发布文号: 闽地税稽[1999]9号
各地、市、县(区)地方税务局、省、地(市)地方税务局直属分局、稽查分局、福州、厦门、泉州、漳州市地方税务局外税分局：
现将《福建省地税系统稽查案件档案管理办法》印发给你们，请按照此《办法》规定，抓紧整理已办结的稽查案件档案资料，并严格立卷归档，省局在适当时候组织一次检查评比。
原《福建省地方税务局稽查档案管理试行办法》(闽地税稽[1996]044号)即日起停止执行。
附表：1、卷内目录
2、税务稽查案卷目录表(略)
3、税务稽查档案查阅登记表(略)
4、税务稽查问题录入单(纳税检查)(略)
5、税务稽查问题录入单(发票案件用)(略)
6、税务稽查问题录入单(制度违章用)(略)
附件：福建省地税系统稽查案件档案管理办法
为了加强税务稽查案件档案的科学化、规范化、标准化管理，更好地为税务稽查工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《税务稽查工作规程》的有关规定，结合我省地方税收稽查工作的实际，制定本办法。
一、税务稽查案件档案管理的总体要求
(一)税务稽查案件档案必须指定专人整理，并专柜或专室保管。
(二)税务稽查案件档案应按稽查对象分别收集整理，按户归集，原则上一案一卷，统一编号，个别案卷材料较多的在一个编号内可组多卷，做到资料齐全，顺序规范，目录清晰，装订整齐牢固。
(三)税务稽查工作报告，来往文书以及有关证据，不得使用铅笔和圆珠笔书写，且要求字迹清晰、工整。
(四)稽查案件档案应本着安全保密、使用方便的原则归档立卷。
二、税务稽查案件档案的收集
(一)税务稽查案件收集范围
税务稽查案件档案收集范围应主要包括工作报告、来往文书、有关证据等三大类。
1、税务稽查工作中的工作报告包括请示立案的报告、批复，税务稽查报告，审理报告，集体会审纪要，审理审批表，税务处理决定书和执行报告等。
2、税务稽查中的来往文书主要包括：税务稽查通知书，询问通知书，调取帐簿(资料)通知书及清单，纳税担保书及担保财产清单，查封(扣押)证及清单或者专用收据，解除查封(扣押)通知书，暂停支付存款通知书及解除暂停支付存款通知书，税务处理决定书，税务行政处罚事项(听证)告知书，税务行政处罚决定书，涉税案件移送书，拍卖商品、货物、财产决定书，限期缴纳税款通知书，扣缴税款通知书，税务处罚强制执行申请书，协查函及协查回函，税务文书送达回证等。
3、税务稽查中的有关证据包括：税务稽查底稿，询问笔录以及调查中归档取得的书证、物证、视听资料，证人证言，鉴定结论，勘验和现场笔录等。
(二)档案的收集要求和归档时间
1、稽查案件终结后，审理部门或稽查局领导指定的有关部门应在30日内将案卷材料进行归档立卷，交给档案保管员。
2、税务稽查案件承办人移交案卷材料时，必须履行交接手续，登记案卷材料名称、页数，制作移交表一式两份，一份留承办人备查，一份随卷交档案保管员。
3、负责对案卷材料归档立卷的人员应对案卷材料进行认真审核，审核全案文书种类、份数及每份文书的页数是否齐全，有关取证材料是否符合规定，案卷材料禁用传真纸，传真资料须转换成复印件。发现文书材料不完备的或取证材料不合规定的，应通知有关部门，一般不超过30天纠正。
4、入卷的稽查文书材料，一般保存一份(特殊情况除外)，重份的材料一律剔除。
5、下列稽查文书材料可以不归档：
(1)转交有关单位办理的；
(2)没有参考价值的信封、转办单、工作材料；
(3)法规、条例复制件；
(4)其他与该案无关的材料。
三、税务稽查案件档案的整理和排列
税务稽查档案文书的整理和排列顺序，总的要求是按照稽查工作规程所形成文书时间的自然顺序，兼顾文书之间的有机联系进行整理和排列，其顺序规定为除《税务处理决定书》、《税务行政处罚决定书》排列在先外，其他文书按计划选案、稽查实施、案件审理、处理执行四个环节所形成的文书顺序排列，具体文书材料有：
1、案卷封面；2、卷内目录；3、税务处理决定书；4、税务行政处罚决定书；5、举报材料；6、立案报告及其批复；7、稽查通知书；8、询问通知书；9、调取帐簿通知书及清单；10、询问或调查笔录；11、证人证言；12、书证材料；13、协查函及协查回函；14、鉴定结论；15、勘验和现场笔录；16、税务稽查底稿；17、税务稽查报告；18、审理报告；19、税务稽查案件集体审理会议纪要；20、税务行政处罚事项(听证)告知书；21、拍卖商品、货物、财产决定书；22、涉税案件移送书；23、纳税担保书及担保财产清单；24、限期缴纳税款通知书；25、扣缴税款通知书；26、暂停支付存款通知书；27、解除暂停支付存款通知书；28、查封(扣押)证及清单或专用收据；29、解除查封(扣押)通知书；30、税务处罚强制执行申请书及其批复；31、税务文书送达回证；32、执行报告；33、税款缴库证明；34、备考表；35、其他有关材料；36、案卷封底。
移送司法机关的案件需制作附卷，并附以下相关案卷材料：1、纳税人工商营业执照(复印件)；2、法人代表、有关责任人、被调查人身份证(复印件)；3、纳税人、有关责任人自述材料；4、其他有关材料。
四、税务稽查案件档案的立卷编目和装订
(一)案卷装订前，要对稽查文书材料进行检查，材料不完整的要补齐，破损或褪色的要修补、复制。订口过窄或有字迹的要粘贴补纸，以十六开办公纸为准。纸张过大或过小的材料要修剪折叠或加边、加衬。文书材料上的金属物必须剔除干净。
(二)税务稽查案卷规格，厚度一般为1．5厘米以内。个别超过可组多卷。装订时，要求左齐、下齐，用线绳三眼一线装订牢固。案卷装订后，在卷底装订线上贴上封纸，并用承办人员名章加盖骑缝。
(三)税务稽查案件档案实行全省统一编码制度，一卷一代码，代码由十位数组成，并填写在案卷右上角，从左到右分别为：(1)第一位数为案件性质类别代码，一般税务稽查案件为1、举报案件为2；(2)第二位数为地市局代码，即省局为0、福州为1、厦门为2、漳州为3、泉州为4、三明为5、莆田为6、南平为7、宁德为8、龙岩为9；(3)第三、四位数为县区局代码，即按行政区划代码顺序编制，直属分局、未改市地区稽查局、外税分局代码紧接在县区局代码后排列；(4)第五、六位数为年度代码，即1999年案卷编码为99字样；(5)第七位数为保管期限代码，即1为永久代码，2为短期代码；(6)第八至十位数为顺序代码，即按税务稽查处理决定执行后的顺序从001－999依序编号填写。一个编号内组多卷的案卷须注明该编号之A卷或B卷……，如1000991001-A。
(四)稽查文书材料经过系统排列后，要逐页编号，页号一律用阿拉伯数字从01起编写在有文字正面的右上角或背面有文字的左上角。案卷封面、卷内目录、案卷封底不编号。
(五)卷内目录(见附表一)应按稽查文书排列顺序逐件填写。
(六)案卷封面，卷内目录要用毛笔、钢笔或电脑打印(应用黑色带)，按规定项目逐项填写齐全。字迹要工整、规范、清晰。
(七)档案装订和立卷编目后，要编制案卷目录(见附表二)，在一份案卷目录内，不得出现重复的案卷号。
五、税务稽查案件档案保管期限
凡定性为偷税、抗税、逃避追缴欠税，伪造、倒卖、非法代开发票、私自制作、伪造发票制章、发票防伪专用品等涉税案件，其档案保管期限为永久。其他案件保管期限为10年。
六、税务稽查案件档案鉴定和销毁
(一)根据税务稽查案件档案的保管期限，对超过期限的档案，应由分管领导和相关人员组成鉴定小组进行鉴定。鉴定时，应对每份档案材料具体地分析和详细审查。
(二)档案的销毁必须由分管领导批准，并且要有两个以上监销人在场方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何税务稽查案件档案。
七、税务稽查案件档案的查阅
(一)稽查局稽查人员因工作需要查阅稽查案件档案，须经档案管理部门领导批准方可查阅。上级局机关工作人员因工作需要查阅档案，须经稽查局领导批准才能查阅，并在阅卷室查阅，查阅时间一般不超过2天。
(二)外单位查阅档案，需持单位介绍信，经分管领导批准才能查阅，档案一律不得外借。
(三)查阅档案人要严格履行查阅登记手续(见附表三)，做到爱护档案，注意保密，不得遗失、污损，严禁擅自在档案材料上批注、涂改、勾画、拆散、抽取，归还时还应做好清点和注销手续。
(四)需要抄录、复制档案材料的，须经稽查局领导批准，经核对并加盖公章后方有效。
八、税务稽查案件档案的计算机管理
税务稽查案件档案除了按照稽查对象分别进行立卷保管外，还应根据税务稽查案件档案规范化、科学化管理的要求实行计算机管理，在立卷归案后制作“税务稽查问题录入单”(见附表四、五、六)，将有关稽查案件档案数据和“税务处理决定书”的内容输入计算机，建立有关稽查案件档案数据库，使案件从稽查对象的确定到稽查的实施、案件的审理、处理的执行、结案后的保存与查阅等全过程实现管理现代化。
本办法中所需的税务文书，按《福建省地方税收征管业务规程》(98年出版)中的税务文书式样为准。
本办法从文到之日起执行。
