发布文号: 沈委办发[1990]20号
1.主题内容
本规则规定了文书立卷的一般程序和案卷质量、格式的基本要求。
2.适用范围
本规则适用于我市各级机关、团体事业单位和其他组织(以下统称为机关)的文书部门或有关业务部门。
3.名词术语
3.1 文件收集：是按照规定和要求，使机关内形成的文件材料由分散保管到集中保管的过程。
3.2 全宗：是一个机关、社会组织或著名人物在执行职责活动中形成档案的总和。
3.3 文件分类：是在文件收集齐全的基础上，将其按一定的属性逐项分开的过程。
3.4保管期限：依据文件材料内容和价值规定的保存时间，一般分为永久、长期、短期三种。
3.5 组卷：是将互有联系的若干文件经过材料分类、组合、编目而形成案卷的过程。
3.6 文件组合：是将经过分类的文件，按一定特征组成案卷的过程。
3.7 编目：将分类组合以后的文件，进行卷内文件排列、编号，编制卷内文件目录，拟写案卷题名，进行案卷排列、编号，编制案卷目录的过程。
3.8、案卷排列：是赋予案卷档号标识，确定案卷位置的过程。
4.引用标准
GB 3792.5—85 档案著录规则
GB 9070—88 文书档案案卷格式
5.文书立卷的一般程序
收集机关文件材料，区分全宗，分类，划分保管期限，对卷内文件进行组合、排列，编号，编制卷内目录及备考表，装订，填写案卷封面项目，对案卷进行排列，编制案卷目录。
6.案卷质量的总要求
6.1 归档文件齐全完整。凡在本单位工作活动中形成的，办理完毕的，具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物等，均应收集齐全完整。
6.2 分类科学。根据机关的大小、形成文件的多少和机关内组织机构设置的稳定程度，遵循文件之间的历史联系，进行科学分类，全宗内应保持分类的一致性。
6.3 保管期限划分准确。要正确掌握划分档案保管期限的原则和标准，根据国家有关规定，制定本单位文书档案保管期限表。准确划定每份文件的价值。不同保管期限的文件不能组合在一个卷内。
6.4 组卷合理。遵循文件材料形成规律和特点，保护文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
6.5 卷内文件排列条理清楚，编号准确。卷内文件要按照一定规律进行排列，有条理地反映和说明问题。编号准确，不得重复或遗漏。
6.6 卷内目录、备考表填写清楚。要按国家统一规定的格式和要求填写卷内文件目录及备考表。
6.7 案卷装订整齐、牢固。不得漏订、错订。
6.8 案卷封面填写确切，整洁。案卷题名文字简明、通顺概括、全面地反映案卷内容。准确标识案卷封面诸项。
7.案卷格式的总要求
按照GB9705—88《文书档案案卷格式》的规定，力求文书档案案卷格式标准、规范。
8.机关文件材料的收集
8.1 收集工作的范围及内容
收集本机关党、政、群众团体及其他组织、学术团体在工作活动中直接形成的各种文字、图表、声像等材料，包括正式文件、非正式文件及各种专门业务工作形成的文件材料。具体内容见《机关文件材料归档和不归档的范围》(国档发(1987)27号文件)。
8.2 收集工作的基本要求
应齐全、完整、系统地收集本机关在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音带、录像带、照片等文件材料，保证归档文件材料的质量，适应领导决策科学化和机关各项工作的需要，为国家积累载体多样、结构合理的档案史料。
9.区分全宗
一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。
9.1 新成立的机关，一个机关分为两个以上的机关，或者几个机关合并为一个机关，都应分别建立新的全宗。
9.2 机关改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生变化，仍接续原来的全宗。
9.3 机关的内部机构一般不建立单独全宗。
9.4 临时机构一般不建立单独全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导、执行全局性的任务，设置时间比较长的临时机构，应建立单独全宗。
10.机关文件材料的分类
10.1 机关形成的文件材料，应制定统一的分类方案。分类方案的条款要具体明确，应按机构或工作分工、重要程度和它们之间的联系进行排列。
10.2 一般应采用年度——组织机构(或问题)分类方法进行分类。
10.3 不能采用上述分类方法的，可按国家档案局和有关专业主管机关共同制定的分类方案进行分类。
10.4 分类方法应保持前后一致，不能随意变动。
10.5 分年度
10.5.1 将文件材料按其形成或针对的年度分开。
10.5.2 一般文件归入文件形成的年度。
10.5.3 跨年度的请示与批复，归入批复的年度；没有批复的，归入请示的年度。
10.5.4 跨年度的规划、计划、预算，一般可归入文件内容针对的第一个年度。
10.5.5 跨年度的总结、决策，归入文件内容针对的最后一个年度。
10.5.6 跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度。
10.5.7 跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度。
10.5.8 法规性文件归入公布或批准的年度。
10.5.9 回顾性、纪念性文件归入写成的年度。
10.5.10 调查研究形成的文件材料归入文件材料形成的年度。
10.5.11 教学文件归入教学年度。
10.5.12 其他文件材料的立卷，按有关规定执行。
10.6 分机构或分问题。
按机构分类，即将文件材料按其形成或承办部门分类。如果同部门的材料多，可再按内容分开。
按问题分类，即将文件材料按其内容所反映的问题或事物分类。材料多时，可在大问题下，再分小问题。
10.7 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，各种文字形成的同一文件，分别放在一起立卷，不得分开；文电应合一立卷。不同年度的文件材料，一般不得放在一起立卷。
11.划分保管期限
将同一类的文件材料按照不同的保管期限分开。
11.1 保管期限定为永久、长期、短期三种。长期为十六年至五十年左右；短期为十五年以下(含十五年)。
11.2 划分保管期限的原则
划分保管期限，应充分考虑机关工作和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定文件材料的保存价值，准确地判定文件材料的保管期限。
11.2.1 凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。
11.2.2 凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
11.2.3 凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件，列为短期保管。
11.3 文书档案保管期限
见《文书档案保管期限表》(国档发(1987)27号文件)。
12.卷内文件材料的组合
文件组合应在保持联系，区分价值的基础上，根据文件的六个特征，选用其中两个或两个以上特征进行。
12.1 会议文件应按时间、责任者及名称组合，根据文件的数量多少可一会一卷、一会数卷或数会一卷。
12.2 专题文件一般应按责任者、问题、名称组合，如果文件数量较少，可不分级，按问题、名称组合。
12.3 综合性的工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。
12.4 机关管理和业务活动形成的条例、法规、制度业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合。
12.5 简报、刊物可按名称或期号组合，根据文件的数量，可一期一卷、一期数卷或数期一卷。
12.6 非诉讼案件材料，按立案问题或立案中涉及的人员组合，可以一案一卷或一案数卷。
12.7 人民来信材料，可按信件作者、处理形式或所反映的问题组合。
12.8 统计、报表、名册等文件，按照格式、名称或地区组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷。
12.9 其他文件材料可按照特殊的形式组合。
13.卷内文件的排列
卷内文件应根据不同的组合方法，选用一种或结合使用二、三种方法进行排列。
13.1 按责任者、问题、名称组合的案卷应按文件形成时间先后或文件序号排列。
13.2 同一个问题，几个责任者组合的案卷，应按责任者的重要程度，再结合时间排列。
13.3 一个大问题中包括若干个小问题组合的案卷，可先把小问题集中，而后再按各个小问题的重要程度结合问题之间的联系和时间顺序排列。
13.4 一个案卷的内容涉及几个地区，应按地区结合时间排列。
13.5 非诉讼性案件组合的案卷，其结论、决定性文件在前，依据材料在后。
13.6 人民来信来访材料组合的案卷，应按问题和姓氏笔划进行排列。
13.7 其他文件材料依其形成规律和特点，按时间顺序排列。
13.8 文件排列要做到：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；转发件在前，被转发件在后。
14.卷内文件的编号
卷内文件应按排列顺序，用阿拉伯数字依次编写页号。
成卷装订的卷内文件应在有字迹或图表的一面逐页编写页号，空白面不编号。页号位置在每页材料正面的右上角，背面的左上角。
15.卷内文件目录的编制
15.1 卷内文件目录的项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
15.2 卷内文件目录的格式
15.2.1 卷内文件目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长×宽为260mm×185mm)或国际标准A型(即长×宽为297mm×210mm)。
15.2.2卷内文件目录页边与文字区尺寸
卷内文件目录用纸上白边(天头)宽20mm±0.5mm；下白边(地脚)宽15mm±0.5mm；左白边(订口)宽25mm±0.5mm；右白边(翻口)宽15mm±0.5mm(如附图五)。
15.3 卷内文件目录的填写方法
15.3.1 顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。
15.3.2 文号：文件制发机关的发文字号。
15.3.3 责任者：对文件内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。没有责任者的文件材料要考证清楚，然后填写。
15.3.4 题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化。没有标题的或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“()”号。会议记录应根据每次会议的主要内容，自拟标题，依次填写。
15.3.5 日期：文件的形成时间。填写时，可省略“年”、“月”、“日”字样，在表示“年”、“月”的数字右下角加“.”号。没有年、月、日的文件材料要考证清楚，然后填写。会议记录应依次填写每次会议召开的时间。
15.3.6 页号：卷内文件所在之页的编号。一般只标注卷内文件的起始页号，最后一份文件应既编起始页号，又编终止页号。
15.3.7 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
15.3.8 必须按规定的格式逐件、逐项填写卷内文件目录。卷内文件目录要用碳素、蓝黑墨水书写。
16.卷内备考表的编制
16.1 卷内备考表的项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
16.2 卷内备考表的格式
卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内文件目录的尺寸(如附图六)。
16.3 卷内备考表的填写方法
16.3.1 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写，并签名、标注时间。
16.3.2 立卷人：由责任立卷者签名。
16.3.3 检查人：由案卷质量审核者签名。
16.3.4 立卷时间：填写完成立卷的日期。
16.3.5 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内；若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责，卷内备考表应用碳素、蓝黑墨水书写。
17.案卷装订
17.1 案卷各部分的排列顺序：
案卷封面——卷内文件目录——卷内文件——备考表——封底。
17.2 案卷装订前的技术处理。
17.2.1 卷内文件材料应去掉金属物。
17.2.2 对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱。
17.2.3 卷内文件材料如有字迹扩散及用圆珠笔、铅笔书写等情况，应对档案原件进行复制或手抄，并将复制件或手抄件与档案原件一并立卷；原件在前，复制件在后。
17.3 案卷卷皮格式
文书档案立卷卷皮采用国家标准卷皮，用300克牛皮纸制作。
17.3.1 卷皮格式
卷皮尺寸：
封面尺寸采用长×宽为300mm×220mm或280mm×210mm规格。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上口、下口、翻口处)另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊根据需要分别设10mm、15mm、20mm三种厚度。
卷皮上侧装订处留有25mm宽的装订纸舌(如附图一)。
18.案卷封面的编目
18.1 案卷封面的项目
封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号(全宗号、目录号、案卷号)(如附图二)。
卷皮卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号(如附图三)。
18.2 封面项目的填写方法
18.2.1 全宗名称：相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如：“中国共产党沈阳市委员会”简称为“中共沈阳市委”，“中国人民政治协商会议沈阳市委员会”简称为“政协沈阳市委”，不得简称为“市委”、“市政协”。
18.2.2 类目名称：指全宗内分类方案的第一级类项名称。如按组织机构分类，其类目名称写为“组织部”、“计划处”等；如按问题分类，其类目名称写为“组织类”、“计划类”等。一个全宗档案应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
18.2.3 案卷题名：即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名的拟写要求：
案卷题名要求结构完整，一般应由卷内文件的主要制发机关、内容、文种等组成。
18.2.3.1 制发机关拟写要求：
必须用全称或通用简称，不得简称为“本部”、“本委”、“本局”等。
应标明卷内主要文件的主要制发机关。
两个以上同一类的制发机关，可以适当概括，如“冶金局所属企业”、“文化局所属事业单位”等。
18.2.3.2 内容的拟写要求：
概括准确，文字简练。如卷内文件反映内容较多，应指出主要内容。
18.2.3.3 文种的拟写要求：
应标明卷内主要文件的文种。
按文件的重要程度顺序标注二、三个。
兼顾不同性质的文种。
除会议文件，不得用×××文件材料；除一般函件，不得用×××来往文书；除非诉讼性案件材料，不得用×××案件。
18.2.4 时间：卷内文件起止日期。
18.2.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限。
18.2.6 件、页数：卷内的总件、页数。
18.2.7 归档号：即一个年度内每种保管期限所形成的案卷顺序号。
18.2.8 档号：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
目录号：案卷所属案卷目录的编号。一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
案卷号：标识案卷顺序的号码。同一案卷目录内不应出现重复的案卷号。
18.3 应逐项按规定填写案卷封面的项目，一律用毛笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。
19.案卷排列
19.1 应以全宗为单位，按不同载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。
19.2 按照分类方案上的条款，将案卷按机构(问题)，兼顾其他特征依次排列。
19.3 按永久、长期、短期三个保管期限，分别编制跨年度的流水案卷号，以固定案卷位置。
19.4 案卷号统一采用2号阿拉伯数字铅字，横排并列印在封面及卷脊上。
19.5 案卷号编至三位数字，超过三位数字，从“1”开始另编顺序号。
20.编制案卷目录
20.1 案卷目录的格式
20.1.1 案卷目录封面项目包括：目录名称、年度、组织机构、全宗号、保管期限、档案室编目录号、档案馆编目录号。
20.1.2 案卷目录项目包括：案卷号、题名、年度、页数、期限、备注。
20.1.3 案卷目录封面采用长×宽为300mm×220mm规格的漆皮或塑料面夹板纸(如附图七)。
20.1.4 案卷目录采用297mm×210mm或260mm×185mm(A?4或B?5)规格的办公标准用纸(如附图八)。
20.2 案卷目录应区别不同保管期限，分年度或混年编制目录号。在一个全宗内，案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内，案卷号不得重复。
20.3 永久、长期保存的案卷目录必须打印；短期保存的案卷目录可打印或手抄。
附加说明：
1.声像档案按沈政发(1987)29号文件规定办理。
2.本规则由沈阳市档案局负责解释。
3.本规则如与以前市里颁发的有关规定相矛盾，以本规则为准
