湖州市人民政府办公室关于印发精文减会若干规定的通知

各县区人民政府，市府各部门、市直各单位：
　　《湖州市人民政府办公室关于精文减会的若干规定》已经市政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
二○○四年八月三十一日
湖州市人民政府办公室关于精文减会的若干规定
　　为切实加强机关效能建设，改进工作作风，提高行政效能，现就进一步精简文件，减少会议作出如下规定。
　　一、精简文件，提高办文效率
　　(一)精简文件
　　1.属部门职责范围内的工作部署，由部门发文，市政府和市政府办公室不再发文。
　　2.凡上级已发文或政策规定明确的工作部署，一般不再发照搬照抄式、没有实质性内容的“实施意见”、“贯彻意见”等文件。
　　3.领导讲话一般不印发会议材料。对全局有重要指导意义和政策性较强的，原则上以《政办通报》形式印发摘要，不全文印发。
　　4.各种领导小组、委员会等临时机构在其职责范围内作出的工作部署，应自行发文，市政府和市政府办公室一般不予印发或转发。
　　5.市政府各部门部署工作的文件，除涉及全局工作和重大政策的以外，原则上不予转发。　　6.法律法规政策已作出明确规定，有关部门、单位在实施中可以直接适用的，不再另行发文。
　　7.上报市政府审批的各类规划，除少数重要的综合性规划由市政府批转或者市政府办公室转发外，其他的由规划编制部门自行发文。
　　8.减少会议纪要。
　　会议纪要是主要用于记载、传达会议情况和议定事项，是对该项事项的历史记录，以备今后查证。因此，除重要会议和议定事项明确重要政策外，一般不发会议纪要。
　　(1)对于一些较简单事项的协调，不印发会议纪要。
　　(2)仅仅明确有关部门在一事项中承担职责范围之内工作的，不印发会议纪要。
　　(3)对同一事项的协调，已形成的会议纪要认真贯彻执行；如需再次协调，内容无重大改变，不发第二次会议纪要。
　　(4)取消秘书长主任联席会议纪要，会议精神以专报信息形式发送。
　　9.减少抄告单
　　对于要求明确政策的请示，除重要特殊性政策外，一般不再发抄告单。
　　对于要求审批答复的请示，对较简单事项的答复，一般不再发抄告单。
　　对于要求成立临时机构的请示，除市政府领导任负责人的之外，一般不再发抄告单。
　　10.以市政府或者市政府办公室名义下发的文件，一般不超过2000字。
　　11.控制发文范围。除带有全局性的文件可普发或者适当扩大发送范围外，其它文件要根据内容分别对待，尽量减少印发数量，不扩大发送范围。
　　(二)提高办文效率
　　1.加快公文流转速度
　　一般性公文流转不超过5个工作日，对超过期限的，由市府办秘书一处发出《公文办理催办单》进行催办。
　　2.规范紧急公文处理
　　按照《湖州市人民政府办公室关于紧急公文和紧急事件的处理办法》的规定执行。
　　3.调整公文流转程序
　　传阅文件先签发给相关的主任、秘书长、市长审阅后，再进行传阅。
　　4.定期通报收文情况
　　定期对收文情况进行通报，主要通报各县区政府和各有关部门公文中存在的一些错误，进一步提高各县区政府和市各有关部门公文的质量。
　　5.定期通报文件办理情况
　　对市府办转部门阅处的文件，部门5个工作日没有作出答复且没有书面说明理由的，将进行通报，督促部门限期办结。
　　6.加快推行电子政务
　　充分利用办公室资源业务网，实行电子公文传输；在现行双轨发文的基础上，缩小纸质公文的发文范围，逐步取消非涉密的纸质的公文和刊物。

　　二、减少会议，提高会议质量
　　(一)大力精减会议
　　1.按照“压数量、求实效”的要求，最大限度地减少召开各类会议。
　　2.同类会议实行归并，每年年初各类经济类、社会事业类会议尽可能归并召开。
　　3.取消市长办公会议。
　　4.可由部门或部门联合召开的会议，不由市政府召开。
　　5.凡没有结合实际解决具体问题的会议不开；可开可不开的会议坚决不开；可用其他方式传达贯彻上级会议精神的，不以会议方式传达贯彻；需传达、部署到基层的工作，应直接传达、部署到基层，避免层层开会。
　　6.表彰先进集体和个人可通过发文件、有关会议或者利用新闻媒体进行，一般不召开专题会议。
　　(二)严格会议审批
　　1.尽量减少以市政府名义召开的全市性会议。凡市政府召开全市性的专业工作会议，由市政府常务会议决定；临时召开全市性会议，由分管副市长审核并报市长或负责常务工作的副市长批准。
　　2.市政府各部门要求召开全市性会议的，由市政府分管领导批准。
　　(三)从严控制规格
　　减少领导陪会。除综合性大会外，全市性的专业工作会议按照“谁分管、谁出席”的原则安排出席领导，其他领导不陪会。
　　市政府领导一般不出席各部门召开的会议；确需市政府领导出席的，有关部门应书面说明理由。
　　市政府各部门召开的全市性会议，一般不邀请县区政府负责人出席；如确需邀请县区政府负责人出席的，须报市政府批准。
　　(四)从严控制规模
　　市政府召开的全市性会议，会期一般不超过1天；市政府各部门召开全市性会议，一般一年一次，会期不超过半天。
   大力提倡开短会，讲短话。一个会议原则上作一个主题报告，时间不超过1个小时，副报告不超过半个小时。大会原则上不安排典型交流，确需安排交流发言的，每次会议安排的典型交流人数不超过5个，超过的作为书面交流，每位发言时间一般不超过10分钟。交流发言的内容必须突出典型事例和经验，切忌空话套话。
　　(五)提高会议效率
　　1.专题协调性会议，要围绕主题，注重解决实际问题。会议讨论发表意见时，应避免重复陈述内容相同的意见。
　　2.凡提交市政府常务会议讨论的事项，议题主办单位必须事先作好充分准备，其内容涉及其他部门职责的，应在会前与相关部门进行协商，尽可能取得一致意见。未经协调或不成熟的议题，不提交会议讨论。属于通报类的事项，汇报时应突出主题和重点内容。每项议题的汇报时间一般不超过10分钟。
　　(六)保证会议质量
　　市政府召开的全市性会议，一般应提前3天，通过政府OA系统下发会议通知。各县区人民政府和市政府各部门应确定专人，每天定时查看电子信箱，确保及时接收会议通知。要求报参会人员名单和相关材料的，各部门应按要求认真办理。参会人员因故不能与会的，须提前说明理由，并报代会人员名单。
　　市政府办公室对市政府召开的各类会议的到会情况进行统计，并对缺席、迟到和早退等情况予以通报。