位内容档案时，应依下列规定办理：
(一)采可扩充之标示语言(eXtensibleMarkupLanguage，简称XML)格式。
(二)传输文件名称以机关代码、传送时间及流水号依序组成。机关代码采行政院人事行政局所定代码。传送日期采年三码、月二码、日二码、时二码、分二码，流水号采二码。
(三)中文字以国家中文标准交换码(CNS11643)表示之，外国文字得采唯一码(Unicode)。
(四)公文档案管理传输格式，以文号为唯一识别键值(UniqueKey)，案件档案目录传输格式，以文件号为唯一识别键值；案卷档案目录传输格式，以年度号、分类号及案次号为唯一识别键值；机关档案分类表格式，以分类号为唯一识别键值。
十、办理数字内容档案储存时，应依附件九所定电子档案格式及附件十所定电子媒体规格选择适当者为之。
十一、各机关汇送档案管理局之各项数据得以电信网络，或采离线方式以附件十所定电子媒体规格办理。附件说明：
一、字段定义：机关档案管理信息化作业所应用之数据皆以「字段」描述之，依不同性质分别订定「基本字段」、「数字封装共享字段」、「交换用字段」及「内部用字段」，详见附件一。
(一)基本字段：由各种不同性质之字段组成，最基本单元为文字与数字之组合，如「文字」、「全衔」及「姓名」，此等字段并无应用上的意义，惟可据以定义更高层次之字段，故统称为「基本字段」。
(二)数位封装共享字段：系定义数字内容封装档案中需共享属性之字段，如「产生时间」、「活页夹识别码」，统称为「共享属性」，请依所列属性名称及格式应用。
(三)交换用字段：有些字段如「档案产生机关」、「档案管有机关」，虽然同是由「全衔」、「文字」或「姓名」等组成，在应用上二者却有特定的意义，凡是与档案目录汇送作业、公文管理系统及档案管理系统相关者，统称为「交换用字段」，请依所列字段名称及属性应用。
(四)内部用字段：其它用于档案管理信息化作业或机关单位自订以供内部使用之字段，则归类于「内部用字段」，此仅供参考，各机关若有需要，可比照既列字段自行增订。
二、共同传输档案格式：共同传输档案格式系以字段定义之「基本字段」、「交换用字段」及「内部用字段」定义为基础，以XML语法定义出「基本标签集」、「交换用标签集」及「内部用标签集」，供公文及档案管理系统使用之；再用「基本标签集」、「交换用标签集」为基础，以XML语法定义出各类档案传输格式，其字段定义及格式内容结构，详见附件二至附件八：
(一)公文档案管理传输格式：公文管理系统及档案管理系统交换数据之结构，详见附件二。
(二)数字内容档案封装文件格式：数字内容档案之XML封装结构，详见附件三。
(三)电子媒体档案诠释数据格式：电子媒体之数字内容档案案件及案卷诠释数据域位，详见附件四。
(四)电子媒体封装文件格式：电子媒体之XML封装结构，详见附件五。
(五)移转(交)电子媒体封装文件格式：移转(交)电子媒体之XML封装结构，详见附件六。
(六)档案目录汇送格式：案件及案卷档案目录传送之结构，详见附件七。
(七)分类表汇送格式：分类表传送之结构，详见附件八。
三、办理电子档案储存时，应选择适当之电子档案格式及电子媒体规格为之，详见附件九及附件十。
