发布文号: 呼政发[2005]1 号
各旗、县、区人民政府，市各委、办、局：
市人民政府同意市档案局制定的《呼和浩特市社区档案管理暂行办法》，现批转你们，请遵照执行。
内蒙古呼和浩特市人民政府
二○○五年一月七日
呼和浩特市社区档案管理暂行办法
第一条 为加强城市社区居委会(以下简称社区)组织档案工作的规范化管理，为社区的各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《内蒙古自治区档案条例》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。
关联法规：
第二条 本办法所称社区档案是指城市社区党组织、社区居委会以及社区团体在居民自治、社区服务等各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料。
第三条 区档案工作在业务上接受市区(县)档案行政部门的监督和指导。
第四条 本办法适用于呼市各社区档案管理。
第五条 社区档案工作应同社区各项工作同步协调发展，在社区评级活动中，档案工作应同步达到相应等级。晋升甲级社区，档案工作应达到自治区二级以上(含二级)，晋升乙级、丙级社区，档案工作应达到三级以上(含三级)。
第六条 各区人民政府、街道办事处对社区档案工作成绩突出的档案工作人员应给予表彰和奖励。
第七条 社区应注意日常工作中形成文件的收集，具体收集范围见附件(《呼和浩特市城市社区文件材料归档范围及保管期限表》)。
第八条 社区档案的整理应区分门类进行。社区档案可分为文书、科技、声像、电子、实物、会计等6大门类：
(一)文书档案按年度─问题(包括党建工作类、精神文明类、综合治理类、社区管理服务类、计划生育工作类、劳动民政工作类、环保卫生工作类、社区科普活动类等)或问题─年度分类，按国家档案局《归档文件整理规范》进行整理，按年度─问题或问题─年度排列编号；
(二)科技档案中的基建档案按工程项目分类整理，设备档案按设备型号分类整理；
(三)会计档案按类别-年度分类整理编号；
(四)声像档案整理时应将照片、录音带录像带等分别整理：
1、照片档案可按拍摄的时间先后顺序装册立卷，照片较多也可按类别立卷，并按卷编流水号，底片要与照片相符，每组照片要有文字说明，文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者；
2、录音带、录像带按盒组成保管单位，并分别按时间先后顺序流水编制案卷号，盒上填写录音、录像说明。
(五)电子文件材料按年度归档，以盘为单位管理。
第九条 社区文书档案一般在次年的6月底前归档；声像档案随时归档；基建档案在基建项目竣工验收后归档；设备档案在开箱安装调试完毕归档；声像、电子材料、实物等随时归档。
第十条 社区档案实行集中统一管理，做到有领导分管，有人员管理，有专柜保存。有条件的社区应建立档案室。
第十一条 社区应配备适应需要的档案装具保管档案。要做好防火、防潮、防盗、防虫、防光、防尘等工作，确保档案的完整与安全。
第十二条 社区档案工作应建立健全档案保管、保密、立卷归档、借阅利用、统计等各项规章制度，并认真贯彻执行。
第十三条 档案人员要根据需要编制必备的归档文件目录、案卷目录等检索工具，积极开展档案的利用服务工作。
第十四条 社区档案工作人员要严格履行借阅利用手续。借阅档案的部门和个人必须妥善保管，不得拆散、抽取、勾划、涂改、损坏和转借他人。
第十五条 档案人员应按规定做好各类档案数量和利用情况的登记和综合统计。
第十六条 本办法由呼市档案行政主管部门负责解释。
附件：呼和浩特市城市社区居委会文件材料归档范围及保管期限表
范围期限
一、文书档案
1、党支部工作计划、总结 永久
2、党支部书记、委员任免批复 长期
3、党支部工作目标考核材料 长期
4、党支部会议、扩大会议记录 长期
5、领导班子民主生活会记录 短期
6、党员大会会议材料 短期
7、在职、退休党员名册永久
8、党支部基本情况统计 永久
9、先进党支部、优秀党员优秀党务工作者材料(登记表、先进事迹等) 长期
10、流动党员档案 短期
11、精神文明协议书(责任书) 长期
12、创建文明小区、文明楼组材料(申报表、创建过程材料) 长期
13、五好文明家庭评选材料 短期
14、社区居委会与居民签订的文明公约短期
15、社区概况、沿革、大事记、自治章程等 永久
16、社区居民代表大会材料、居民公约短期
17、社区工作计划、总结、报告、决议长期
18、社区例会会议的记录短期
19、社区换届选举材料 长期
20、社区的规章制度、组织网络图长期
21、领导视察工作的讲话、题词长期
22、社区调解、处理各种矛盾的记录短期
23、社区为民办实事项目计划和实施材料长期
24、社区向上级的请示及上级的批复长期
25、有关评比表彰材料长期
26、社区居民调查登记表、户籍登记、健康登记等材料长期
27、社区服务工作计划、总结、报告 长期
28、社区服务工作职责、便民利民服务项目设置、活动记录长期
29、社区服务队伍(含志愿者)名册、活动记录长期
30、社区养老保险、优抚、特困户及最低生活保障金发放管理名册、登记表、统计报表永久
31、社区下岗职工名册、劳动技能情况登记表长期
32、社区开展再就业培训及安置登记、就业情况统计报表长期
33、社区开展敬老、优抚、扶贫助残工作形成的材料及统计报表 长期
34、社区服务工作目标责任状、签订的合同、工作规则及管理办法长期
35、政府部门关于发展社区服务的政策、规定、规划等短期
36、社区居民的健康登记卡等健康档案
长期
37、社区综合治理工作计划、小结长期
38、治保网络、帮教对象、在押人员名册长期
39、治安事件记录长期
40、创建安全小区材料情况短期
41、群防群治工作材料短期
42、开展法制教育、法律咨询、民事纠纷调节工作材料短期
43、有关外来人口和流动人口管理的人员名册、登记表、情况记录等方面的材料短期
44、房屋出租档案短期
45、调解记录及回访记录短期
46、卫生工作计划、总结短期
47、爱国卫生工作记录短期
48、精神病人看护人员名册长期
49、关于红十字会工作材料短期
50、居民健康档案材料长期
51、计划生育名册、育龄妇女体检、节育、奖罚等文件材料长期
52、上级机关颁发的社会双拥助残、扶贫、救灾工作的规定、意见、通知短期
53、社区关于社区优抚、救灾工作的计划、总结、会议记录、典型材料永久
54、社区双拥工作计划、总结长期
55、军民共建协议书、军属名册长期
56、开展“八一”、春节等节日慰问材料短期
57、社区助残工作计划、总结短期
58、残疾人员名册、办证情况统计表长期
59、社区孤老、孤儿情况统计、总结长期
60、社区扶贫救灾捐款、捐物人员名册、统计表、好人好事登记簿短期
二、科技档案
(一)基建类
房屋建筑物的申请、批复、合同、协议、证书、图纸等永久
(二)设备类
社区购置的重要设备的说明书、合格证、线路图、维修单等长期
三、会计档案
(一)财务凭证
各种财务原始凭证、记帐凭证、汇总凭证15年
(二)财务帐簿
1、总帐、明细帐
15年
2、银行帐、现金帐25年
(三)财务报表
1、年度财务决算报表
永久
2、月、季度财务报表5年
(四)其他
1、会计档案移交清册15年
2、银行余额调解表5年
3、银行对帐单5年
4、会计档案销毁清册永久
四、声像档案
(一)照片类
1、上级领导视察、检查、指导社区工作形成的照片
长期
2、社区召开各种会议及文化、体育、庆祝活动等形成的照片长期
3、报刊、电台刊登反映社区情况的照片长期
4、本社区荣获各种奖励的照片长期
(二)录音、录像类
1、领导视察社区活动形成的录音、录像材料
长期
2、反映社区历史概貌及重要活动的录音、录像材料永久
五、电子档案
社区应用计算机形成的磁带、磁盘、光盘及相应的支持软件产品和硬件说明材料长期
六、实物档案
(一)奖品类
本社区荣获的各种锦旗、奖状、奖牌、奖杯、荣誉证、光荣册等长期
(二)印章类
社区已宣布停止使用的印章长期
(三)字画类
具有保存价值的手迹、字画等长期
