发布文号: 乌政办［2003］8号
乌鲁木齐县、各区人民政府，乌鲁木齐经济技术开发区、高新技术产业开发区管委会，市属各委、局、办：
为了认真贯彻国家行政机关新的公文处理办法，2001年初，市人民政府办公厅印发了《关于转发国家行政机关公文处理办法及新疆维吾尔自治区人民政府公文主题词表的通知》(乌政办[2001]268号)和《国家行政机关公文格式标准》。从近年来的执行情况看，总体上是好的，但仍存在不少问题。现就主要问题予以通报，以期引起重视，加以规范。
一、主题词引用不当。从内容看主要是对主题词的定义理解不准确，如引用“剧毒药品、小公民、征求意见、税控加油机、加气站、整顿秩序、更新知识、打击、整顿范围、建筑市场、生活补助费、原产地域”等《主题词表》中没有的词语。主题词应根据公文的内容，从《主题词表》中规定的主题词中选注类别词和类属词。未列入《主题词表》的词语不得作主题词使用。
二、版记位置按规定必须印制在封底，但相当多的文件把版记放在了封3，还有的文件把版记印在首页。
三、在发文字号中印有“字”字，如“×××字[2002]×号”，这不符合规定，应为“×××[2002]×号”。发文字号不当的占抽查统计总数的61％。
四、按新规定，附件是公文的组成部分，其位置应在成文日期之后(下一页)、版记之前，但相当多的公文仍把附件放在版记之后，造成脱离正文，不利于防伪。
五、在文题和成文时间中使用年号时，汉字数码与阿拉伯数码甚至英文字母混用现象较多。如“二○○二”印成“二00二”或“二OO二”，前者O用阿拉伯数码0替代，后者用英文字母0替代。
六、文件标题中仍出现标点符号。根据国务院公文处理办法第十条(六)之规定，文题中除法规，规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。如“转发《关于立即开展全区安全生产大检查的紧急通知》的通知”，此文题中一是可不必用书名号，二是“通知的通知”赘述不简练，应为“转发关于立即开展全区安全生产大检查的紧急通知”较妥。文题中最好不要出现“关于贯彻关于……”或“通知的通知”这类赘语。
七、文种使用有误。如将“××计划”直接当作文题，导致文种错误， 因为“计划”不是一个文种。规范的行文应为“关于印发××计划的通知”，把“××计划”作为附件。
八、“请示”与“报告”两种不同的文种混淆不分。如公文题目中“请示”与“报告”并列使用，或者“报告”正文中含有请示的内容。而“请示”这种公文中，作为其行文对象的上级机关应该是单一而明确的，其请示的内容也应该是单一而明确的，但在抽查的公文中却常见到一个请示件中请示对象有两个以上、请示内容多项等。
九、在排版格式上，主要是空行、空格未按规定处置，如红色反线下空二行应为标题，有的只空了一行；发文字号应在红色反线上一行，有的上空一行；版记中抄送和印发部门两端应各空一字，有的两端顶格。
国家行政机关公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。一个行政机关制发的公文是否规范，也是这个行政机关综合素质的具体体现。望各部门、各单位以《国家行政机关公文处理办法》为标准，认真检查和纠正本部门、本单位公文中存在的问题，进一步规范公文格式，努力提高公文质量，维护国家行政机关的形象和权威。
乌鲁木齐人民政府办公厅
二○○二年一月十五日
