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一、外交部(以下简称本部)档案之应用，除法令另有规定外，依据本规定办理。
二、本规定所称档案，系指本部暨所属机关(构)历来经办业务有关之文书、图表及相关文件资料经整理归档管理之案卷。
三、本部档案经移送档案管理局、中央研究院近代史研究所、国史馆或其他机关典藏运用者，依各该机关所订规章办理应用事宜。
四、申请应用本部档案应事先填具「外交部档案应用申请书」(如附件)。
申请人得申请阅览、抄录及复制档案，本部以提供复制本为原则；其有使用档案原件之必要者，应于申请时记载其事由，本部基于档案陈旧有损坏之虞，得拒绝提供档案原件。
前项申请人如为外国籍，应提出研究计画纲要。此等申请人并应检附其所属学术(研究)机构、其本国外交机关或驻华使领馆(或代表处)之推荐函；惟申请人倘系依据与我交流合作计画从事研究者，得以提出我方合作机构之推荐函替代之。
五、申请人如需助理陪同或由代理人应用档案，应事先提出申请。
前项助理、代理人须年满二十岁具有法律行为能力且以一人为限，申请人对其助理、代理人之行为负连带法律责任。
六、本部开放申请应用之档案，以无下列情形之一者为限：
(一)有关国家机密者。
(二)有关犯罪资料者。
(三)有关工商秘密者。
(四)有关学识技能检定及资格审查之资料者。
(五)有关人事及薪资资料者。
(六)依法令或契约有保密之义务者。
(七)其它为维护公共利益或第三人之正当权益者。
其它政府机关因公务应用本部档案经项目核准者，得不受前项规定之限制。
七、本部受理申请案件后，由档案信息处进行初审，并于征询原档案承办单位意见后，签报部次长核定。
对于前项申请案件之准驳，应自受理之日起三十日内，以书面通知申请人。其准许应用者，应载明同意应用之档案册数，指定应用时间及场所。驳回申请者，应载明其理由。
八、本部于审查应用申请时，如认其不合规定程序或资料不全者，应通知申请人于七日内补正；届期不补正或不能补正者，得驳回申请。如有补正资料者，审核期限自申请人补正之日起算。
九、本部档案仅限在部内提供查阅，申请人获准应用档案时应亲自或由其助理陪同或由代理人于本部指定之时间、处所应用档案。
申请人如为机关团体，应由管理人或代表人亲自或指派助理或代理人来部应用档案。
申请人及其助理、代理人来部应用档案时，应出示身分证明文件，并签署同意书，保证遵守本规定。
未依前项规定办理者，本部得拒绝提供应用。
一○、申请人阅览、抄录或复制本部档案悉依档案管理局制定之「档案阅览抄录复制收费标准」收取费用。复制档案由本部专人为之。
一一、阅览、抄录档案时不得有下列行为：
(一)将档案携出指定之阅览场所。
(二)撕页、抽取、更换、涂改、添注、钩画、折叠或污损档案。
(三)拆散或重组已装钉完成之档案。
(四)伪造、变造、窃取或毁损档案。
(五)私自拍摄或复制未许可复制之档案。
(六)以其它方法破坏档案或变更档案内容。
一二、违反第十一点规定者，除依档案法第二十六条究办外，并停止其阅览、抄录档案之权利。
一三、研究人员对其参考本部档案完成之著作内容，如涉及著作权事项，应依著作权法及相关规定办理。
前项著作发表或出版后，应即赠送本部二册以供参考。
