发布文号: 岳政办发［2003］2号
各县、市、区人民政府，岳阳经济技术开发区、南湖风景区、屈原管理区，市直及驻市各单位：
为进一步提高办文质量和效率，精简公文，根据《国务院行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)和岳阳市人民政府《关于建设勤政、务实、高效、廉洁政府的若干规定》(岳政发[2003]2号)及市人民政府第一次、第二次常务会议精神，现就有关问题通知如下：
一、各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
二、公文办理应当坚持实事求是、精简、高效的原则。行文应当确有必要，注重效用。公文总量应逐步得到控制并有所减少。今年市政府办公室受理的办件、阅件、简报等各类公文总量要在去年的基础上压减一半，其中以市政府和市政府办公室名义发布的规范性文件数量要减少10%，工作简报要压减80%以上。
三、紧急公文由呈报单位直接送市政府办公室秘书二科按程序办理。秘书二科要确定专人负责登记，并在收文当日内办结。如因领导外出等特殊情况，要及时电话请示报告并将结果予以回复。
四、除紧急公文以外，其余所有公文一律由市政府办公室秘书一科负责签收，按办件、阅件、简报等进行分类登记，依程序办理，实行一个口子进出。
五、收到下级机关上报的需要办理的公文，秘书一科应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范。对不符合要求的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
六、经审核，对符合规定要求的公文，秘书一科应当及时送负责人批示或交有关部门办理，并在3个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复，应当主动与呈报单位沟通并商定回复时限及方式。各承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，一般应在5个工作日内回复。
七、行文关系要根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。如遇重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况，必须越级请示和报告时，应当同时抄送被越过的上级机关。无特殊情况的越级请示，收文机关可以退回呈报单位。一般情况下，市政府只受理各县、市、区人民政府，岳阳经济技术开发区、南湖风景区、屈原管理区及市直各部门、正处级以上单位报送的公文，且所报公文必须符合以下要求：
(一)所有公文必须是经报送单位主要负责同志签发的规范性文件，不得以内部签报、白头信函等形式报送公文。
(二)除市政府领导同志直接交办的事项外，所有公文不得直接报送市政府领导同志个人，也不得以机关名义向市政府领导同志个人报送“请示”、“意见”和“报告”。对倒流公文，文秘部门有权拒收。
(三)报送市政府的“请示”应当一文一事，并且只写一个主送机关。
(四)“报告”中不得夹带请示事项。对“报告”中夹带请示事项的公文，市政府可不予答复。
(五)代市政府草拟的文稿，需经报送单位办公室初审，并经报送单位主要负责人签批后以文件形式报市政府办公室秘书一科按程序办理。不得将代拟文稿直接送领导同志个人或同时送给几位领导同志签批。
(六)工作简报不得随意呈报，要统一报送市政府办公室秘书一科，由秘书一科根据市政府领导分工进行呈报。任何单位不得将简报直接寄给市政府领导同志个人。
七、严格按规定程序和要求办理发文。以市政府名义制发的上行文，由分管副市长审核，报市长或者主持工作的副市长签发；以市政府名义制发的下行文，由市长或者由市长委托其他副市长签发。
二○○三年四月十八日
